Utilisateurs et droits d’accès

Dès que vous n’êtes plus seul à utiliser Capibara, la question n’est plus « qui peut se connecter » mais « qui peut faire quoi ». Un commercial n’a pas besoin de toucher à la comptabilité ; un stagiaire peut consulter sans supprimer. Les rôles servent exactement à ça : donner à chacun les bons accès, ni plus, ni moins.

Inviter un membre

Ouvrez Paramètres › Utilisateurs, puis « Inviter ». Vous saisissez l’adresse e-mail, choisissez un rôle (et éventuellement une ou plusieurs équipes), et la personne reçoit un lien pour définir elle-même son mot de passe. Tant qu’elle n’a pas accepté, l’invitation apparaît « en attente » et peut être renvoyée ou révoquée.

Le nombre de personnes que vous pouvez inviter dépend de votre offre : 3 utilisateurs en Free, 25 en Pro, 500 en Business. Le plafond et le changement d’offre se lisent dans « Mon organisation › Abonnement ».

Les rôles fournis

• Propriétaire : le compte qui a créé la société. Il a tous les droits et ne peut pas être retiré — c’est le responsable au sens facturation/juridique. Il est unique.
• Administrateur : les mêmes droits techniques que le propriétaire (gérer l’équipe, les modules, les réglages), sans le statut de propriétaire.
• Manager : gère les opérations de son périmètre (contacts, ventes, projets…) sans toucher à l’abonnement ni aux réglages sensibles.
• Employé : travaille au quotidien (créer et modifier) avec des droits volontairement limités.

Des rôles sur mesure

Avec les offres Pro et Business, vous créez vos propres rôles depuis Mon organisation › Rôles. L’éditeur regroupe les permissions en une carte par application. Les trois actions de base — Consulter (lecture), Modifier (écriture) et Supprimer — sont indépendantes : un rôle peut consulter sans modifier, ou ajouter sans supprimer. Le bouton « Tout cocher / décocher » d’une carte fait le tour de ses cases d’un clic.

Des droits « au petit oignon »

Au-delà des trois actions de base, chaque carte peut exposer des droits fins que vous accordez isolément — par exemple confier la modération des avis à quelqu’un sans lui ouvrir tout le site. Quelques exemples :

• Site : modérer les avis, modérer le fil communautaire, gérer les sondages, les membres du site, les cartes (My Maps) ou la billetterie — chacun séparément.
• CRM : gérer les cadences de relance (qui envoient de vrais e-mails), importer des contacts en masse, configurer la boîte e-mail CRM.
• Stockage : importer des fichiers, partager, déplacer entre espaces — sans ouvrir l’écriture complète.

Les actions sensibles sont isolées

Certaines actions touchent à l’argent, à la paie ou à des données très sensibles. Pour éviter qu’un rôle large en hérite « en douce », elles sont volontairement séparées : même un rôle qui gère toute une application ne les a PAS tant que vous ne les accordez pas explicitement (le Propriétaire et l’Administrateur, eux, les ont toujours). En clair :

• RH : voir et traiter la paie (export des variables, masse salariale) est un droit à part — un rôle qui gère les salariés, congés et contrats ne voit pas la paie sans lui.
• CRM : exporter toute la base clients (fichier RGPD) est un droit dédié, retirable même à un gestionnaire du CRM.
• Stockage : publier dans la bibliothèque de l’Organisation (l’espace commun) est un droit à part — sans lui, un membre range ses fichiers dans « Mon espace » ou une équipe, jamais dans l’espace commun.
• Site : rembourser des billets, résilier un abonné payant, acheter des crédits IA — chacun est un droit « argent » séparé du reste de l’édition du site.

Gérer un membre au fil du temps

• Changer son rôle ou ses équipes à tout moment.
• Suspendre un accès : la personne ne peut plus se connecter et ses sessions actives sont coupées immédiatement (utile lors d’un départ).
• Retirer un membre : des garde-fous sont en place — impossible de retirer le propriétaire ou le dernier administrateur.
• RGPD : chaque membre peut exporter ses données ou demander leur suppression depuis son espace ; un administrateur peut aussi le faire pour lui.

Bonne pratique

Appliquez le principe du moindre privilège : partez d’un rôle restreint et ajoutez des droits au besoin. Créez un rôle par métier (« Compta », « Vente », « Support ») plutôt qu’un rôle « presque admin » pour tout le monde — c’est plus clair et plus sûr.