Utilisateurs et droits d’accès

Dès que vous n’êtes plus seul à utiliser Capibara, la question n’est plus « qui peut se connecter » mais « qui peut faire quoi ». Un commercial n’a pas besoin de toucher à la comptabilité ; un stagiaire peut consulter sans supprimer. Les rôles servent exactement à ça : donner à chacun les bons accès, ni plus, ni moins.

Inviter un membre

Ouvrez Paramètres › Membres, puis « Inviter ». Vous saisissez l’adresse e-mail, choisissez un rôle (et éventuellement une ou plusieurs équipes), et la personne reçoit un lien pour définir elle-même son mot de passe. Tant qu’elle n’a pas accepté, l’invitation apparaît « en attente » et peut être renvoyée ou révoquée.

Le nombre de personnes que vous pouvez inviter dépend de votre offre : 3 utilisateurs en Free, 25 en Pro, 500 en Business. Le plafond et le changement d’offre se lisent dans « Mon organisation › Abonnement ».

Les rôles fournis

• Propriétaire : le compte qui a créé la société. Il a tous les droits et ne peut pas être retiré — c’est le responsable au sens facturation/juridique. Il est unique.
• Administrateur : les mêmes droits techniques que le propriétaire (gérer l’équipe, les modules, les réglages), sans le statut de propriétaire.
• Manager : gère les opérations de son périmètre (contacts, ventes, projets…) sans toucher à l’abonnement ni aux réglages sensibles.
• Employé : travaille au quotidien (créer et modifier) avec des droits volontairement limités.

Des rôles sur mesure

Avec les offres Pro et Business, vous créez vos propres rôles depuis Mon organisation › Rôles. L’éditeur regroupe les permissions en une carte par application. Les trois actions de base — Consulter (lecture), Modifier (écriture) et Supprimer — sont indépendantes : un rôle peut consulter sans modifier, ou ajouter sans supprimer. Le bouton « Tout cocher / décocher » d’une carte fait le tour de ses cases d’un clic.

Des droits « au petit oignon »

Au-delà des trois actions de base, chaque carte peut exposer des droits fins que vous accordez isolément — par exemple confier la modération des avis à quelqu’un sans lui ouvrir tout le site. Quelques exemples :

• Site : modérer les avis, modérer le fil communautaire, gérer les sondages, les membres du site, les cartes (My Maps) ou la billetterie — chacun séparément.
• CRM : gérer les cadences de relance (qui envoient de vrais e-mails), importer des contacts en masse, configurer la boîte e-mail CRM.
• Stockage : importer des fichiers, partager, déplacer entre espaces — sans ouvrir l’écriture complète.
• Facturation : rédiger et envoyer des devis sans facturer (le modèle « Commercial »), ou facturer, c’est-à-dire factures, acomptes, avoirs, règlements et facture électronique (le modèle « Comptable »). Un rôle qui ne consulte que les devis ne voit que les devis, et chaque écran ne propose que les gestes que le rôle permet.

Les actions sensibles sont isolées

Certaines actions touchent à l’argent, à la paie ou à des données très sensibles. Pour éviter qu’un rôle large en hérite « en douce », elles sont volontairement séparées : même un rôle qui gère toute une application ne les a PAS tant que vous ne les accordez pas explicitement (le Propriétaire et l’Administrateur, eux, les ont toujours). En clair :

• RH : voir et traiter la paie (export des variables, masse salariale) est un droit à part — un rôle qui gère les salariés, congés et contrats ne voit pas la paie sans lui.
• CRM : exporter toute la base clients (fichier RGPD) est un droit dédié, retirable même à un gestionnaire du CRM.
• Stockage : publier dans la bibliothèque de l’Organisation (l’espace commun) est un droit à part — sans lui, un membre range ses fichiers dans « Mon espace » ou une équipe, jamais dans l’espace commun.
• Site : rembourser des billets, résilier un abonné payant, acheter des crédits IA — chacun est un droit « argent » séparé du reste de l’édition du site.
• Facturation : valider une remise de devis au-delà du seuil est un droit à part (« Valider les remises de devis au-delà du seuil »). La personne qui rédige le devis ne valide pas sa propre remise ; le Manager a ce droit par défaut.

Gérer un membre au fil du temps

• Changer son rôle ou ses équipes à tout moment.
• Suspendre un accès : la personne ne peut plus se connecter et ses sessions actives sont coupées immédiatement (utile lors d’un départ).
• Retirer un membre : des garde-fous sont en place — impossible de retirer le propriétaire ou le dernier administrateur.
• RGPD : chaque membre peut exporter ses données ou demander leur suppression depuis son espace ; un administrateur peut aussi le faire pour lui.

Bonne pratique

Appliquez le principe du moindre privilège : partez d’un rôle restreint et ajoutez des droits au besoin. Créez un rôle par métier (« Compta », « Vente », « Support ») plutôt qu’un rôle « presque admin » pour tout le monde — c’est plus clair et plus sûr.