Stockage : espaces, versions, corbeille et partage sécurisé

Le Stockage (menu « Stockage ») réunit trois espaces au même endroit, en onglets : la Médiathèque (vos images et les fichiers de votre site), les Documents (vos fichiers partagés), et le Wiki (vos pages de connaissances). Ce guide couvre les Documents et le Wiki.

Tout est pensé pour être sûr : un fichier n'est visible que par les personnes autorisées, une suppression est réversible, et un partage vers l'extérieur peut être révoqué à tout moment.

Les espaces : qui voit quoi

Chaque fichier (et chaque dossier) vit dans un espace. Vous choisissez l'espace via les onglets en haut de la page Documents.

• Organisation : visible de toute votre organisation. C'est l'espace par défaut, pour les documents communs.
• Mon espace : visible de vous seul. Idéal pour vos brouillons et fichiers personnels. Il a sa propre jauge (200 Mo en formule Gratuit, 2 Go en Pro, 10 Go en Business), et compte dans le stockage de l'organisation.
• Équipes : visible des membres d'une équipe. L'onglet n'apparaît que si vous faites partie d'au moins une équipe ; choisissez l'équipe dans le sélecteur.
• Tous les fichiers : réservé à la modération (droit « Supprimer »), pour voir et gérer l'ensemble, documents d'équipe compris.

Médiathèque : qui peut afficher vos images

La Médiathèque suit les mêmes espaces (Organisation / Mon espace / Équipes), mais avec une règle d'accès qu'il faut connaître, car vos images servent des surfaces PUBLIQUES (votre site, vos fiches produits, vos e-mails).

Une image déposée (ou importée avec les photos d'une boutique, ou par l'assistant) garde sa pleine qualité, mais perd ses métadonnées à l'import : la position GPS d'une photo de téléphone, le modèle de l'appareil et la date de prise de vue n'y restent pas.

• Espace Organisation : chaque image est servie par une adresse directe non devinable. TOUTE personne qui possède ce lien peut l'afficher, même sans compte — c'est ce qui permet à vos images d'apparaître sur votre site public et dans vos e-mails. Ne rangez donc jamais un visuel confidentiel dans l'espace Organisation.
• Mon espace et Équipes : l'image n'est visible que des personnes autorisées (vous, ou les membres de l'équipe), connectées à l'organisation. Le lien copié ne fonctionne pour personne d'autre.
• Exceptions techniques : le logo de l'organisation, les photos de profil et les visuels du portail de connexion restent affichables sans session — ils sont consommés par des e-mails, la visioconférence et les pages de connexion.
• Pour un fichier réellement confidentiel, préférez l'onglet Documents (toujours authentifié) ou le coffre-fort RH pour les pièces d'un salarié.
• Fichiers du site : la Médiathèque garde aussi les documents que votre site propose au téléchargement (PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, texte, CSV, MP3, MP4), importés depuis la section « Fichiers » ou un bouton « Un fichier ». Ils suivent la règle de l'espace Organisation ci-dessus. L'onglet Médiathèque les montre avec leur format ; un PDF s'ouvre, les autres se téléchargent.

Importer des fichiers

Cliquez sur « Importer » (ou glissez plusieurs fichiers, 25 Mo au plus chacun). Chaque envoi affiche une barre de progression : vous pouvez l'annuler d'un clic, et en cas de coupure réseau, Capibara réessaie automatiquement. Les fichiers arrivent dans l'espace de l'onglet actif.

La jauge sous la barre d'outils dit le stockage utilisé par l'organisation : 250 Mo en formule Gratuit, 20 Go en Pro, 100 Go en Business (dans « Mon espace », celle de votre espace). Les images que les membres joignent au forum de votre site comptent aussi dans ce stockage : la jauge dit leur part, et le forum refuse les nouvelles images dès que le stockage est rempli à 90 %, la dernière part restant à vos documents. La jauge passe en alerte à 80 %. Pleine, « Importer » est désactivé et l'écran propose de changer de formule, ou de demander à un administrateur. Une organisation qui dépasse sa formule garde tous ses fichiers : elle les ouvre, les télécharge et les supprime, mais n'en importe plus tant qu'elle reste au-delà.

Le clic droit sur un fichier ouvre son menu d'actions (renommer, aperçu, nouvelle version, déplacer, partager, supprimer).

Une image importée dans Documents garde sa pleine qualité, mais perd ses métadonnées (position GPS, appareil, date de prise de vue). Une photo HEIC ou AVIF (le format de nombreux téléphones) ou une image TIFF est enregistrée en JPEG, sous le même nom.

Versions et aperçu

• Nouvelle version : déposez une version mise à jour d'un fichier — l'ancienne est conservée dans l'historique.
• Fiche « Informations » : type, taille, emplacement, espace, propriétaire, dates, liste des versions (téléchargeables) et des partages actifs.
• Restaurer une version : depuis la fiche Informations, revenez à une version antérieure (elle devient la version courante, sans rien perdre).
• Aperçu : les images et les PDF s'affichent directement dans une fenêtre d'aperçu, sans télécharger. Les autres formats se téléchargent (jamais exécutés dans le navigateur, par sécurité).
• Images légères à l'écran, originaux intacts : vos fichiers restent en pleine qualité, mais la grille de la Médiathèque et les aperçus en affichent une version allégée. Capibara la prépare une fois pour chaque image (une vignette pour la grille, une version écran pour l'aperçu), puis la garde : même une photo de 50 mégapixels s'affiche aussitôt. Une image déjà légère ou animée (GIF, WebP animé) s'affiche telle quelle. « Télécharger » et « Ouvrir l'original » donnent toujours le fichier d'origine.

La corbeille : récupérer une suppression

Supprimer un fichier le met à la CORBEILLE (il n'est pas détruit tout de suite). Un bandeau « Annuler » apparaît quelques secondes, et l'onglet « Corbeille » liste tout ce qui est supprimé. Vous pouvez y restaurer un document, ou le supprimer définitivement.

Au bout de 30 jours, les documents en corbeille sont détruits automatiquement (et l'espace de stockage se libère).

Partager un document

Le menu d'un fichier propose « Partager… ». Deux familles de liens :

• Lien rapide : un lien de téléchargement direct, sans protection, valable 7 jours. Il rejoint les liens créés et se révoque comme eux.
• Partage contrôlé (recommandé) : une page privée, révocable à tout moment, avec compteur de vues. Vous gardez la main même si le lien est transféré.

Partage sécurisé : code ou e-mails autorisés

Sur un partage contrôlé, vous choisissez le niveau de sécurité :

• Lien seul : toute personne ayant le lien accède au document.
• Code à 6 chiffres : un code est généré à la création (affiché UNE seule fois). Communiquez-le séparément du lien ; le destinataire le saisit pour accéder.
• E-mails autorisés : vous listez les adresses qui ont le droit d'accéder. Le visiteur saisit son adresse sur la page ; si elle est autorisée, il reçoit par e-mail un code à usage unique (8 chiffres, valable 15 minutes) qu'il saisit pour accéder.

Le journal d'activité

Le bouton « Activité » (réservé aux administrateurs) montre qui a fait quoi sur les documents : imports, nouvelles versions, renommages, déplacements, partages, suppressions, restaurations. Les simples téléchargements ne sont pas journalisés (pour ne pas noyer le journal).

Droits fins (au petit oignon)

Dans l'éditeur de rôles, le Stockage propose des droits précis, activables indépendamment. En plus des droits de base (Consulter, Modifier, Supprimer), vous pouvez accorder à un rôle de simple consultation une capacité ciblée :

• Importer des fichiers : un « contributeur » qui dépose des fichiers sans pouvoir les modifier ni les supprimer.
• Partager : créer des liens de partage.
• Déplacer entre espaces : réorganiser les documents entre Organisation / Mon espace / Équipes.

Le Wiki

L'onglet Wiki héberge vos pages de connaissances, organisées en espaces et en arborescence (pages et sous-pages).

• Éditeur : une barre d'outils visible (titres, gras, couleur du texte, listes, citation, alignement, lien, image, tableau…) ; tapez « / » pour insérer un bloc. Dans un tableau, la barre « Tableau » ajoute ou retire des lignes et des colonnes et pose la ligne d'en-tête ; Tab passe à la cellule suivante. L'export PDF reprend les titres, les listes, le code, les tableaux, l'alignement, la couleur du texte et les images de la page (celles que vous voyez en ligne, 30 au plus ; une image absente y est signalée). Collez ou déposez une image directement, elle est importée automatiquement dans l’espace du livre de la page, dossier « Images du wiki » de l’espace Organisation ou de l’équipe (un livre personnel la garde dans « Mon espace ») : toute personne qui lit la page la voit, en ligne et dans le PDF (dans l’espace Organisation, comme toute image de cet espace, elle s’affiche aussi pour qui possède son lien). Une image collée avant le 24 octobre 2026 reste dans « Mon espace » de son auteur, que les autres lecteurs ne voient pas : collez-la de nouveau dans la page, ou déplacez-la depuis la Médiathèque (vers l’espace Organisation, il faut le droit d’y publier).
• Enregistrement automatique : vos modifications sont sauvegardées en continu, et l'indicateur le confirme. « Terminer » attend la fin de l'enregistrement avant de fermer l'éditeur (une image en cours d'import aussi) ; si l'enregistrement échoue, l'éditeur reste ouvert avec votre texte, l'indicateur dit pourquoi et propose « Réessayer ». Fermer l'onglet pendant un enregistrement demande confirmation.
• Modifications simultanées : si quelqu'un enregistre la même page pendant que vous l'éditez, Capibara vous le dit (« Cette page a été modifiée par Marie pendant que vous l'éditiez ») et vous laisse choisir : « Garder ma version » ou « Reprendre la sienne ». La version écartée est rangée dans l'historique : rien n'est perdu. Quand une autre personne édite la page, son nom s'affiche sous le titre.
• Historique : chaque session d'édition range la version d'avant dans l'historique de la page, d'où vous pouvez la restaurer.
• Organisation : repliez/dépliez l'arbre, créez une sous-page depuis n'importe quel nœud, déplacez une page sous une autre.
• Corbeille : une page supprimée (et ses sous-pages) part en corbeille, restaurable 30 jours. Supprimer, restaurer et consulter la corbeille du wiki sont réservés à la modération (droit « Supprimer » du Stockage).