Signature électronique : preuve, vérification et sécurité

Capibara intègre une signature électronique dite « simple » (articles 1366 et 1367 du Code civil, règlement eIDAS n° 910/2014) : le signataire lit le document en ligne, saisit son nom, certifie sa lecture et signe en un clic. Une preuve est scellée au même instant : le contenu certifié du document, le nom du signataire, l'horodatage, l'adresse IP et le navigateur.

Les documents concernés : les devis (la signature vaut acceptation — bon pour accord), les pièces des dossiers de formation (convention, règlement intérieur, livret…), les synthèses de contrat de travail et les comptes rendus d'entretien.

Le lien de signature ne passe QUE par e-mail

Le lien de signature est personnel au signataire : il part par e-mail depuis Capibara et n'est jamais affiché ni copiable dans votre back-office. C'est une protection contre la contrefaçon — si le lien était copiable, n'importe qui côté organisation pourrait ouvrir la page et signer à la place du client ou du salarié, ce qui viderait la preuve de sa valeur.

Votre écran montre l'état, jamais le lien : « envoyé à X, valable jusqu'au Y », puis « Signé par X le… » avec le certificat. Un renvoi passe par le bouton « Renvoyer » (pour les pièces de formation, chaque renvoi révoque le lien précédent, et un anti-spam empêche de renvoyer la même pièce plusieurs fois en 10 minutes). Les liens expirent automatiquement au bout de 30 jours.

Capibara ne garde de ce lien qu'une empreinte et une version chiffrée : même une copie de la base ne permet pas d'ouvrir la page ni de signer à la place de quelqu'un. Renvoyer un document renvoie le même lien, tant qu'il est valable.

Ce que voit le signataire

La page de signature porte votre marque (logo, couleur de votre site). Le bloc de signature est en haut ; en dessous, le document : le PDF quand il existe (devis, contrat) et le « contenu certifié », c'est-à-dire le texte exact dont l'empreinte sera scellée dans la preuve. Si le document change pendant que le signataire le lit (un contrat corrigé entre-temps), la signature est refusée et le texte se recharge : on ne signe jamais un texte qu'on n'a pas lu.

Après signature, le signataire voit son certificat (nom, date et heure, identifiant de preuve, empreinte SHA-256), télécharge son exemplaire signé et peut télécharger une attestation PDF transmissible. Une dizaine de minutes après sa dernière signature, il reçoit aussi ses exemplaires par e-mail : un seul e-mail pour tout ce qu'il a signé dans la même demande (« Vos documents signés » quand il a signé la convention, le règlement et le programme d'un même dossier, « Votre exemplaire signé » pour un document seul), avec un lien personnel par document, qui sert une fois et expire au bout de 7 jours. Jamais en pièce jointe, pour qu'un contrat ne reste pas lisible dans toutes les boîtes où l'e-mail serait transféré. Une personne de votre organisation qui retrouve l'exemplaire dans Capibara (le droit de lire le document, l'app en service, ou un salarié relié à sa fiche) ne reçoit pas cet e-mail. Plus tard, il en redemande un depuis la page de vérification (« Recevoir mon exemplaire ») : le lien part à l'adresse qui a signé, jamais affichée. Un salarié relié à son compte retrouve ses contrats et comptes rendus signés dans son espace salarié, rubrique « Documents signés ».

Un devis signé notifie immédiatement votre centre de notifications. La facture reste ensuite votre geste, quand vous le décidez.

L'empreinte SHA-256 : ce qu'elle couvre (et ce qu'elle ne couvre pas)

L'empreinte imprimée sur les documents et l'attestation scelle trois choses ensemble : le contenu certifié du document, le nom du signataire et l'horodatage de la signature. Toute altération de l'un des trois donnerait une empreinte différente.

Ce n'est pas l'empreinte d'un fichier. Le fichier a la sienne : celle de l'exemplaire signé, figé à la signature, imprimée sur l'attestation et affichée par la page de vérification. Un autre PDF du même document (modèle d'avant la signature, PDF régénéré depuis l'application, tampon « Acquittée ») a une autre empreinte : ce n'est pas l'exemplaire, et la vérification ne le reconnaît pas.

L'exemplaire signé

À la signature, Capibara fige un exemplaire : le PDF du document (devis, contrat) suivi d'une page « Certificat de signature », qui reprend le contenu certifié et la preuve complète (signataire, e-mail, date, adresse IP, appareil, identifiant, empreinte). Pour un compte rendu d'entretien ou une pièce de formation, le certificat seul. Ce fichier ne change plus jamais : c'est lui qui se vérifie, et lui seul que Capibara sert après la signature.

Vous le téléchargez depuis la fiche du document : « Exemplaire signé » sur le panneau de signature d'un devis, sur la signature d'un contrat ou d'un compte rendu (RH), dans l'aperçu d'une pièce de formation. L'archive de tous vos exemplaires se télécharge depuis Mon organisation, rubrique Confidentialité. Il faut le droit de lire le document lui-même (RH pour un contrat, devis pour un devis).

Les signatures posées avant octobre 2026 reçoivent un exemplaire reconstitué, qui le dit, tant que leur contenu certifié n'a pas changé ; sinon, l'exemplaire est indisponible et la signature reste vérifiable par sa référence.

Vérifier un document signé (public)

Sur capibara.fr/verifier-signature, déposez l'exemplaire signé, ou choisissez-le (au téléphone) : son empreinte se calcule dans votre navigateur, le fichier ne quitte pas votre appareil. La page répond « Ce fichier est l'exemplaire signé », identique à l'octet près à celui figé lors de la signature, ou « Ce fichier n'est pas l'exemplaire signé » (un autre PDF du document, ou un fichier modifié).

Sans le fichier, saisissez l'identifiant de preuve ou une empreinte imprimés sur le certificat ou l'attestation : la page confirme l'enregistrement (nature du document, organisation, signataire en initiales, date, empreintes) et propose l'attestation PDF. Une référence inconnue, en attente ou révoquée renvoie la même réponse « introuvable » : la page ne confirme jamais l'existence d'un document non signé.

La page n'affiche jamais le contenu d'un document signé, ni son PDF, ni le nom complet du signataire : l'identifiant de preuve figure sur l'attestation, faite pour circuler, et ne donne accès à rien. L'exemplaire n'est remis qu'aux parties. « Recevoir mon exemplaire » envoie un lien à l'adresse du signataire, et la page répond la même chose qu'une adresse existe ou non.

Ce que Capibara garde, et combien de temps

Tant que votre organisation existe, la preuve complète reste à votre disposition. Quand l'organisation est effacée, ou qu'un salarié est supprimé, ses preuves de signature sont anonymisées : la nature du document, la date, les empreintes et le nom de l'organisation restent ; le nom du signataire se réduit à ses initiales ; son e-mail, son adresse IP, son appareil et l'exemplaire sont effacés. Qui détient l'exemplaire peut encore le vérifier. La preuve anonymisée disparaît 5 ans plus tard.

Avant de supprimer l'organisation, téléchargez l'archive des exemplaires signés (Mon organisation, rubrique Confidentialité) : ce sont eux qui gardent e-mails, adresses IP et appareils des signataires.

Signature en ligne vs marquage manuel

Marquer un document « signé » à la main (le client a signé sur papier, répondu par téléphone…) reste possible — mais aucun certificat n'est alors affiché ni imprimé : Capibara ne fabrique jamais une preuve qui n'existe pas. Seule une signature posée en ligne, par le signataire, via son lien personnel, produit le certificat, l'empreinte et l'attestation.