Projets : tableau, temps passé et facturation

L'app Projets sert à piloter un chantier (« Refonte site client X ») avec votre équipe : qui fait quoi, pour quand, combien de temps ça prend, et ce que ça rapporte. Chaque projet a son tableau, ses tâches, son temps et ses finances.

Créer un projet

• Projets → « Nouveau projet » : un nom, un client (optionnel, modifiable ensuite) et le mode de facturation (au temps passé, au forfait, ou sans facturation pour un projet interne).
• Chaque projet reçoit une référence PRJ2026-0001 et démarre avec quatre colonnes : Nouveau, En cours, En validation, Terminé. Renommez-les, ajoutez-en, changez leur ordre : la colonne cochée « Terminé » marque les tâches comme faites.
• Dans Réglages : responsable, dates, couleur, devis d’origine, forfait ou taux horaire, temps prévu global.

Le tableau et les tâches

• Ajoutez une tâche directement dans une colonne (« Ajouter une tâche ») et glissez les cartes d’une colonne à l’autre. Le rond à gauche d’une carte la termine (ou la rouvre) d’un clic.
• Ouvrez une carte : importance et complexité (deux tags prédéfinis, présents dans tous les projets — Faible / Normale / Haute et Simple / Normale / Complexe), échéance, colonne, responsable, temps prévu, participants, étiquettes (partagées par toute l’organisation), description, pièces jointes.
• La CHECKLIST : des étapes à cocher dans la tâche (« Maquette validée », « Textes reçus »…). Quand tout est coché, la tâche propose de se terminer — rien ne se termine tout seul.
• L’onglet Liste montre toutes les tâches du projet triées par urgence, avec l’édition en ligne : un clic sur un tag change l’importance ou la complexité ; échéance, responsable et colonne se règlent dans la ligne.
• Le fil de discussion de la tâche accepte les pièces jointes et les mentions @ : la personne mentionnée reçoit une notification, le responsable aussi à chaque nouveau commentaire.
• Une tâche datée apparaît dans le calendrier de son responsable ; une tâche en retard lui est rappelée une fois.

Avancement et urgence : calculés, jamais saisis

• L’avancement d’une tâche se déduit de ce que vous saisissez : terminée = 100 % ; sinon la part de la checklist cochée ; sinon le temps passé rapporté au temps prévu (plafonné à 95 % tant que la tâche n’est pas dite finie) ; sinon la position de sa colonne dans le tableau.
• L’avancement du projet est la moyenne des tâches pondérée par leur complexité (une tâche complexe pèse trois fois une tâche simple). Il s’affiche en tête du projet, avec le temps passé sur le prévu, la prochaine échéance et le nombre de tâches bloquées.
• « Mes tâches » (onglet du hub) classe ce dont vous êtes responsable ou participant en quatre sections : à traiter en premier (échéance proche ou dépassée, importance haute), cette semaine, plus tard, bloquées. Le score d’urgence combine l’échéance, l’importance et la complexité d’une tâche pas encore commencée — il sert à trier, jamais à décider à votre place.

Dépendances : « bloquée par »

• Dans une tâche, « Bloquée par » désigne les tâches du même projet qui doivent être terminées avant (dix au plus, jamais de boucle). Une tâche bloquée se voit sur sa carte et sort de la file de « Mes tâches » jusqu’à ce que ce qui la bloque soit terminé.
• Quand le dernier bloqueur est terminé, le responsable de la tâche débloquée reçoit une notification — une seule.
• C’est la seule forme de dépendance : pas de diagramme, pas de chemin critique. La tâche qui bloque sait ce qu’elle débloque (« Débloque : … » dans son panneau).

Répartir les tâches à l’équipe

• « Répartir » (en tête du projet) présente les tâches sans responsable face à la liste des membres : vous posez tout d’un coup, et chaque personne reçoit une seule notification avec la liste de ce qui lui est confié.

Transformer une facture payée en projet

• Quand l’app Projets est active, la fiche d’une facture PAYÉE (Facturation › Documents) propose « Transformer en projet » : un projet au forfait du montant vendu, rattaché au client, avec une tâche par ligne de la facture (le temps prévu est repris quand la ligne parle d’heures). Vous le renommez et répartissez les tâches ensuite.
• La facture est rattachée au projet : il ne refacture rien depuis Projets (le travail supplémentaire se facture dans Facturation, comme toute vente). Une facture convertie d’un devis dont le projet existe déjà est rattachée à ce projet, jamais dupliquée.

Le temps

• Depuis une tâche (« Ajouter » dans Temps passé) ou depuis l’onglet Temps du projet : durée (« 1h30 », « 45min », « 1,5 »), date, note, case « facturable ».
• L’onglet Temps compare le prévu et le passé par tâche, et répartit le temps par personne.
• Ces heures alimentent aussi le récapitulatif de paie de l’app RH pour les personnes qui y ont une fiche.

Facturer

• Au temps passé : « Facturer le temps passé » (onglet Finances) crée un BROUILLON de facture — une ligne par tâche, en heures, au taux de vente de la personne (sinon celui du projet). Vous relisez et émettez dans Facturation, comme n’importe quelle facture. Rien n’est jamais émis automatiquement.
• Les heures reprises sont marquées « Facturé » ; supprimer le brouillon les rend facturables à nouveau.
• Au forfait : « Facturer le forfait » facture ce qui reste (forfait moins ce qui a déjà été facturé sur le projet). Si le projet est rattaché à un devis, la conversion du devis en facture existe aussi.
• Les factures et devis rattachés au projet sont listés dans Finances.

Marge et rentabilité

• Revenu : le temps facturable au taux de vente (mode temps passé) ou le forfait (mode forfait).
• Coûts : le temps au COÛT horaire (saisi dans « Taux horaires », par personne ou par défaut — jamais déduit de la paie), plus les dépenses et bons de commande rattachés au projet (achats, sous-traitance), plus les sorties de stock rattachées.
• Marge = revenu − coûts ; rentabilité = marge / revenu. C’est une estimation : elle vaut ce que valent les coûts horaires saisis.
• L’onglet Finances (et les taux) sont réservés au droit « Projets — finances » : un membre de l’équipe sans ce droit voit le tableau et le temps, jamais les coûts ni la marge.

Rattacher achats, sous-traitance et stock

• Quand l’app Projets est active, un champ « Projet » apparaît à la création d’une dépense (Comptabilité), d’un bon de commande fournisseur (Stock › Achats) et d’un mouvement de stock.
• Une prestation sous-traitée = une dépense (facture fournisseur) rattachée au projet : pas d’objet à part.

Droits

• Projets : voir, gérer les projets (colonnes, étiquettes, réglages), gérer les tâches (commenter, enregistrer du temps), supprimer.
• Projets — finances : droit séparé pour la marge, les taux et la facturation (facturer exige aussi le droit d’écrire des documents de vente).