Premiers pas avec Capibara

Capibara réunit deux choses au même endroit : un site web public que vous composez par blocs, sans écrire de code, et une suite d’applications de gestion — CRM, devis et factures, comptabilité, boutique, stock, projets, planning, support, RH… Un seul compte, un seul espace, et les mêmes données qui circulent d’une application à l’autre.

Il n’y a rien à installer, rien à mettre à jour et aucun serveur à louer : tout tourne sur une infrastructure hébergée en France, chez Ikoula, et s’utilise depuis un navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone. Cet article vous accompagne de la création du compte à vos premiers gestes quotidiens.

Les partis pris de Capibara

Quelques partis pris valent d’être connus avant de commencer : ils expliquent la plupart des choix que vous rencontrerez dans l’interface.

• Modulaire par principe — vous n’activez que ce dont vous avez besoin. Un socle est présent dès le premier jour et le reste : votre site, la médiathèque, le stockage de fichiers et le wiki, vos noms de domaine, la messagerie e-mail (l’application ; les boîtes hébergées par Capibara, elles, demandent une formule Pro ou Business), le chat et la visioconférence, la boîte de validation, les achats.
• Aucune carte bancaire pour démarrer — la formule gratuite est active immédiatement, sans moyen de paiement ni engagement. Vous ne passez à une formule payante que le jour où une fonction réservée à Pro ou Business vous devient utile ; les applications de base, elles, sont à 0 €.
• Réversible — une application se désactive comme elle s’active, sans justification à donner. Vos données sont conservées, et vous les retrouvez si vous la réactivez plus tard.
• Un éditeur associatif — Capibara est édité par Forge Network, association loi 1901 à but non lucratif. La gestion est désintéressée : les recettes du service sont affectées à son fonctionnement (serveurs, infrastructure, exploitation) et à son développement ; aucun membre de l’association n’est rémunéré sur ces recettes.
• Deux noms, un seul produit — « Capibara » est le service que vous utilisez, « Colibri » est le moteur technique sur lequel il repose. Vous croiserez parfois le second dans des pages techniques : il s’agit bien du même produit.

1. Créer votre compte et votre société

Depuis la page d’accueil de capibara.fr, « Lancez-vous, c’est gratuit » ouvre l’inscription. Elle tient en quatre étapes courtes, et tout ce que vous y saisissez reste modifiable ensuite dans les réglages.

• Votre compte — prénom, nom, adresse e-mail et mot de passe. C’est avec ce compte que vous vous connecterez, et il peut gérer plusieurs organisations.
• Votre société — son nom, son e-mail, son téléphone, son statut juridique, son adresse, son logo si vous en avez un, et l’adresse de votre site. Une recherche « nom ou SIRET » interroge l’annuaire officiel des entreprises et remplit pour vous le nom et l’adresse ; le SIRET, la TVA et le reste se complètent plus tard dans Paramètres › Société.
• Préférences — la langue et la devise par défaut de votre espace. Aucune coordonnée bancaire n’est demandée ici : les formules payantes se règlent plus tard par carte, via Stripe.
• Conditions générales — vous acceptez les conditions générales de vente, puis « Créer mon compte ». La connexion est automatique dans la foulée.

2. Votre adresse publique

À l’étape « Votre société », vous choisissez votre sous-domaine, de la forme ma-societe.capibara.fr : c’est l’adresse publique de votre site, celle que vous communiquerez à vos clients. La disponibilité est vérifiée pendant que vous tapez, et si vous laissez le champ vide, l’adresse est générée à partir du nom de votre société.

Cette adresse fonctionne immédiatement et reste gratuite. Plus tard, avec une formule Pro ou Business, vous pourrez lui substituer votre propre nom de domaine (par exemple monentreprise.fr) — voir l’article « Brancher votre nom de domaine ».

3. Choisir votre profil

Juste après l’inscription, un court parcours d’accueil vous demande votre profil. Capibara pré-active alors un bouquet d’applications cohérent, que vous ajustez à l’écran suivant avant d’entrer dans votre espace ; « Passer pour l’instant » vous laisse entrer sans rien choisir.

Chaque profil n’active volontairement que les trois ou quatre applications essentielles à son cas d’usage : un espace lisible le premier jour vaut mieux qu’un menu de douze rubriques. Tout le reste s’ajoute plus tard en un clic.

• Boutique en ligne — vendre des produits, gérer les clients et le stock.
• Indépendant / consultant — devis, factures, projets et suivi des clients.
• Agence / petite équipe — projets clients, factures et rendez-vous.
• Commerce / boutique physique — stock, facturation rapide et clients au comptoir.
• Association / bénévolat — membres, événements et communication.
• Sur mesure — aucune application pré-cochée, vous les choisissez une par une.

Ce qui est déjà là, sans rien activer

Le tableau de bord est votre point de départ : des widgets y résument l’essentiel — un aperçu de votre site, votre agenda, vos raccourcis. Un court tour de bienvenue vous présente les grandes zones à la première visite — et il se rejoue autant de fois que vous voulez : Paramètres › Formation › « Revoir les tutoriels » liste les visites guidées (votre espace, l’assistant IA, votre site), dit où chacune se joue, et la fait repartir d’elle-même à votre prochain passage sur l’écran concerné. Un réglage permet aussi de ne plus se voir reproposer une visite qu’on a passée. Quelques données d’exemple peuvent par ailleurs être présentes pour que vous puissiez explorer sans partir d’une page blanche ; vous les effacez quand vous voulez depuis Paramètres › Avancé.

Sans aucune activation, vous disposez déjà de :

• Site web — votre site public et son éditeur.
• Médiathèque — vos images et vos fichiers, réutilisables partout, dans le menu « Stockage ».
• Domaines — votre adresse et vos noms de domaine, dans Paramètres › Société › Domaines.
• Messagerie — l’application e-mail et son webmail. Nuance importante : les boîtes hébergées par Capibara (en @capibara.fr comme sur votre domaine) demandent une formule Pro ou Business — sur la formule gratuite, aucune ne peut être créée. Vous pouvez en revanche, dès le gratuit, relier une adresse e-mail que vous possédez déjà ailleurs (IMAP) et la consulter ici.
• Communications — le chat interne, les appels et la visioconférence.
• Validations — la boîte où atterrissent les demandes à approuver (congés, achats…), signalées par une icône dans l’en-tête de votre espace.

4. Faire votre site

Le menu « Site web » ouvre le pilotage de votre site, organisé en sections. Pages : créer, publier, régler l’accès — « Éditer » ouvre l’éditeur de blocs. Modèles : poser un site complet en un clic — les pages arrivent en brouillon, mais le style choisi et, pour le modèle « Communauté privée », la confidentialité du site s’appliquent tout de suite à votre site en ligne. Apparence : style, couleurs, polices, favicon. Navigation : le menu, le bandeau d’annonce, le pied de page. Réglages : confidentialité du site, langues proposées, référencement par défaut.

Viennent ensuite les sections Communauté (membres, forum, avis, sondages), Vendre (billetterie, adhésions), Étendre (blocs apportés par vos apps, cartes) et Mesurer (statistiques de visites, sans cookie ni suivi individuel).

Une carte « Prochaines étapes » vous guide tant que l’essentiel n’est pas fait : publier votre page d’accueil, choisir un modèle ou un style, poser votre logo ou votre favicon, vérifier le menu et le pied de page, renseigner le référencement, brancher un nom de domaine. Elle disparaît d’elle-même une fois tout coché.

Vous ne risquez pas la page blanche : tant que vous n’avez rien personnalisé, votre adresse affiche une page d’accueil sobre à votre marque, qui renvoie vers vos rubriques publiques. Détails dans « Votre site et votre sous-domaine » et « Navigation, menu et pages de votre site ».

5. Votre adresse e-mail professionnelle

Le menu « Messagerie » héberge de vraies boîtes e-mail pour votre organisation — à ne pas confondre avec le chat interne, qui sert aux échanges entre collègues. Selon vos droits, cette page ne montre pas la même chose : une personne qui dispose simplement d’une boîte est conduite directement à son webmail, tandis qu’un gestionnaire voit l’administration (créer les boîtes, les attribuer, gérer les alias d’équipe et les transferts). Le webmail s’utilise sans rien installer, et vos boîtes se configurent aussi dans votre logiciel de messagerie habituel.

L’application Messagerie est toujours active, quelle que soit votre formule : il n’y a rien à activer dans « Modules ». Une boîte HÉBERGÉE par Capibara, en revanche, demande une formule Pro (jusqu’à 5 boîtes) ou Business (jusqu’à 100) : sur la formule gratuite, la création est refusée, avec le message « Votre forfait actuel ne permet pas de créer de boîte mail ».

Trois façons d’avoir une adresse dans Capibara :

• Adresse incluse (Pro ou Business) — de la forme libellé.votre-societe@capibara.fr (par exemple contact.mon-resto@capibara.fr). Le libellé est libre : contact, support, compta… Rien à configurer, ces adresses partent depuis l’infrastructure authentifiée de Capibara.
• Votre propre domaine (Pro ou Business) — de la forme libellé@mondomaine.fr, une fois votre nom de domaine branché et vérifié. Vous envoyez et recevez sous votre marque.
• Une adresse que vous avez déjà ailleurs (toutes formules, gratuite comprise) — chez votre hébergeur, Gmail, Outlook… : reliez-la en IMAP depuis le menu « Boîtes externes » et lisez-y votre courrier sans quitter votre espace. Aucune formule payante n’est exigée pour cela. Le détail est dans « Adresses e-mail externes (IMAP/SMTP) ».

6. Ajouter des applications

Le menu « Modules » réunit tout ce qui s’ajoute à votre espace, sous deux onglets. « Modules » liste les applications Capibara : vous y voyez ce qui est inclus dans votre formule et ce qui relève d’une formule supérieure, et vous activez d’un clic. « Apps » liste les apps publiées par des développeurs extérieurs : vos apps installées d’abord, puis le catalogue.

Une app a sa propre page dans votre espace. Tant qu’elle n’est pas installée, cette page est un écran de consentement : les autorisations qu’elle demande, écrites en phrases lisibles, l’endroit où elle tourne et où vont ses données, et son prix — certaines apps de développeurs sont payantes, le montant est affiché avant toute installation. Une fois installée, la page devient un tableau de bord à onglets : vue d’ensemble, réglages, accès, journal et santé, données, version. Sa fiche publique, elle, vit dans le marketplace, consultable même sans compte.

Pour voir concrètement à quoi cela ressemble, l’app officielle Météo (clé meteo) est un bon exemple : sa fiche publique est sur capibara.fr/marketplace/meteo, et son installation depuis votre espace sur /modules/addons/meteo. Le détail de tout le reste — mettre en pause, ouvrir l’accès à un rôle, lire le journal, comprendre la facturation — vit dans « Activer et gérer les modules » et « Les apps du marketplace : installer, autoriser, suivre ».

7. Choisir votre formule

Votre formule se change depuis « Mon organisation › Abonnement ». La facturation est par siège, c’est-à-dire par utilisateur actif, au mois ou à l’année — l’engagement annuel revient moins cher. Le paiement passe par Stripe, et Capibara ne conserve pas vos coordonnées bancaires. Les formules payantes s’ouvrent sur un essai gratuit de 14 jours : Stripe enregistre votre carte à la souscription, mais le premier prélèvement n’intervient qu’au bout des quatorze jours. Les tarifs à jour et le comparatif complet sont affichés sur cette page avant toute validation.

Ce que débloque chaque formule :

• Gratuit — les apps de base : CRM, Facture & Devis (le menu « Facturation »), Boutique, Stock de base, Blog, Projets, Planning, Newsletter, Support. Plus le socle toujours actif : site web, médiathèque, stockage de fichiers et wiki (Documents), noms de domaine, messagerie, chat et visioconférence, validations, achats. 3 utilisateurs inclus, aucune boîte e-mail hébergée, support par ticket.
• Pro — tout le gratuit, plus la Comptabilité, l’éditeur de site avancé avec l’assistant IA, le domaine personnalisé sans filigrane et jusqu’à 5 boîtes e-mail hébergées ; 25 utilisateurs inclus ; support prioritaire.
• Business — tout le Pro, plus les RH et employés, le Stock avancé (multi-entrepôts, inventaire physique, écran « À racheter »), le portail SSO à votre marque, la connexion bancaire avec rapprochement automatique (3 comptes inclus) et jusqu’à 100 boîtes e-mail hébergées ; 500 utilisateurs inclus ; support immédiat par chat en direct.
• Ce que beaucoup croient payant et ne l’est pas : Facture & Devis et le Stock de base sont à 0 €, disponibles dès la formule gratuite — il suffit de les activer dans « Modules ». Le stockage de fichiers et le wiki (Documents) sont gratuits eux aussi, et déjà actifs : vous n’avez rien à activer. Seules la Comptabilité (Pro) et les RH & Employés (Business) sont réellement réservées à une formule, et côté Stock seuls le multi-entrepôts, l’inventaire physique et l’écran « À racheter » sont Business.

8. Inviter votre équipe

Vos collègues s’invitent depuis « Mon organisation » : la carte « Membres actifs » ouvre la page « Membres de l’organisation », où vous saisissez leur adresse e-mail. Chacun reçoit un lien pour créer son accès et choisir son mot de passe. Vous attribuez à chacun un rôle — Administrateur, Manager ou Employé — qui détermine ce qu’il peut voir et faire ; l’onglet « Rôles et droits » de Mon organisation permet ensuite d’affiner, module par module.

Gardez en tête que sur une formule payante, chaque utilisateur actif consomme un siège : ajouter une personne augmente votre facture d’un siège. Les détails sont dans « Utilisateurs et droits d’accès ».

Trouver de l’aide

Vous n’êtes jamais seul devant l’écran. Le niveau de service suit votre formule — par ticket sur le gratuit, prioritaire sur Pro, immédiat par chat en direct sur Business — mais l’aide en libre-service, elle, est la même pour tout le monde.

Quatre portes, selon ce que vous cherchez :

• Le centre d’aide — ces guides, publics sur capibara.fr/aide et repris dans votre espace sous « Aide ». La recherche en haut de page vous mène droit au bon article.
• L’Assistant Capibara — la bulle « ? » en bas à droite de votre espace : il cherche dans tout ce centre d’aide et répond à vos questions sur Capibara, depuis n’importe quel écran. Si votre formule inclut l’IA, son onglet « Mon activité » lit en plus vos chiffres (ventes, devis, stock…) — en lecture seule, et seulement ce que votre compte a le droit de consulter. Si vous avez masqué la bulle, le menu de votre avatar la ramène, entrée « Assistant Capibara ». Son fonctionnement complet — les deux modes, ce qu’il sait lire, ce qu’il ne fait jamais — est détaillé dans l’article « L’Assistant Capibara : ses deux modes et ce qu’il sait lire ».
• Le chat avec le support — même bulle, onglet « Chat support » : vous écrivez à une personne de l’équipe.
• Le ticket — capibara.fr/aide/contact, avec un raccourci « Signaler un bug » dans le menu de votre avatar. Vous choisissez une catégorie (question générale, problème technique, signalement de bug, facturation, données personnelles), les réponses arrivent par e-mail et se suivent dans « Mes tickets ».

Et après

Quand vous aurez fait le tour, ces guides prennent le relais :

• « Votre site et votre sous-domaine » — l’éditeur, les blocs, la confidentialité du site.
• « Brancher votre nom de domaine » — remplacer l’adresse en capibara.fr par la vôtre.
• « Navigation, menu et pages de votre site » — organiser vos pages et votre menu.
• « Activer et gérer les modules » — activer, mettre en pause, comprendre ce qui est inclus.
• « Les apps du marketplace : installer, autoriser, suivre » — les apps de développeurs, leurs autorisations et leur journal.
• « Boîtes e-mail et webmail » — créer les boîtes, les alias d’équipe, les filtres et la réponse automatique.
• « Utilisateurs et droits d’accès » — rôles, permissions fines, équipes.
• « Abonnement Capibara : passer à Pro ou Business, forfaits et prix » — où changer d’offre, la facturation par siège, le paiement par Stripe et vos factures.
• « Données et sécurité » — où vivent vos données, sauvegardes, export et droits RGPD.
• « L’Assistant Capibara : ses deux modes et ce qu’il sait lire » — poser une question sur Capibara, ou sur vos chiffres.