Planning : calendrier, réservations et rappels

L'app Planning rassemble automatiquement ce qui se passe dans votre organisation : réunions et visioconférences, réservations de ressources, congés approuvés, anniversaires des salariés, sessions de formation, tâches CRM et annonces Capibara programmées. Vous n'avez rien à ressaisir.

Les cinq onglets

• Aujourd'hui : le déroulé du jour (et un aperçu de demain), qui fait quoi, ce qui est en cours.
• Calendrier : la grille mois ou semaine. Cliquez un jour (ou double-cliquez en vue semaine) pour créer un événement. En vue semaine, les événements à la même heure se rangent côte à côte ; au-delà de trois en même temps, une pastille « +2 » (ou plus) ouvre la liste de tout le créneau. En vue mois, « +3 autres » ouvre la journée entière.
• Disponibilités : vos ressources jour par jour, sur 7 ou 14 jours, avec l'occupation de chaque jour (« 3/5 ») et, sous une flotte, une ligne par exemplaire : chaque case dit s'il est libre, réservé (survolez ou cliquez pour le détail) ou fermé. La flèche devant le nom replie ou déplie les exemplaires ; votre choix est retenu dans ce navigateur, et une flotte de plus de 20 exemplaires s'affiche repliée. Au téléphone, un jour à la fois.
• Réservations : vos rendez-vous et ressources réservées, avec leurs filtres, leur édition et la personne en charge. La liste montre 50 réservations, « Afficher plus » donne la suite.
• Ressources — salles, véhicules, matériel ou personnes réservables. « Régler » ouvre la fiche de la ressource : comment elle se réserve, ses horaires, ses fermetures, ses règles et son encaissement.

Depuis l'accueil : le widget Agenda

Le widget Agenda de l'accueil montre vos prochains rendez-vous. Cliquez sur une ligne pour l'ouvrir là où elle se gère : une réservation dans l'onglet Réservations, une séance dans son dossier de formation, une tâche dans son projet ou dans vos tâches CRM, votre congé dans votre espace salarié, le congé d'un collègue dans l'app RH si vous la gérez. Un événement posé à la main, ou un élément dont l'app ne vous est pas ouverte, s'ouvre dans le Calendrier, sur sa fiche. « Ouvrir le planning » mène au calendrier complet.

Créer un événement et choisir qui le voit

Un événement peut être Privé (vous et vos invités), Ciblé (une ou plusieurs équipes et/ou rôles) ou visible par toute l'Organisation. Publier au-delà du privé demande la permission « Publier des événements » (rôles Manager et Administrateur par défaut).

Les invités reçoivent une notification et retrouvent l'événement dans leur agenda. Ajoutez un rappel (10 minutes, 1 heure ou 1 jour avant) : chaque participant est prévenu au bon moment.

Réservations en ligne

Si une ressource est « réservable en ligne », vos clients réservent depuis la page Réservation de votre site. Ils choisissent la prestation, leurs dates, la durée et la quantité quand la ressource le permet, puis lisent un récapitulatif avant d'envoyer : le prix détaillé TTC frais compris, la caution, la politique d'annulation et la mention qu'une prestation à date fixe n'ouvre pas de droit de rétractation. Pour une prestation payante dont la date tombe avant la fin du délai de rétractation de 14 jours, une case jamais cochée d'avance lui demande que la prestation commence avant la fin de ce délai (article L221-25) : sans elle, la réservation ne part pas, et la page dit à partir de quel jour réserver sans elle. L'e-mail de confirmation rappelle cet accord et joint vos conditions de vente telles qu'elles étaient au moment de la réservation. Un client connecté à son compte membre est relié à sa fiche et retrouve ses réservations dans « Mes réservations » de son compte.

Avec une validation automatique, la réservation est prise dès l'envoi (en paiement en ligne, au paiement) et la confirmation part par e-mail avec un lien d'annulation. Au retour du paiement, la page relit Stripe : la confirmation ne dépend pas d'un message qui pourrait se perdre.

Rappel automatique : avant le début, le client reçoit un e-mail « votre réservation approche » (avec le lien d'annulation), et le membre de l'équipe assigné une notification. Le délai se règle par ressource (Validation et annulation) : 2 h, 1 jour, 2 jours, 3 jours, une semaine, ou aucun rappel. Un seul rappel par réservation.

Les horaires d'ouverture et les tarifs selon les heures se règlent en heure de Paris, changements d'heure compris.

Durée, tarifs et forfaits

• Durée : un créneau fixe (un rendez-vous de 30 minutes), une durée au choix par tranches (une salle de 1 h à 4 h), à la journée (un véhicule, du matériel) ou à la nuitée (un gîte, avec l'heure d'arrivée et l'heure de départ). Le minimum et le maximum se comptent en tranches, en jours ou en nuits. L'arrivée et le départ se font un jour d'ouverture ; les jours du milieu peuvent être fermés.
• Prix : le prix de base vaut pour une unité (un créneau, une tranche, un jour, une nuit). Les tarifs selon les heures s'appliquent unité par unité (le week-end plus cher). La quantité multiplie le prix : trois vélos coûtent trois fois un vélo.
• Forfaits : « 7 nuits : 450 € », « 4 h : 100 € ». Le prix retenu est toujours le plus avantageux pour le client, forfaits et prix à l'unité combinés.
• Frais, caution et TVA : des frais fixes par réservation (ménage, dossier) s'ajoutent une fois. La caution est affichée avant la réservation et se règle sur place : elle n'entre jamais dans le prix payé en ligne. La TVA de la prestation se choisit (sinon le taux par défaut de vos ventes) ; le pivot des ventes et la comptabilité ventilent à ce taux.
• Le prix se saisit en euros (1 250,50). Avec le paiement en ligne, un montant payant vaut au moins 0,50 € (le minimum de Stripe).
• Le prix détaillé est figé à la réservation : changer un tarif ne change pas ce qu'un client a déjà accepté.

Demandes à valider

Réglez « À valider par votre équipe » sur une ressource pour recevoir des demandes plutôt que des réservations. La demande garde le créneau ; elle apparaît dans l'onglet Réservations (« Voir les demandes ») et dans la cloche Validations. Acceptez ou refusez : le client est prévenu par e-mail. Sans réponse sous 48 heures (ou au début de la réservation, si c'est plus tôt), la demande est refusée.

Payée en ligne, une demande pose une empreinte bancaire : la carte est réservée, rien n'est débité. Accepter débite le montant ; refuser, retirer ou laisser expirer la demande lève l'empreinte. Si l'empreinte a expiré avant votre acceptation (après quelques jours selon la banque), la réservation reste acceptée et se règle sur place : vous en êtes prévenu.

Annulation et remboursement

• Politique d'annulation, réglée par ressource et figée sur chaque réservation. Flexible : remboursement intégral jusqu'à 24 h avant le début. Modérée : intégral jusqu'à 5 jours avant, 50 % jusqu'à 24 h avant. Stricte : 50 % jusqu'à 7 jours avant. Passé ces délais, le client peut annuler sans remboursement. « Pas d'annulation en ligne » : le client vous contacte.
• Le client annule depuis le lien de son e-mail ou depuis son compte : la page lui dit le montant rendu avant qu'il confirme, puis le remboursement part tout seul sur son moyen de paiement. Le montant montré est celui qui est rendu : si un palier passe entre l'affichage et la confirmation, la page se réaffiche avec le nouveau montant et le client confirme de nouveau.
• Votre équipe annule depuis le menu d'une réservation. Une réservation payée propose « Annuler et rembourser » en entier : ce geste demande le droit « Annuler et rembourser une réservation payée », que les rôles Manager et Employé n'ont pas par défaut. Sans ce droit, l'annulation se fait sans remboursement, et une personne qui a le droit rembourse ensuite depuis Paramètres › Encaissements.
• Un remboursement qui n'a pas pu partir (encaissement déconnecté, refus de Stripe) vous est signalé ; « Relancer le remboursement » le retente, sans jamais rembourser deux fois.
• Un remboursement que Stripe n'a pas encore confirmé (un prélèvement se rembourse en quelques jours) reste « en cours » : la réservation ne se dit « Remboursée » qu'à sa confirmation. S'il échoue chez Stripe, la réservation passe « Remboursement à faire » avec la raison, et « Relancer le remboursement » le retente. « Vérifier chez Stripe » relit l'issue d'un remboursement en cours, sans rien rembourser.
• Pendant que le client paie en ligne, annuler ferme d'abord sa page de paiement : plus rien ne peut être débité. Si le paiement vient d'aboutir ou est en cours de traitement, l'annulation attend son issue. Un paiement qui arrive malgré tout sur une réservation annulée est remboursé en entier, automatiquement, et vous en êtes prévenu.
• Une empreinte débitée au moment même où la demande est annulée ou refusée est remboursée en entier, automatiquement : rien ne devait être débité.
• « Marquer absent » : la réservation a commencé et le client n'est pas venu. Rien n'est remboursé et la ressource se libère. Ce geste attend la fin d'un paiement en ligne en cours.

Une salle, une flotte ou des places

Sur la fiche d'une ressource, « Comment elle se réserve » dit ce qu'elle tient :

• Une réservation à la fois : une salle, un bureau, une personne. Réservée, elle est prise ; c'est le réglage de toute ressource existante.
• Des exemplaires identifiés : une flotte de cinq voitures ou de dix vélos. Chaque exemplaire a son nom et, si vous voulez, son immatriculation ou son numéro de série. Cinq voitures acceptent cinq réservations sur la même journée ; un exemplaire mis hors service ne compte plus. Chaque réservation reçoit un exemplaire précis, libre sur toute sa durée (voir « Affecter un exemplaire »).
• Des places : un cours de vingt places, un coworking, du matériel en nombre. Les réservations qui se chevauchent se partagent les places.

Affecter un exemplaire

• Capibara donne à chaque réservation d'une flotte un exemplaire libre du début à la fin. Si aucun ne l'est alors que la flotte n'est pas pleine (les exemplaires libres changent en cours de route), il fait changer d'exemplaire une réservation qui n'a pas commencé, puis la loge ; sinon, la réservation est refusée.
• Pour imposer un exemplaire (le client veut la voiture rouge), ouvrez « Affecter un exemplaire » depuis le menu d'une réservation ou depuis l'onglet Disponibilités. Chaque exemplaire dit s'il est libre, pris par une réservation qui changera d'exemplaire, pris par une réservation épinglée ou commencée, ou fermé. À la création, le champ « Exemplaire » fait la même chose.
• Une réservation affectée à la main est épinglée : elle ne change plus d'exemplaire. « Laisser Capibara choisir » retire l'épingle. Une réservation commencée ne change jamais d'exemplaire.
• Une voiture au garage : ajoutez une fermeture sur la fiche de la ressource et choisissez l'exemplaire dans « Concerne ». Il compte comme pris ces jours-là, et ses réservations à venir passent sur un autre exemplaire quand c'est possible. Ce qui ne trouve pas de place se dit en tête de la fiche, et en orange dans la frise.
• Une réservation faite avant l'affectation des exemplaires apparaît sur la ligne « Non affectées » de la frise : elle reçoit un exemplaire dès que la ressource change (un exemplaire ajouté, une fermeture), ou par « Affecter un exemplaire ».

Horaires, fermetures et règles

• Horaires : à la minute près (9 h 30), jusqu'à quatre plages par jour pour une pause déjeuner. Une fin à 00:00 veut dire minuit. « Fermé les jours fériés » ferme les onze jours fériés de métropole.
• Fermetures : en jours entiers, pour la ressource ou pour toutes les ressources (congés, travaux, inventaire). Aucune réservation ne croise une fermeture, pas même celles de votre équipe.
• Préparation avant et remise en état après : le temps de ménage ou de contrôle compte comme occupé. Une salle rendue à 10 h avec 30 minutes de remise en état se reprend à 10 h 30.
• Délai de prévenance et horizon : « au moins 2 h à l'avance », « jusqu'à 60 jours à l'avance ». Ils ne valent que pour la réservation en ligne.
• Votre équipe peut réserver en dehors des horaires, du délai et de l'horizon (un rendez-vous à 19 h dans une salle ouverte en ligne jusqu'à 18 h), jamais au-delà de la capacité ni dans une fermeture.
• Retirer un exemplaire, réduire les places, ajouter une fermeture ou allonger un temps de remise en état reste possible : la fiche dit alors en tête les réservations à venir qui ne tiennent plus, pour que vous les déplaciez ou les annuliez.

Synchroniser une ressource avec Airbnb, Booking ou un agenda

Sur la fiche d'une ressource, le panneau « Calendriers » relie la ressource aux plateformes où vous la louez aussi. Les deux sens se règlent séparément.

• Exporter : « Créer le lien » donne une adresse iCal à coller dans Airbnb (« Disponibilités › Synchroniser les calendriers »), Booking ou votre agenda. Elle montre les réservations du mois passé et à venir, et les fermetures, avec la mention « Réservé » et la référence : jamais le nom ni les coordonnées du client. Une ressource à la journée ou à la nuitée s'exporte en jours entiers.
• Le lien d'export donne à lire vos réservations : ne le publiez pas. « Régénérer » en crée un nouveau et l'ancien cesse aussitôt de fonctionner ; « Couper » les arrête tous. Collez ensuite le nouveau lien dans chaque plateforme abonnée.
• Importer : « Importer un calendrier » prend le lien d'export de la plateforme (https:// ou webcal://). Ses réservations deviennent des indisponibilités « Importées » : personne ne réserve ces dates ici, ni en ligne ni dans votre équipe. Sur une ressource à la nuitée, un séjour importé va de l'heure d'arrivée à l'heure de départ : deux séjours s'enchaînent le même jour.
• Capibara relève chaque calendrier importé toutes les 30 minutes environ ; « Relever maintenant » le fait tout de suite. Une réservation annulée sur la plateforme disparaît à la relève suivante. Une indisponibilité importée ne se supprime pas à la main : retirez-la à la source, ou retirez le calendrier.
• Une relève qui échoue (lien changé, site injoignable) ne retire rien : les indisponibilités de la dernière relève réussie restent en place, et la fiche dit le motif et l'heure du dernier essai. Un événement présent mais illisible (date mal écrite) garde lui aussi son indisponibilité.
• Les événements répétés (une réunion chaque lundi) sont ignorés et comptés sur la fiche : bloquez ces dates par une fermeture. Sur une flotte, un calendrier peut ne concerner qu'un exemplaire.
• Les plateformes relèvent votre lien d'export à leur propre rythme (souvent une à plusieurs heures) : une réservation prise ici peut y apparaître avec retard. Pour une location très demandée, gardez des tampons de préparation.

Voir votre planning dans Google, Outlook ou Apple

Dans l'onglet Calendrier, « S'abonner » vous donne un lien personnel à coller dans votre agenda habituel (Google Agenda : « Ajouter un agenda › À partir de l'URL »). La synchronisation est en lecture seule et respecte vos droits de visibilité. Le lien est personnel : s'il fuite, régénérez-le, et l'ancien cesse aussitôt de fonctionner.