Formation : gérer votre organisme de formation (QUALIOPI)

L’application Formation (module en option, disponible sur toutes les formules) est conçue pour les organismes de formation (OF). Elle gère tout le cycle administratif et pédagogique et vous met à niveau des exigences QUALIOPI, avec des documents générés automatiquement à partir de vos données. Vous la trouvez dans le menu « Formation ».

De la formation au dossier

Vous créez une formation (durée, objectifs, tarif) dans votre catalogue, puis, pour chaque session, un dossier composé d’une ou plusieurs conventions. La durée s’écrit en heures et minutes, par exemple « 14 h » ou « 3 h 30 » : une formation peut finir à la demi-heure, et les pièces, le BPF et les séances proposées reprennent la durée exacte. Une convention porte ses stagiaires, son devis et sa facture. Des modèles de documents et le « repiquage » automatique évitent de tout ressaisir : les informations de la formation et du client alimentent les pièces à produire.

Depuis la fiche d’une société ou d’un contact du CRM, le panneau « Formations » liste ses dossiers (ceux où elle est cliente et, pour une personne, ceux où elle est stagiaire), chacun vers sa fiche, avec l’état de sa convention. Le bouton « Créer un dossier de formation » ouvre un nouveau dossier déjà rempli avec ce client : sa première convention se crée avec le dossier. Le panneau ne s’affiche qu’aux personnes qui consultent la Formation, et le bouton qu’à celles qui gèrent les dossiers.

L’onglet « Dossiers » liste vos dossiers, les plus récents d’abord. Chaque ligne dit le client (et son statut : entreprise, particulier, association…), la référence et la formation, l’état du dossier (le même que sur sa fiche), les stagiaires (deux noms, puis le nombre des autres), la prochaine séance ou la période, le formateur, le montant hors taxes, ce qui est facturé et ce qui reste à encaisser ; un clic sur la ligne ouvre la fiche. La recherche trouve un dossier par son client, un stagiaire, sa référence ou sa formation. Les filtres choisissent un état (à facturer, à encaisser…), une période (à venir, en cours, terminés, séances à dater, d’après les dates des séances), une formation ou un financeur, et le tri suit la date de création, la date de début ou la référence. Les filtres restent dans l’adresse de la page : le retour depuis une fiche les retrouve, et le lien se partage. Filtrée par un état, la liste examine les dossiers par fenêtres de 200 : « Chercher plus loin » continue quand une fenêtre n’en contient aucun.

La fiche d’un dossier dit d’abord où il en est : le client nommé avec son statut (en lien vers sa fiche du CRM quand votre rôle peut l’ouvrir), la formation, la période, l’effectif, le formateur, ce qui est facturé et ce qui reste à encaisser, et son état : à préparer, à signer, en cours, à facturer, à encaisser, soldé (ou clôturé, annulé). Le bloc « Prochaine étape » propose le geste qui fait avancer le dossier (ajouter le client ou les stagiaires, planifier les séances, valider le dossier, faire signer la convention, émarger, facturer, encaisser, clôturer) ; un geste que votre rôle ne permet pas n’a pas de bouton, et la fiche le dit. « Modifier » change l’intitulé, la référence et les dates ; « Plus d’actions » télécharge l’archive ZIP, change le statut du dossier ou le supprime ; avant de supprimer un dossier ou une convention, la question dit combien de places réservées sans paiement la suppression rend à leur session. Dessous, un panneau par sujet : client et convention (ou contrat), financement et facturation, stagiaires, séances, émargement, pièces et signatures, formateur et honoraires ; à côté, les notes, les questionnaires et le journal (replié). Un dossier à plusieurs conventions groupe chaque panneau par client, et se filtre sur l’une d’elles dès trois conventions.

Vos clients : entreprise, particulier, association…

Le client d’une convention est une fiche de votre CRM : une société, ou une personne. Le sélecteur du client propose les deux dans une seule liste ; choisir une personne passe le statut à « Particulier à ses frais », une société à « Entreprise », et vous pouvez ensuite choisir un autre statut que la fiche admet (un travailleur indépendant peut être une société ou une personne). Le statut décide de ce que la fiche doit porter et de la pièce à signer. Une entreprise française : son SIRET est exigé, son n° de TVA est facultatif (une entreprise en franchise n’en a pas). Un travailleur indépendant : une convention avec son entreprise, SIRET exigé. Une association : le SIRET seulement si elle en a un. Une collectivité ou un établissement public : SIRET exigé. Un client établi à l’étranger : ni SIRET ni TVA française, le pays de sa fiche suffit. Un n° de TVA saisi est toujours contrôlé.

Un particulier qui paie lui-même sa formation signe un contrat de formation professionnelle (articles L6353-3 à L6353-7 du Code du travail), pas une convention : il est le stagiaire de son contrat, et lui seul. Le contrat se signe en ligne avant tout paiement. Après la signature, le stagiaire dispose de dix jours pour se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception (un dernier jour qui tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié se reporte au premier jour ouvrable). Aucune somme ne peut lui être demandée avant la fin de ce délai ; ensuite, 30 % du prix au plus, et le solde au fil des journées de formation. Capibara tient ces règles : sa facture ne s’envoie qu’à la fin du délai (l’envoi est programmé), son lien de paiement n’encaisse jamais plus que ce que la loi permet à la date du jour, et un échéancier qui demanderait trop tôt ou trop est refusé. Une facture du prix entier sans échéancier ne part pas (elle demanderait plus de 30 %) : posez d’abord sur la facture l’échéancier légal ; les relances suivent les mêmes règles. Plusieurs factures au même stagiaire se comptent ensemble : ce que demande encore une facture partie chez lui (envoyée, relancée ou déjà réglée en partie) réduit ce que les suivantes, et le lien de l’annonce de fin du délai, peuvent demander. La fiche du dossier montre l’état du contrat, l’échéancier légal à reporter sur la facture, et le geste « Enregistrer une rétractation » (au menu de la ligne du client) : il ferme aussi, chez Stripe, une page de paiement que le stagiaire aurait ouverte (si elle n’a pas pu l’être, la fiche le dit et « Réessayer » reprend). Une part prise en charge par un tiers (employeur, financeur public) se facture à ce tiers, hors de ces règles : les 30 % se comptent alors sur la part du particulier. Seul le payeur déclaré dans le financement de la convention en sort : une facture adressée à une autre fiche reste soumise aux règles du particulier. Après une rétractation, aucune page de paiement ne s’ouvre plus, même pour le tiers : sa facture se corrige par un avoir.

Un demandeur d’emploi : c’est son financeur (France Travail, la Région) qui paie ; il est le stagiaire de sa convention. Enregistrez la prise en charge de ce financeur (« Répartir le financement ») : il reçoit la facture. Sans prise en charge, rien ne se facture à la personne ; si elle finance elle-même sa formation, passez son statut à « Particulier à ses frais » (son contrat la protège). Après une prise en charge partielle, le reste à sa charge se facture à elle, et la fiche le nomme. La pièce exacte dépend du financeur (France Travail fait signer son propre devis) : faites-la valider.

Une personne qui se forme avec son compte personnel de formation (CPF) a le statut « Titulaire du CPF » (le CPF ne se saisit pas comme une prise en charge). Une demande de votre site où un particulier, un demandeur d’emploi ou un indépendant choisit « Avec le compte personnel de formation » prend ce statut à « Préparer un dossier ». Elle commande sur Mon Compte Formation : les conditions générales du service tiennent lieu de convention (article D6353-1 du Code du travail), il n’y a donc ni contrat à signer, ni délai de dix jours, ni règle des 30 % (sa rétractation, 14 jours ouvrés, se fait sur la plateforme). Elle ne reçoit ni devis ni facture : sa participation obligatoire, quand elle est due (pas pour un demandeur d’emploi, ni sous abondement de l’employeur), et son éventuel reste à charge se paient à la Caisse des Dépôts, sur la plateforme, et la Caisse des Dépôts vous paie toute la commande après le service fait. Capibara ne se connecte pas à EDOF : vous y faites chaque geste, puis vous le reportez sur la convention, dans « Financement et facturation » (« C’est fait sur EDOF »). Le suivi dit le prochain geste et son échéance, fériés sautés : envoyer la proposition de commande au moins 11 jours ouvrés avant le début, puis reporter la commande validée par le titulaire, avec son prix TTC tel qu’EDOF l’affiche et, si vous les connaissez, la participation et le reste à charge qu’il a payés sur la plateforme (ils font partie du prix : la Caisse des Dépôts vous paie la commande entière, ils ne se facturent pas et ne comptent pas au BPF) ; la convention passe « Signée », et le dossier se valide seulement ensuite ; déclarer l’entrée dans les 3 jours ouvrés à compter du début ; déclarer la sortie et le taux de réalisation dans les 3 jours ouvrés après la fin. Au service fait, reportez le montant de l’appel à facture d’EDOF, TTC comme EDOF l’affiche : il ne dépasse jamais le prix de la commande. Capibara le propose selon les règles de la Caisse des Dépôts (plus de 80 % de réalisation, le prix ; de 25 à 80 %, au prorata ; moins de 25 %, 25 % du prix ; absent au début, 5 %), EDOF fait foi. La facture porte le montant hors taxes qui redonne ce TTC au taux de la formation ; quand aucun montant hors taxes ne le donne exactement (un TTC sur six à 20 %), elle porte un centime de moins, jamais de plus, et le suivi le dit. Choisissez la fiche de la Caisse des Dépôts (une société de votre CRM) et le n° du dossier EDOF : « Créer la facture » prépare alors sa facture, de ce montant, avec ce n° ; reportez son numéro sur EDOF. Cette facture ne part jamais par la plateforme de facturation électronique (la Caisse des Dépôts la reçoit sur EDOF), et elle compte au BPF en ligne 2e. Une étape reportée par erreur s’efface, la dernière seulement, et le service fait tant que la facture n’existe pas. Une rétractation du titulaire, une annulation (par lui ou par vous) ou une commande jamais validée se reporte aussi, avant l’entrée en formation (« Reporter une annulation », dans le suivi) : c’est définitif. La place tenue sans paiement se rend à sa session, la convention ne suit plus la formation (ni convocation, ni émargement, ni pièce ; le BPF ne compte ni le stagiaire ni ses heures) et rien n’est dû, sauf l’indemnité d’une annulation par le titulaire à moins de 7 jours ouvrés du début (5 % du prix) : reportez l’appel à facture qu’EDOF en tire, puis facturez-le à la Caisse des Dépôts. Après l’entrée, ou dès que le stagiaire a émargé, un arrêt se déclare en service fait, avec son taux de réalisation. L’avance de 25 % des formations de plus de trois mois ne se facture pas ici, ni les frais annexes (repas, transport, hébergement) : faites valider ces deux cas par un juriste. KAIROS (l’assiduité d’un demandeur d’emploi dont France Travail abonde le compte) n’est pas suivi ici. L’origine « CPF » du financement (ligne 2e du BPF) est réservée à ce statut : une entreprise, une association ou une collectivité ne la prend pas, et une convention qui quitte ce statut reprend l’origine du nouveau. Une place réservée en ligne « à titre personnel » puis passée au CPF garde sa place (aucun contrat n’est attendu) ; une inscription réglée en ligne ne passe pas au CPF. Un contrat ou une convention générés avant le changement de statut ne partent plus, ni en relance : supprimez-les de la carte Pièces.

Les modèles de contrat et de convention sont des modèles : faites-les valider par un juriste avant de les utiliser, en particulier le contrat du particulier (médiateur de la consommation à compléter, prix toutes taxes comprises si votre organisme n’est pas exonéré).

Les demandes reçues depuis votre site

Chaque demande envoyée depuis une fiche de votre catalogue public arrive dans l’onglet « Demandes » (avec un badge sur les nouvelles). Le formulaire recueille ce dont le dossier aura besoin, sans demander le reste : devis ou inscription ; qui demande (une entreprise, un travailleur indépendant, une association, une collectivité, une structure établie hors de France, un particulier ou un demandeur d’emploi) ; le contact ; la structure, retrouvée dans l’annuaire SIRENE (le SIRET est capté) ; les stagiaires nommés, s’ils sont connus ; la période souhaitée ; la forme (inter ou intra) et la modalité (présentiel, à distance, mixte), avec le lieu d’un intra chez le client et la session publiée qui l’intéresse ; le financement prévu (proposé selon le statut : budget de la structure, OPCO et son nom, CPF, à ses frais, France Travail, Région) ; un besoin d’aménagement (une case et une phrase, aucun détail de santé : vous recontactez la personne ; la phrase ne se lit que dans Formation, l’e-mail qui vous annonce la demande dit seulement « besoin signalé », et le texte confié à l’import IA n’en dit rien) ; un message. Un particulier ou un demandeur d’emploi est lui-même le stagiaire : ni structure ni liste ne lui sont demandées. Une demande ne modifie jamais un contact déjà présent dans votre CRM avec la même adresse : elle s’y rattache, et ce qu’elle dit reste dans « Demandes ».

Le demandeur reçoit un accusé de réception qui reprend ses choix (jamais son message ni un texte saisi), au plus trois par adresse et par jour. Les responsables reçoivent un e-mail à chaque nouvelle demande, avec tout ce qu’elle contient.

« Préparer un dossier » ouvre d’abord un aperçu, et rien ne s’écrit avant « Créer le dossier ». L’aperçu dit ce que le dossier reprend : le client, créé ou retrouvé dans votre CRM selon le statut (la structure par son SIRET, sinon par son nom et son e-mail ; la personne par son e-mail), avec ce qui manque à sa fiche ; les stagiaires (pour un particulier, lui seul) ; la formation ; la modalité et le lieu ; le financement et l’OPCO pressenti (rattaché à la convention quand une seule fiche de votre CRM porte son nom) ; une note du dossier, à relire, qui reprend le message, la période, la forme et un besoin d’aménagement. La convention est créée quand la fiche convient au statut (le SIRET n’est exigé que d’une entreprise, d’un indépendant ou d’une collectivité ; le n° de TVA jamais) ; sinon, le dossier arrive sans convention, avec la phrase qui dit quoi compléter. Une fiche retrouvée n’est jamais modifiée d’office : quand la demande remplirait un de ses champs vides (e-mail, téléphone, n° de TVA, adresse, pays), l’aperçu le montre avec sa valeur, et seuls les champs que vous cochez s’y écrivent ; aucune case cochée, la fiche reste telle quelle, et un champ déjà rempli ne se réécrit jamais. Un stagiaire déjà présent dans votre CRM n’est pas rattaché d’office à la société cliente : sa fiche reste telle quelle, et sa ligne de stagiaire porte la société. La note et la modalité se modifient ensuite sur la fiche du dossier. Le droit à l’oubli exercé depuis le CRM efface la demande et ce que le dossier en a recopié (le message, le besoin d’aménagement, le lieu chez une personne) ; ce que vous avez écrit vous-même reste.

L’aperçu propose ensuite un plan, que vous acceptez, ajustez ou refusez ligne à ligne. Une session inter ouverte de la même formation, avec assez de places et dans la période souhaitée, est proposée en premier (celle que le demandeur a choisie sur le site d’abord) : l’accepter réserve ses places sans paiement dans le dossier de la session, où le client reçoit sa convention (un particulier, son contrat à signer, comme en ligne) ; l’inscription paraît dans celles de la session, « Réservée sans paiement », et s’annule comme les autres. Supprimer son dossier ou sa convention l’annule aussi et rend ses places à la session (sans e-mail : prévenez la personne). Sinon, des dates : à partir du premier jour souhaité (sans période, dans deux semaines ; jamais avant demain), sur les jours d’ouverture de votre organisation (à défaut, du lundi au vendredi), jours fériés sautés, une séance par jour du programme. Chaque séance reçoit les horaires types de la formation (réglés sur sa fiche du catalogue, « Horaires d’une journée »), sinon ceux de votre organisation, sinon 9h-12h30 et 14h-17h30, découpés pour couvrir les heures du programme. Un formateur libre est proposé (ceux qui ont déjà animé cette formation d’abord), et une salle libre et assez grande du Planning, si la formation n’a lieu ni à distance ni chez le client. Chaque ligne dit ce qui coince : jour fermé ou férié, après la fin souhaitée, horaires trop courts, formateur qui anime déjà ailleurs ou en congé, salle déjà réservée ou fermée. Une disponibilité qui n’a pas pu être vérifiée se dit « inconnue », jamais « libre ». Changez une date ou des horaires : le plan est vérifié de nouveau.

La salle acceptée est réservée au Planning pour chaque séance (il faut pouvoir gérer les réservations du Planning). Elle suit la séance : une séance déplacée déplace sa réservation ; si la salle n’est plus libre au nouveau créneau, sa réservation est annulée et l’écran le dit ; une séance, une convention ou un dossier supprimés annulent leurs réservations. Sans convention, seules les dates du dossier sont posées : « Générer les séances » produit ensuite les mêmes séances, avec les mêmes règles. Le dossier reste ouvert : le devis et les envois restent vos gestes. « Analyser avec l’IA », au menu de la demande, pré-remplit l’import intelligent avec son texte. Les onglets Nouvelles, Traitées, Archivées et Toutes trient les demandes, et « Voir le détail » déplie ce que chacune a recueilli ; le même menu la marque traitée, l’archive, ouvre la fiche CRM du contact ou la supprime.

Signatures et feuilles de présence

Les pièces à faire signer (convention, contrat, règlement…) partent par e-mail, aux couleurs de votre organisation, avec une signature électronique intégrée : le signataire ouvre un lien personnel et signe en ligne. Une adresse reçoit un seul e-mail, qui porte toutes ses pièces. Le règlement intérieur et le livret d’accueil se génèrent par stagiaire (chacun signe sa copie). Si un envoi échoue faute d’adresse, l’écran nomme le tiers concerné et vous propose de saisir une adresse ponctuelle. Les liens publics (signature, questionnaire) expirent au bout de 30 jours ; une pièce dont le lien ne s’ouvre plus l’indique (« lien expiré, à renvoyer ») : renvoyez-la pour qu’elle soit signée. Une pièce toujours à signer trois jours après son envoi est relancée une fois, automatiquement, à l’adresse qui l’a reçue, avec un lien neuf. Une fois signée, l’aperçu de la pièce propose son exemplaire signé (la pièce et son certificat de signature), que le signataire reçoit aussi par e-mail.

Chaque pièce est un vrai PDF à vos couleurs : votre logo et votre identité en tête (SIRET, n° de déclaration d’activité), le dossier, la formation, le client et le stagiaire dans un cadre, les articles mis en forme, le lieu, la date et les signatures d’un seul tenant, et en pied de page la mention « cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État » avec la pagination. « Voir le PDF », dans le menu de la pièce ou dans son aperçu, l’ouvre dans un onglet ; « Télécharger » l’enregistre. Tant qu’elle n’est ni envoyée ni signée, la pièce se dit « Aperçu » et suit votre identité du jour ; dès son premier envoi ou sa signature, son PDF est figé : changer d’adresse ou de logo ne la modifie plus. Le signataire lit ce même PDF avant de signer, et son exemplaire signé le reprend. Une pièce signée en ligne imprime le nom du signataire, la date et l’empreinte de la preuve ; une pièce marquée signée à la main le dit (« signée sur papier »).

Les séances sont celles du dossier : une séance se partage entre toutes ses conventions, avec une seule réservation de salle, un seul formateur et une seule ligne au planning, quel que soit le nombre de clients. Une convention ajoutée suit le calendrier du dossier, et chaque stagiaire n’émarge et ne compte que pour ses heures. Une séance créée avant ce partage et propre à un client le dit (« Atelier Plume seulement »). Chaque séance peut avoir son propre formateur (« Modifier les séances ») ; à défaut, c’est celui du dossier. Son planning, sa disponibilité dans les propositions de dates, son émargement et ses honoraires suivent alors ce formateur, et Capibara signale un formateur déjà pris sur le créneau. Un formateur qui a signé une séance ne change plus : le formateur du dossier non plus, s’il a signé une séance qui le suit ; posez alors le nouveau formateur séance par séance sur les suivantes. Quand le formateur du dossier ou son intervenant nommé change, ses liens d’émargement encore inutilisés ne valent plus : renvoyez les liens. Si la fiche du formateur propre d’une séance est supprimée du CRM, la séance le dit (« formateur effacé ») et ne passe pas au formateur du dossier : ses heures ne comptent pour personne d’autre, au planning comme au BPF. Choisissez un nouveau formateur dans « Modifier les séances ».

Chaque séance porte ses horaires en clair, par exemple « 9h-12h30 / 14h30-17h45 » : les heures prévues en sont calculées (« Modifier les séances », dans le panneau Séances ; « Horaires types » les applique à toutes les séances d’un coup). Pour qui émarge sur papier, les présences se saisissent à la main depuis le panneau Émargement (« Saisir les présences à la main », dans son menu) : une coche pour présent, une croix pour absent, le rond pour une présence partielle en heures, et « Tous présents » ou « Tous absents » pour une séance entière ; au téléphone, une séance à la fois. Un stagiaire qui émarge en ligne y est en lecture seule : ses heures suivent ses signatures. Le panneau dit les heures réalisées par chaque stagiaire face aux heures prévues. La feuille d’émargement PDF a une colonne par demi-journée, avec ses dates et ses horaires. « Convoquer », dans le panneau Stagiaires, envoie aux stagiaires un e-mail complet (période et horaires, détail des séances, durée, lieu mémorisé sur le dossier ou à défaut l’adresse de votre organisme, formateur, programme et contact), distinct de la pièce « Convocation » à signer.

L’émargement se signe en ligne, par demi-journée : chaque stagiaire signe son matin et son après-midi (une plage qui commence avant midi est du matin), et le formateur signe chaque séance. Dans le panneau Émargement, chaque séance dit son état (à venir, à signer, émargée, incomplète) et « Ouvrir » mène à son émargement. Deux façons de signer, au choix : en séance, « Faire signer en séance » passe l’appareil du formateur de main en main, chaque stagiaire touche son nom, trace sa signature au doigt et coche l’attestation ; ou par un lien personnel, que chaque stagiaire ouvre sur son téléphone, utile à distance : « Envoyer les liens par e-mail » (un lien par demi-journée encore à signer, et le sien au formateur) ou « Afficher les QR codes » dans la salle (un code par stagiaire, à scanner). Un lien ne vaut que pour son stagiaire et sa demi-journée, ne s’ouvre qu’à l’heure de début et expire le soir de la séance (celui du formateur, sept jours après) ; un nouvel envoi crée des liens neufs, au plus une fois toutes les dix minutes par séance. On ne signe jamais une demi-journée qui n’a pas commencé, et une signature ne se modifie plus : elle garde le tracé, l’heure, l’adresse IP et le navigateur, scellés dans une empreinte SHA-256. Une absence se note par le formateur ou l’organisme, jamais par le stagiaire (justifiée ou non, avec un motif court, sans détail de santé), et peut se retirer ; « Présent, signé sur papier » déclare une demi-journée signée sur la feuille. Les heures réalisées (attestation, certificat de réalisation, BPF) suivent les demi-journées signées ou déclarées sur papier. Une séance émargée ne se supprime plus et garde son jour et ses horaires ; un stagiaire qui a émargé ne se retire plus du dossier. La feuille d’émargement PDF imprime chaque signature dans sa case, avec son heure et le renvoi à sa preuve, les absences et les présences sur papier, et en dernière page la preuve de chaque signature et la liste des absences ; une case vide se signe toujours à la main.

Le jour de chaque séance, les liens partent tout seuls : dans l’heure et demie qui précède le début, chaque stagiaire qui a une adresse e-mail reçoit son lien pour chaque demi-journée, et le formateur le sien. Seuls les dossiers en cours envoient, une fois par séance ; un stagiaire qui a déjà ses liens en main (envoyés à la main et encore valables, ou en cours d’envoi) ne les reçoit pas deux fois. Si vous l’activez dans les réglages de l’émargement (c’est coupé par défaut), un retard se décompte des heures réalisées quand le stagiaire signe lui-même, par le lien reçu par e-mail : une demi-journée signée plus tard que le seuil choisi (15 minutes proposées) après son début ne compte que le temps passé après la signature (une pause ne compte pas comme un retard), et la ligne du stagiaire dit « retard de 40 min décompté ». Une signature en salle, sur votre appareil ou au QR code affiché, compte la demi-journée en entier : l’heure est celle où vous faites signer, pas celle de l’arrivée. De même, une demi-journée signée après sa fin, ou une séance sans horaires, compte en entier. Réglez l’un et l’autre dans « Réglages de l’émargement » (menu de l’émargement d’une séance) : coupez l’envoi automatique si vous émargez sur papier ou en salle, activez le décompte des retards et choisissez son seuil, ou coupez-le. Ces réglages valent pour tous vos dossiers, et pour les signatures à venir : les heures déjà comptées ne changent pas.

Une pièce envoyée ne peut pas être renvoyée pendant 10 minutes : chaque renvoi remplace le lien précédent, et marteler le bouton casserait le lien déjà reçu. Les e-mails partent par la file d’envoi de votre organisation, en quelques secondes ; chaque envoi parti s’inscrit au journal du dossier. Sur la ligne de chaque stagiaire, le menu d’évaluation enregistre le résultat de l’évaluation des acquis (acquis, en cours d’acquisition, non acquis) : il est repris dans son attestation de fin de formation. À la fin de la formation, « Envoyer les documents de fin » (panneau « Pièces et signatures » de la fiche du dossier, et proposé dans « Prochaine étape » quand la formation est finie) génère les attestations et les certificats de réalisation avec les heures réalisées, puis envoie à chaque stagiaire son attestation et au client ses certificats, avec votre questionnaire de satisfaction à chaud s’il est actif ; le geste attend le jour de la dernière séance. Vos stagiaires et vos clients disposent aussi d’une page publique de réclamation sur votre site (lien dans les e-mails) : chaque dépôt alimente votre registre Qualité.

Ce que vos pièces et vos e-mails contiennent

Une pièce ne part jamais avec un trou. Si une donnée manque au moment de la générer (les prérequis ou les modalités de la formation, les dates ou la modalité du dossier, le formateur, le prix, l’adresse ou le SIRET du client, les heures réalisées d’un stagiaire, le résultat de son évaluation…), la pièce garde son champ visible et son envoi est refusé, avec une phrase qui dit quoi compléter et où : la fiche de la formation au catalogue, la fiche du dossier, la fiche du client au CRM, le panneau Émargement, ou Paramètres › Société. Complétez, puis régénérez la pièce. Un modèle qui garde un passage « à compléter » (le médiateur de la consommation du contrat, un « [__] ») est refusé de la même façon jusqu’à ce que vous le corrigiez dans les modèles de documents. Les valeurs proposées entre crochets, comme « [30] % » ou « [7] jours » des conditions générales de vente, sont des propositions à confirmer : une pièce qui les garde ne part pas. Gardez-les ou changez-les en retirant les crochets ; l’éditeur du modèle les signale et « Garder les valeurs proposées » les confirme d’un clic. Un programme vide sur la fiche de la formation prend un repli : le déroulé des séances qui ont un intitulé propre, sinon les objectifs pédagogiques. Une formation gratuite s’envoie : établissez un devis à 0 € (un prix à 0 € sans devis ni facture reste un prix inconnu, et bloque l’envoi).

Les modalités d’évaluation des acquis ont leur champ sur la fiche de la formation, à côté des modalités pédagogiques et techniques : le programme, la convention, le contrat du particulier, le livret d’accueil et l’attestation les reprennent. Un modèle déjà personnalisé (dans « Modèles de documents », ou le modèle de convention d’une formation) ne reçoit pas seul les champs ajoutés depuis au modèle officiel : l’éditeur du modèle les signale (le référent handicap, l’identité du client, la modalité, le financement, les stagiaires, les modalités d’évaluation) et « Insérer » ajoute chaque phrase à l’endroit du modèle officiel, sans toucher à votre texte. Relisez, puis enregistrez.

Les modèles par défaut portent les mentions vérifiées au Code du travail : la convention (articles L6353-1 et D6353-1 : objet, durée, période, modalité, effectif et noms des stagiaires, prix hors taxes et financement part par part, avec le n° d’accord), le contrat du particulier (L6353-3 à L6353-7), le règlement intérieur (L6352-3 à L6352-5, R6352-1 à R6352-15 : égalité de traitement et neutralité, sanctions et procédure, délégués), l’attestation de fin de formation (objectifs, nature, durée, résultat de l’évaluation des acquis), le certificat de réalisation sur le modèle du ministère du Travail (statut du stagiaire, heures réalisées, engagement de conservation des preuves pendant 3 ans). Partout où figure votre n° de déclaration d’activité, la mention « cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État » le suit. Une pièce déjà envoyée ou signée garde son texte : les modèles corrigés ne valent que pour les pièces générées ensuite. Faites valider vos modèles par un juriste.

Chaque e-mail adressé à un client, un stagiaire ou une personne qui demande une formation dit comment joindre votre organisme (l’e-mail et le téléphone de Paramètres › Société) et porte le lien de réclamation. Renseignez-les : sans eux, l’e-mail dit seulement de s’adresser à votre organisme. Un e-mail ne demande jamais de « répondre à ce message » : sans adresse de réponse réglée, il part d’une adresse qui ne reçoit pas les réponses. La convocation donne la période des séances, ou à défaut celle du dossier, et le lieu (« à distance » pour une formation entièrement à distance). Une rétractation enregistrée part en accusé à la personne (la date de sa lettre, aucune somme due, sa place rendue) ; une inscription à une session annulée est annoncée à l’acheteur, avec le montant remboursé quand elle l’est.

Questionnaires et satisfaction

Vous créez vos propres questionnaires (positionnement en amont, satisfaction à chaud en fin de formation, satisfaction à froid quelques mois après) et les envoyez par un lien public personnel : un nouvel envoi remplace le lien encore sans réponse, pour qu’une personne ne réponde qu’une fois. Le questionnaire de satisfaction à chaud actif part aussi avec les documents de fin. Les réponses sont agrégées pour votre suivi qualité et vos indicateurs.

Votre catalogue sur votre site

Chaque formation du catalogue peut être publiée sur votre site : ouvrez sa fiche, activez « Publiée sur votre site » dans le panneau « Diffusion » (avec un résumé, un visuel, les publics visés et les délais d’accès), puis « Enregistrer ». Le même panneau archive une formation : elle ne se propose plus aux nouveaux dossiers ni aux nouvelles sessions, et le catalogue la range sous « Formations archivées ». La page /formations de votre site liste alors vos formations publiées, et chaque fiche publique reprend automatiquement l’information attendue par QUALIOPI : objectifs, prérequis, programme, modalités, délais d’accès, accessibilité handicap et tarif. Un formulaire de demande de devis crée directement un contact dans votre CRM et vous notifie.

Le bouton « Régler la vitrine » du catalogue règle ce qui entoure vos formations : texte d’accueil, indicateurs de résultats (satisfaction dès 3 réponses, assiduité, stagiaires formés : les chiffres affichés en tête du catalogue ; l’assiduité rapporte les heures réalisées de chaque stagiaire aux heures prévues des séances déjà commencées qu’il suit), certification Qualiopi (affichée en texte, jamais le logo, dont l’usage est encadré par votre certificateur), et lien vers vos avis Google. Si votre numéro de déclaration d’activité est renseigné, la mention légale « ne vaut pas agrément de l’État » est composée automatiquement. Deux sections du constructeur de site (« Catalogue de formations » et « Indicateurs de formation ») posent les mêmes contenus sur n’importe quelle page.

Sessions inter-entreprises vendables en ligne

L’onglet « Sessions » planifie des dates ouvertes à plusieurs entreprises : formation du catalogue, dates, lieu ou distance, nombre de places et prix par place. Une session publiée apparaît sur la fiche publique de la formation (et sur la page /formations) avec le nombre de places, les places prises et les places restantes : les visiteurs s’inscrivent et paient en ligne (le paiement arrive directement sur votre compte Stripe, comme la billetterie). Une session gratuite s’inscrit sans paiement. Chaque inscrit reçoit une confirmation par e-mail, avec les participants nommés.

Le visiteur qui s’inscrit « À titre personnel », à ses frais, ne paie rien en ligne : sa place est réservée à son nom, son contrat de formation part à signer, et il reçoit un accusé de réception. À la fin de son délai de rétractation, il apprend que son inscription est définitive et reçoit le lien de paiement de sa facture si elle est émise ; vous recevez ce que vous pouvez lui facturer, et un avertissement si aucune facture ne lui est encore émise (l’émission reste votre geste, depuis le dossier). Un contrat qui n’est pas signé dans les 7 jours qui suivent la réservation libère la place : la personne et vous en êtes prévenus par e-mail, et ce contrat ne se signe plus en ligne. Signé au moment même où la place se libère, le premier des deux qui aboutit l’emporte ; signé après, le contrat ne compte pas : la page de signature le dit à la personne (« Signature sans effet »), le fil du dossier le dit et vous en êtes prévenu, pour proposer une nouvelle inscription si la personne le souhaite. Il en va de même d’un contrat papier : « Marquer signée à la main » est refusé une fois la place libérée, et marquer de nouveau un contrat déjà signé ne change pas sa date de signature (le délai de rétractation part toujours de la première). Une réservation se retrouve dans « Inscriptions » (« Réservée sans paiement ») et sa convention dans le dossier de la session. Si le contrat ne peut pas partir tout seul (identité de votre organisme incomplète, formation ou formateur à compléter, médiateur de la consommation laissé « à compléter » dans le modèle du contrat), vous êtes prévenu et l’envoyez depuis le dossier.

Une place non payée est automatiquement libérée après ~35 minutes si le paiement est abandonné. Côté suivi : chaque session dit son état (en ligne, non publiée, complète, inscriptions closes, passée) et ses places payées ; son menu la modifie, la publie ou la retire du site, ferme ou rouvre ses inscriptions. Le bouton « Inscriptions » liste les inscrits ; le menu de chaque inscription renvoie la confirmation, ou l’annule et la rembourse (droit dédié « Rembourser une inscription de session »). « Ajouter une inscription » enregistre une vente au guichet (chèque, espèces, TPE sur place, virement ou place offerte) : les places sont réservées, la confirmation part par e-mail et la vente entre en comptabilité au moyen choisi. Pour un particulier à ses frais, choisissez « À titre personnel » : rien ne s’encaisse au guichet, sa place est réservée à son nom et son contrat part à signer, comme en ligne. Trois jours avant la session, chaque inscrit reçoit automatiquement un rappel. Quand la session se concrétise, « Préparer le dossier » crée le dossier de la session, puis « Créer la convention » transforme chaque inscription payée en convention conforme : vous choisissez la fiche entreprise (SIRET valide exigé), les participants deviennent les stagiaires, et le circuit habituel (pièces, émargement, questionnaires) prend le relais. L’inscription est déjà encaissée et comptabilisée : la convention est « réglée à l’inscription » et naît avec sa facture acquittée, émise dans Facturation au nom de l’entreprise et envoyée à l’acheteur. Elle n’a ni devis, ni autre facture, ni prise en charge : la même formation ne se vend jamais deux fois. Si la facture n’a pas pu être émise (identité de votre organisme incomplète, par exemple), « Émettre la facture acquittée » la reprend depuis la fiche du dossier. Elle se numérote seulement pour une personne qui peut créer des factures : sinon, elle attend en brouillon que cette personne l’émette. Rembourser une inscription déjà convertie annule sa facture acquittée dans le même geste : un avoir du montant remboursé s’émet et part à l’acheteur, ce qui demande aussi le droit de créer des factures (si l’avoir n’a pas pu s’émettre, « Émettre l’avoir » le reprend depuis les inscriptions). Une inscription réglée au guichet et déjà facturée ne s’annule qu’après l’avoir de sa facture, fait dans Facturation : rendez le règlement par le moyen d’origine. Un remboursement que Stripe met en attente (quelques jours pour un prélèvement) n’annule rien tant qu’il n’est pas confirmé ; à sa confirmation, l’inscription s’annule d’elle-même et l’acheteur est prévenu. S’il échoue, un avis vous dit de relancer son annulation.

Un paiement qui arrive après l’expiration d’une inscription (un prélèvement SEPA tardif, par exemple) confirme l’inscription d’office si la session est ouverte, à venir, et qu’il reste de la place. Sinon, l’inscription apparaît « Payée après expiration » : confirmez-la (en agrandissant la jauge si besoin) ou remboursez-la depuis la liste des inscriptions. Capibara vérifie d’abord chez Stripe que le paiement n’a été ni remboursé ni contesté. Un remboursement en attente chez Stripe bloque la confirmation comme l’annulation jusqu’à son issue. Un paiement contesté ne se régularise qu’une fois le litige clos : gagné, il se confirme ; perdu, l’inscription se clôt sans remboursement, car l’argent est déjà rendu au client. Une session qui porte un tel paiement ne se supprime qu’après sa régularisation. Si votre compte Stripe est déconnecté, ni la confirmation ni le remboursement ne sont possibles : reconnectez-le d’abord. Au guichet, chaque ligne de participant remplie (nom ou e-mail) compte une place.

Avis publics de vos stagiaires

La fiche publique de chaque formation accepte des avis (note sur 5 + commentaire). Rien n’est publié sans votre relecture : chaque avis arrive dans Site → Avis avec un badge « Formation : … », vous l’approuvez, le rejetez ou y répondez publiquement. Quand l’adresse e-mail de l’auteur correspond à un stagiaire d’une convention engagée de cette formation, l’avis porte le badge « Stagiaire vérifié ». La note moyenne alimente les résultats enrichis Google de la fiche.

Financement et facturation

Les devis et les factures des conventions sont ceux de Facturation : numérotés, avec les mentions légales, le Factur-X et l’envoi par e-mail. Sur la fiche du dossier, « Créer le devis » ou « Créer la facture » prépare un brouillon au nom du client : une ligne « Formation : intitulé » avec la période, les heures, l’effectif et les stagiaires, au forfait du groupe, ou par stagiaire quand le dossier vend des places. Relisez-le et modifiez-le dans l’éditeur de Facturation, puis émettez-le. Un devis accepté se facture depuis la convention ou depuis sa fiche, acomptes déduits. Les règlements, les relances et les avoirs se font dans Facturation, et l’état de la convention suit de lui-même, comme le règlement de chaque stagiaire (« À régler », « Prise en charge » quand un financeur paie une part, « Réglé » quand chaque payeur a payé).

Un OPCO, France Travail ou la Région paie une part directement à votre organisme ? Ouvrez « Répartir le financement » sur la convention et saisissez chaque prise en charge : l’organisme qui paie (sa fiche société dans le CRM), son origine pour le BPF, le montant hors taxes et le n° d’accord. Le client paie le reste, calculé au centime. Chaque payeur reçoit sa facture, à créer depuis la section Financement : celle du financeur porte sa part et le n° d’accord ; celle du client, le prix entier moins une ligne « Prise en charge » par financeur. Le devis, lui, va au client pour le prix entier et annonce la prise en charge prévue. La convention est soldée quand chaque payeur a réglé.

Une part déjà facturée ne change plus : corrigez d’abord sa facture, par un avoir si elle est émise. Quand l’entreprise paie tout puis se fait rembourser par son OPCO, n’ajoutez pas de prise en charge : le client reçoit une seule facture, et vous pouvez noter le n° d’accord dans ses notes. Un acompte demandé au client sur son devis ne dépasse jamais son reste à charge : la part du financeur se facture au financeur.

Les devis et factures faits avant ce fonctionnement restent consultables depuis leur convention, en lecture seule. Une convention qui a un devis ou une facture ne se supprime plus : une facture émise s’annule par un avoir, depuis sa fiche dans Facturation.

Le bilan pédagogique et financier (BPF)

Ouvrez l’onglet BPF : il s’ouvre sur le dernier exercice clos, celui que vous devez déclarer. L’exercice est celui de votre comptabilité : saisissez vos exercices dans Comptabilité pour un exercice qui ne suit pas l’année civile ; sans exercice saisi, le BPF suit l’année civile. Un exercice en cours s’affiche aussi, avec des chiffres provisoires.

Les produits (cadre C) sont ceux que vous avez facturés sur l’exercice : factures et factures d’acompte émises, nettes des avoirs, hors taxes, à la date de leur émission. Chaque montant va à la ligne de son financeur : celui de la prise en charge de son payeur, sinon celui choisi sur la convention. Un devis ou un brouillon ne compte pas.

Les heures et les stagiaires (cadres E et F) sont ceux des séances datées dans l’exercice, pour les conventions engagées : signées, facturées ou soldées, que l’état vienne de la signature de la pièce ou du devis accepté. Une convention rétractée ne compte pas. Une séance partagée par plusieurs conventions compte une fois pour son formateur ; chaque stagiaire compte ses propres heures. Les honoraires d’un formateur suivent la part de ses heures du dossier tombée dans l’exercice ; quand ses factures sont reliées au dossier, ce sont elles qui comptent (achats de prestation). Un bon de commande seul attend la facture du formateur : il ne compte pas dans les charges, l’écran du BPF le dit à côté. Avec une facture ou un bon, le formateur compte comme prestataire (personne extérieure). Le formateur d’une séance compte pour ses séances, avec ses propres pièces.

Reportez ces chiffres sur le portail Mon Activité Formation, puis complétez les rubriques marquées « À compléter ». Le Cerfa pré-rempli se télécharge en PDF, et l’ensemble s’exporte en CSV.

TVA : l’organisme exonéré

Votre organisme est exonéré de TVA (art. 261, 4-4° a du CGI, sur attestation de la DREETS) ? Déclarez-le une fois dans Facturation, onglet Réglages, panneau « Organisme de formation exonéré ». Vos devis et factures de formation naissent alors sans TVA, avec la mention d’exonération au pied, et la facture électronique porte le motif de l’exonération. Une autre ligne ajoutée dans Facturation (matériel, location) garde votre TVA habituelle : choisissez « Exonéré » à la main pour une ligne qui l’est aussi : elle reçoit la même mention et le même motif. Sans organisme exonéré déclaré (ni franchise en base), une facture qui porte une ligne « Exonéré » ne s’émet pas (elle ne dirait pas pourquoi elle est sans TVA) : la phrase dit quoi faire. La mention par défaut est « Exonération de TVA, art. 261, 4-4° a du CGI » ; vous pouvez la remplacer par la vôtre. Faites valider son libellé par votre conseil : il change avec la recodification de la TVA au 1er janvier 2027.

Une formation hors du champ de l’exonération se soumet à la TVA depuis sa fiche, panneau « TVA » (réservé aux personnes qui gèrent le catalogue et les factures) : ses devis et factures appliquent alors le taux de votre régime, et une inscription vendue en ligne aussi. Un document déjà émis garde la mention et le taux de son émission ; un avoir reprend ceux de la facture qu’il corrige.

Vos formateurs

Rattachez un formateur (fiche de l’onglet Formateurs) à chaque dossier, depuis le panneau « Formateur » de la fiche du dossier, et, si vous le souhaitez, à une session inter-entreprises : son nom apparaît alors sur la feuille d’émargement, l’archive du dossier, le champ de fusion {{formateur}} de la convention, et alimente les cadres formateurs du BPF. Sa « Fonction / qualification » figure au contrat d’un particulier : la loi y exige les diplômes, titres ou références des formateurs.

Un formateur sous-traitant vous facture ses honoraires. Saisissez-les sur la fiche du dossier, puis, dans le panneau « Honoraires dans les Achats », créez le bon de commande de l’animation (un brouillon chez le formateur, une ligne au prix saisi, à relire puis envoyer depuis Achats) ou reliez son bon ou sa facture déjà saisis. Les honoraires du dossier suivent alors ses pièces, sans double saisie : ses factures, avoirs déduits, dès qu’il y en a, sinon son bon. Au BPF, seule une facture reçue est une charge : un bon sans facture n’entre pas dans les achats de prestation, l’écran du BPF dit ce qui attend sa facture. Leur montant et leur paiement ne se modifient plus sur la fiche du dossier mais dans Achats, où se règle la facture. Un dossier n’a qu’un bon actif par formateur ; une facture rattachée au bon compte par lui, jamais deux fois. Le formateur d’une séance a sa ligne dans « Formateurs des séances » : ses honoraires suivent ses pièces (aucune saisie sur la fiche), et « Créer le bon » lui fait un bon au montant que vous indiquez, ses séances dites sur la ligne. Le total du dossier additionne tous ses formateurs. Ces gestes demandent de gérer les dossiers et les commandes fournisseur ; faire du formateur un fournisseur demande aussi de gérer les fournisseurs.

Un formateur qui a un compte dans votre organisation (invité normalement, avec un rôle même minimal) retrouve un onglet « Espace formateur » dans Mon compte : ses prochaines interventions, ses dossiers et l’état de ses pièces, sans accéder à la gestion de l’app. Le lien se fait par l’adresse e-mail : celle de sa fiche formateur doit être celle de son compte.

Conformité QUALIOPI et BPF

• Vue Qualiopi (menu Qualité, « Qualiopi ») : les 32 indicateurs du référentiel national qualité, rangés par critère, chacun avec son état (preuve présente, à compléter, hors de Capibara, sans objet, inconnu), ce qui manque et un lien vers l’écran qui porte la preuve (catalogue, demandes, dossiers, questionnaires, formateurs, veille, réclamations). L’état se calcule à l’ouverture, sur les 12 derniers mois. Chaque critère et chaque indicateur porte son libellé, recopié mot pour mot du guide de lecture du ministère du Travail (version 9 du 8 janvier 2024) : la vue y mène. Un référentiel à 33 indicateurs est annoncé pour le 1er novembre 2026 par des sources non officielles : la vue le signale sans l’affirmer et suit le guide de 2024, la dernière version publiée ; vérifiez sur le site du ministère.
• Les indicateurs spécifiques suivent le guide : 3 et 16 pour les actions de formation, les CFA et la VAE qui conduisent à une certification professionnelle ; 7 de même, sans la VAE ; 8 pour les actions de formation et les CFA ; 13 et 28 pour les actions de formation et les CFA en alternance ou avec des périodes de formation en situation de travail ; 14, 15, 20 et 29 pour les CFA seulement. Vos réponses à cinq questions (actions de formation, CFA, VAE, certification, alternance) rendent sans objet ceux qui ne vous concernent pas ; aucun n’est propre aux bilans de compétences, et un centre de bilans répond non aux trois premières. Une question sans réponse laisse ces indicateurs à compléter. Pour un indicateur que Capibara ne prouve pas (le développement des compétences de vos salariés, les ressources pédagogiques…), dites où se trouve la preuve, ou déclarez-le sans objet, avec un motif que l’auditeur pourra lire.
• Référent handicap : son nom, son e-mail ou son téléphone et une phrase publique se règlent dans la vue Qualiopi. Il s’affiche sur la fiche publique de chaque formation et dans la convocation envoyée par e-mail ; le champ {{referent_handicap}} le cite dans le livret d’accueil, le règlement intérieur, la convocation et les conditions générales de vente. Sans référent réglé, ces pièces donnent le contact de votre organisme. Rien n’y concerne un stagiaire : son besoin d’aménagement reste une case et une phrase de sa demande, sans détail de santé.
• Dossier formateur : ses pièces et habilitations, et les pièces à renouveler signalées en tête de l’onglet Formateurs avant leur échéance.
• Registre des réclamations et suivi de la satisfaction (indicateur QUALIOPI).
• Veille Qualiopi : l’état de chaque veille (à jour, à actualiser, sans entrée) en tête de son registre, exportable en CSV.
• BPF : le Cerfa pré-rempli de l’exercice comptable, en PDF et en CSV.
• Archive ZIP du dossier, prête pour un audit : chaque pièce en PDF (et son exemplaire signé quand la signature est passée en ligne), la feuille d’émargement de chaque convention en PDF, les stagiaires, les présences et, si votre rôle donne accès à la qualité, les réponses aux questionnaires.
• Des droits d’accès fins par rôle : catalogue, dossiers, sessions, registre des formateurs, BPF et qualité s’accordent séparément (Mon organisation → Rôles).

Zéro double saisie (IA)

Le différenciateur de l’app : collez un e-mail de demande de formation, l’IA en extrait les informations, vous les relisez, et le dossier, la convention et les stagiaires sont créés d’un coup. Le client peut être une structure ou une personne : l’IA propose son statut (entreprise, particulier, demandeur d’emploi, association, étranger…), vous le corrigez au besoin, et la fiche demande ce que ce statut exige (le SIRET d’une entreprise, le pays d’une structure étrangère ; rien de tel pour un particulier, qui est son propre stagiaire). La durée demandée (« Heures ») est notée sur le dossier, dans ses notes. Vous gardez toujours la main : rien n’est enregistré sans votre validation.