Formation : gérer votre organisme de formation (QUALIOPI)

L’application Formation (module en option, disponible sur toutes les formules) est conçue pour les organismes de formation (OF). Elle gère tout le cycle administratif et pédagogique et vous met à niveau des exigences QUALIOPI, avec des documents générés automatiquement à partir de vos données. Vous la trouvez dans le menu « Formation ».

De la formation au dossier

Vous créez une formation (durée, objectifs, tarif) dans votre catalogue, puis, pour chaque session, un dossier composé d’une ou plusieurs conventions. Une convention porte ses stagiaires, son devis et sa facture. Des modèles de documents et le « repiquage » automatique évitent de tout ressaisir : les informations de la formation et du client alimentent les pièces à produire.

Les demandes reçues depuis votre site

Chaque demande envoyée depuis une fiche de votre catalogue public arrive dans l’onglet « Demandes » (avec un badge sur les nouvelles) : devis ou inscription, contact complet, entreprise retrouvée dans l’annuaire SIRENE (le SIRET est capturé), participants nommés, financement envisagé, message. « Préparer un dossier » fait alors TOUT d’un coup : l’entreprise est réutilisée ou créée en client dans votre CRM, la convention est créée quand le SIRET est vérifié, et les participants deviennent les stagiaires — le dossier arrive prêt, en brouillon ; le devis et les envois restent vos gestes. « Analyser (IA) » pré-remplit l’import intelligent avec le texte de la demande. Les responsables reçoivent aussi un e-mail à chaque nouvelle demande.

Signatures et feuilles de présence

Les pièces à faire signer (convention, contrat, règlement…) partent par e-mail — aux couleurs de votre organisation — avec une signature électronique intégrée : le signataire ouvre un lien sécurisé et signe en ligne. Le règlement intérieur et le livret d’accueil se génèrent PAR stagiaire (chacun signe sa copie). Si un envoi échoue faute d’adresse, l’écran nomme le tiers concerné et vous propose de saisir une adresse ponctuelle. Les liens publics (signature, questionnaire) expirent automatiquement au bout de 30 jours pour la sécurité.

Chaque séance porte ses horaires en clair — tapez « 9h-12h30 / 14h30-17h45 » : les heures prévues en sont calculées automatiquement (et « Horaires types » les applique à toutes les séances d’un coup). La feuille de présence se remplit d’un clic : ✓ présent, ✗ absent, rond orange pour une présence partielle en heures ; « Tous présents / tous absents » traite une colonne. La feuille d’émargement PDF affiche les dates ET les horaires de chaque créneau. Le bouton « Convoquer » envoie aux stagiaires un e-mail complet — période et horaires, détail des séances, durée, lieu (mémorisé sur le dossier, sinon l’adresse de votre organisme), formateur, programme et contact — distinct de la pièce « Convocation » à signer.

Anti-spam : une pièce envoyée ne peut pas être renvoyée pendant 10 minutes (chaque renvoi remplace le lien précédent — marteler le bouton casserait le lien déjà reçu). Sur la ligne de chaque stagiaire, le menu « Éval. » enregistre le résultat de l’évaluation des acquis (acquis / en cours / non acquis) : il est repris automatiquement dans son attestation de fin de formation. Vos stagiaires et entreprises disposent aussi d’une page publique de réclamation sur votre site (lien dans les e-mails) — chaque dépôt alimente votre registre Qualité.

Questionnaires et satisfaction

Vous créez vos propres questionnaires (positionnement en amont, satisfaction à chaud en fin de formation, satisfaction à froid quelques mois après) et les envoyez par un lien public. Les réponses sont agrégées pour votre suivi qualité et vos indicateurs.

Votre catalogue sur votre site

Chaque formation du catalogue peut être publiée sur votre site : ouvrez sa fiche puis cochez « Publier cette formation sur le site public » (avec un résumé, un visuel, les publics visés et les délais d’accès). La page /formations de votre site liste alors vos formations publiées, et chaque fiche publique reprend automatiquement l’information attendue par QUALIOPI : objectifs, prérequis, programme, modalités, délais d’accès, accessibilité handicap et tarif. Un formulaire de demande de devis crée directement un contact dans votre CRM et vous notifie.

Le bouton « Vitrine » du catalogue règle ce qui entoure vos formations : texte d’accueil, indicateurs de résultats (satisfaction dès 3 réponses, assiduité, stagiaires formés — les mêmes chiffres que votre tableau de bord), certification Qualiopi (affichée en texte, jamais le logo, dont l’usage est encadré par votre certificateur), et lien vers vos avis Google. Si votre numéro de déclaration d’activité est renseigné, la mention légale « ne vaut pas agrément de l’État » est composée automatiquement. Deux sections du constructeur de site (« Catalogue de formations » et « Indicateurs de formation ») posent les mêmes contenus sur n’importe quelle page.

Sessions inter-entreprises vendables en ligne

L’onglet « Sessions » planifie des dates ouvertes à plusieurs entreprises : formation du catalogue, dates, lieu ou distance, nombre de places et prix par place. Une session publiée apparaît sur la fiche publique de la formation (et sur la page /formations) avec le nombre de places, les places prises et les places restantes — les visiteurs s’inscrivent et paient en ligne (le paiement arrive directement sur votre compte Stripe, comme la billetterie). Une session gratuite s’inscrit sans paiement. Chaque inscrit reçoit une confirmation par e-mail, avec les participants nommés.

Une place non payée est automatiquement libérée après ~20 minutes si le paiement est abandonné. Côté suivi : le bouton « Inscriptions » liste les inscrits, permet de renvoyer une confirmation, d’annuler/rembourser une inscription (droit dédié « Rembourser une inscription de session »), et « Ajouter une inscription » enregistre une vente au guichet — chèque, espèces, TPE sur place, virement ou place offerte : les places sont réservées, la confirmation part par e-mail et la vente entre en comptabilité au moyen choisi. Trois jours avant la session, chaque inscrit reçoit automatiquement un rappel. Quand la session se concrétise, « Préparer le dossier » crée LE dossier de la session, puis « Créer la convention » transforme chaque inscription payée en convention conforme : vous choisissez la fiche entreprise (SIRET valide exigé), les participants deviennent les stagiaires — le circuit habituel (pièces, émargement, questionnaires) prend le relais. ⚠️ Une inscription payée en ligne est déjà encaissée et comptabilisée : ne refacturez pas la même prestation depuis la convention — la convention documente l’action.

Avis publics de vos stagiaires

La fiche publique de chaque formation accepte des avis (note sur 5 + commentaire). Rien n’est publié sans votre relecture : chaque avis arrive dans Site → Avis avec un badge « Formation : … », vous l’approuvez, le rejetez ou y répondez publiquement. Quand l’adresse e-mail de l’auteur correspond à un stagiaire d’une convention engagée de cette formation, l’avis porte le badge « Stagiaire vérifié ». La note moyenne alimente les résultats enrichis Google de la fiche.

Financement et facturation

La partie financière s’appuie sur votre module Facturation plutôt que de la réimplémenter : devis et factures des conventions sont de vrais documents comptables, avec la prise en charge des financeurs. Le BPF (bilan pédagogique et financier) ne comptabilise que les conventions réellement engagées — pas les brouillons — pour un chiffre juste.

Vos formateurs

Rattachez un formateur (fiche de l’onglet Formateurs) à chaque dossier — carte « Formateur » de la fiche dossier — et, si vous le souhaitez, à une session inter-entreprises : son nom apparaît alors sur la feuille d’émargement, l’archive du dossier, le champ de fusion {{formateur}} de la convention, et alimente les cadres formateurs du BPF.

Un formateur qui a un compte dans votre organisation (invité normalement, avec un rôle même minimal) retrouve un onglet « Espace formateur » dans Mon compte : ses prochaines interventions, ses dossiers et l’état de ses pièces — sans accéder à la gestion de l’app. Le lien se fait par l’adresse e-mail : celle de sa fiche formateur doit être celle de son compte.

Conformité QUALIOPI et BPF

• Dossier formateur : registre des habilitations avec des alertes avant leur échéance.
• Registre des réclamations et suivi de la satisfaction (indicateur QUALIOPI).
• Veille QUALIOPI : un tableau de bord des indicateurs et de leur fraîcheur.
• BPF : génération sur le Cerfa officiel, agrégats et export.
• Export ZIP du dossier complet (pièces + données), prêt pour un audit.
• Des droits d’accès fins par rôle : catalogue, dossiers, sessions, registre des formateurs, BPF et qualité s’accordent séparément (Mon organisation → Rôles).

Zéro double saisie (IA)

Le différenciateur de l’app : collez un e-mail de demande de formation, l’IA en extrait les informations, vous les relisez, et le dossier, la convention et les stagiaires sont créés d’un coup. Vous gardez toujours la main : rien n’est enregistré sans votre validation.