Événements : le guide complet

Capibara couvre un événement de bout en bout : la page publique qu’on partage, les invitations, la vente de billets, le contrôle à l’entrée, les obligations légales françaises, et l’album de photos d’après-soirée. Tout se gère depuis l’onglet « Billetterie » de votre site.

Ce guide décrit l’ensemble. Les autres articles (« Billetterie », « Album partagé ») entrent dans le détail de chaque partie.

Le point le plus important : invités OU billetterie (ou les deux)

Ce sont deux mécaniques différentes, et les confondre fait perdre du temps.

Les invités, c’est vous qui allez vers les gens. Vous entrez une liste de personnes, Capibara leur envoie une invitation par e-mail, et chacune répond « je viens », « je ne viens pas » ou « peut-être ». Personne ne paie, personne n’achète : vous cherchez à savoir COMBIEN de personnes seront là. C’est le mode d’un gala associatif, d’une inauguration, d’un repas d’entreprise, d’une réunion privée. La valeur, c’est le chiffre à donner au traiteur.

La billetterie, ce sont les gens qui viennent vers vous. Vous publiez la page de l’événement, n’importe qui la trouve, choisit son tarif, paie en ligne et reçoit son billet avec un QR code. Vous ne connaissez pas les acheteurs à l’avance. C’est le mode d’un concert, d’une soirée étudiante, d’un spectacle. La valeur, c’est l’encaissement et le contrôle à l’entrée.

Les deux ensemble, enfin, c’est le cas courant d’une soirée qui a du public payant ET une liste d’invités (partenaires, presse, artistes, bénévoles). Le réglage « Mode » de l’événement vous laisse choisir : Billetterie, Invitations, ou les deux.

Créer l’événement

Titre, date de début et de fin, lieu, capacité, visuel. La capacité est un compteur réel : Capibara refuse la vente au-delà, y compris si dix personnes achètent en même temps.

Une fois publié, l’événement a sa propre adresse (/evenement/votre-evenement), indexable par Google, que vous pouvez partager telle quelle. Il apparaît aussi dans l’agenda public de votre site (/evenements) et dans le bloc « Billetterie » si vous l’avez posé sur une page.

L’agenda public montre le prochain rendez-vous en vedette, puis les suivants mois par mois (date, lieu, tarif, places restantes ou complet), et garde vos derniers événements passés en bas de page — avec le lien vers l’album de photos quand il est ouvert. Dès qu’un événement est publié, le menu de votre site gagne automatiquement une entrée « Événements » (menu en mode automatique — la case se décoche dans Mon site › Navigation) ; l’agenda et chaque page d’événement entrent aussi dans le plan du site (sitemap).

Remplir la page publique — ce qui fait vraiment venir les gens

La page ne sert pas qu’à annoncer : elle doit répondre aux questions qu’on vous pose sinon cent fois en message privé. Quatre outils pour ça.

Les infos pratiques : heure d’ouverture des portes (souvent différente de l’heure annoncée), âge minimum, et un texte libre pour l’accès.

Les commodités : des cases à cocher qui deviennent des pictogrammes sur la page — parking sur place, accessible en transports, navettes, stationnement vélo, accès aux personnes à mobilité réduite, bar, restauration, vestiaire, places assises ou debout, extérieur, espace fumeurs, paiement par carte ou espèces uniquement, contrôle des sacs, animaux, bienvenue en famille. Deux secondes à cocher, et vous ne répondez plus jamais « oui il y a un parking ».

Le programme : le déroulé horodaté de la soirée (20 h 30 première partie, 22 h concert, minuit DJ set). C’est la seule réponse à « je rate quoi si j’arrive à 22 h ? ». L’ordre est celui que vous saisissez, ce qui reste juste pour une soirée qui passe minuit.

Les questions fréquentes : tout le reste, avec vos mots. Elles s’affichent en accordéon, et Google peut les reprendre directement dans ses résultats de recherche.

Vendre des billets

Créez un ou plusieurs tarifs (plein, réduit, VIP, étudiant…), chacun avec son prix et son quota. Un événement sans tarif est en admission générale. Un événement à 0 € se réserve sans paiement.

L’argent arrive sur VOTRE compte, via vos encaissements en ligne (Stripe), comme pour la boutique. Reliez-les dans Paramètres › Facturation : tant que ce n’est pas fait, un événement payant ne peut pas être réservé en ligne.

L’acheteur reçoit ses billets par e-mail, avec un QR code par place et un PDF de l’ensemble. Le QR est embarqué dans le message : il s’affiche sans que le destinataire ait à autoriser quoi que ce soit.

Vendre sans passer par le site

« Émettre des places » crée des billets directement : au guichet, en allotement pour un partenaire, pour la presse, ou pour rattraper une vente encaissée ailleurs. Vous choisissez la quantité, le tarif, un prix éventuel et un motif. Vous récupérez les codes en CSV et une planche de billets en PDF, et vous pouvez les envoyer par e-mail à une adresse.

Inviter des personnes

Ajoutez vos invités un par un, ou collez une liste (un nom et une adresse par ligne). Chacun reçoit un lien personnel : il répond sans créer de compte, indique combien de places il confirme, le nom de ses accompagnants, et peut laisser un mot.

Vous suivez en direct le chiffre du traiteur : confirmés, en attente, refus, plus une estimation qui applique la marge que vous avez choisie. Les invités sans réponse sont relancés automatiquement, une fois à J+7 puis à J+14, jamais après la date limite.

Ne pas devenir indésirable

Les invitations sont le seul message que Capibara envoie à des personnes qui n’ont rien demandé : c’est vous qui saisissez leur adresse. Chaque invitation porte donc en pied un lien « ne plus recevoir d’invitations de cette organisation ».

Quand quelqu’un s’en sert, il n’est plus jamais sollicité par vos invitations — ni par les relances automatiques, ni par l’annonce d’album. Vous le voyez au moment de l’envoi (« 2 désinscrits »), et ce n’est pas signalé comme une erreur : c’est le système qui fonctionne.

Cette coupure ne touche PAS les messages liés à un achat : quelqu’un qui a payé sa place reçoit toujours son billet, son reçu et les informations d’annulation. Ce sont des messages essentiels, jamais désactivables.

Un plafond quotidien limite par ailleurs le nombre de destinataires par organisation : les envois partent sous notre domaine et notre adresse IP, partagés par tous les clients.

Le contrôle à l’entrée

« Contrôle d’accès » scanne les QR codes à la caméra du téléphone, ou accepte le code saisi à la main quand le scan échoue — ça arrive tous les soirs.

Deux propriétés qui comptent le jour J : la liste fonctionne sans réseau (téléchargée à l’avance, les entrées se synchronisent au retour de la connexion), et elle se recharge toute seule dès qu’il y a du réseau, pour que les places vendues depuis la file d’attente apparaissent.

Un billet déjà scanné, annulé, remboursé ou appartenant à un autre événement est refusé avec le motif exact. Une liste d’émargement papier est imprimable, en dernier recours.

Prévenir, annuler, rembourser

« Prévenir / Annuler » envoie un message à tous les participants (changement de salle, report, météo) et permet d’annuler l’événement en prévenant tout le monde.

Une commande se rembourse depuis « Participants » : le paiement en ligne est remboursé, les billets sont invalidés, et les places retournent en vente.

Rester en règle (France)

L’onglet « Conformité » vous pose quelques questions simples — musique, buvette, voie publique, artistes rémunérés, jauge de la salle — et en déduit vos obligations avec leurs échéances : déclaration SACEM, autorisation de buvette temporaire, déclaration en mairie, GUSO, licence d’entrepreneur de spectacles, jauge ERP, et pour les associations le compteur des six manifestations exonérées.

Rien n’est bloqué : on informe, on alerte, la responsabilité reste la vôtre. Aucun autre outil de billetterie ne fait ça.

Après l’événement

L’album partagé ouvre un espace privé où les personnes présentes déposent leurs photos avec leur numéro de billet, et qui s’efface tout seul au bout du temps que vous choisissez. C’est la seule fonctionnalité d’après-soirée que vos participants vivent vraiment. Voir l’article dédié.

Qui peut faire quoi

Tout passe par le droit « Billetterie » du Site : lecture pour consulter les participants et le contrôle d’accès, écriture pour créer, vendre, émettre et modérer. Le remboursement demande en plus le droit dédié « Rembourser un billet », pour qu’un bénévole à la porte ne puisse pas rembourser une commande.