Dossier salarié : contrats, avenants & coffre-fort de documents

La fiche d’un salarié regroupe son identité, ses contrats et un coffre-fort de documents. Toutes ces informations sont sensibles : elles ne sont visibles que des personnes ayant le droit RH, et de chaque salarié pour ce qui le concerne.

La fiche est une page : ouvrez-la depuis RH › Salariés (le nom du salarié, ou « Ouvrir »), depuis l’organigramme ou depuis la recherche. Son en-tête rappelle le poste, l’ancienneté et le statut, avec « Archiver » ou « Réintégrer » ; ses sections se rangent en onglets (Identité, Contrats, Documents, Parcours, Temps, Entretiens et santé, Historique). L’adresse de la page ouvre l’onglet affiché : vous pouvez la partager avec une personne qui a le droit RH. Un ancien lien vers la fiche, reçu par e-mail, y mène toujours.

Contrats & avenants

Dans l’onglet Contrats, « Nouveau contrat » ouvre le formulaire du contrat de travail (type, dates, poste, rémunération brute de référence, durée hebdomadaire, clauses reprises dans le PDF). Un contrat se modifie (correction) et se prolonge par un AVENANT : l’avenant reprend les conditions et fixe leur nouvelle date d’effet, sans effacer le contrat d’origine. La fiche affiche l’historique complet, avec un badge « Avenant » sur chaque modification.

Générer un modèle de contrat (PDF)

Depuis un contrat, le bouton PDF produit un modèle de contrat pré-rempli avec les données du salarié, du poste et de votre organisation, couvrant les mentions obligatoires (parties, poste, date d’effet, lieu, durée du travail, rémunération, congés, période d’essai, convention collective, préavis). Les points à arbitrer sont signalés « à compléter ». C’est une aide à la rédaction : faites-le relire avant signature — Capibara ne fournit pas de conseil juridique.

Faire signer un contrat (signature électronique)

Chaque contrat — et chaque avenant — se fait signer en ligne, sans rien imprimer. Sur la ligne du contrat (fiche du salarié, section Contrats), « Envoyer à signer par e-mail » transmet un lien de signature personnel au salarié (sa fiche doit porter une adresse e-mail). Le salarié ouvre le lien, voit le PDF du contrat et le contenu certifié, et signe en un clic. Le lien n'est jamais affiché dans votre écran : il part par e-mail, personne ne peut signer à la place du salarié.

Le suivi se lit au même endroit : « lien envoyé à … » tant qu’il n’est pas signé, puis « Signé par X le… » avec l’empreinte de preuve. La preuve conservée scelle le contenu signé, le signataire et l’horodatage (empreinte SHA-256), avec l’adresse IP et le navigateur du signataire. Le lien expire automatiquement au bout de 30 jours ; un renvoi en crée un nouveau. Le PDF signé porte un « Identifiant de preuve » : toute personne qui détient le document peut vérifier sur capibara.fr/verifier-signature que la signature est enregistrée (certificat minimal et attestation PDF). La page n’affiche jamais le contrat.

À la signature, Capibara fige l’exemplaire signé : le contrat suivi de son certificat de signature. Quand son compte est relié à sa fiche, le salarié le retrouve dans son espace salarié (section « Mon contrat » pour un contrat, « Mes documents » pour un compte rendu) et ne reçoit pas d’e-mail ; sinon, il le reçoit par e-mail ; vous le téléchargez depuis la signature du contrat, et l’icône PDF d’un contrat signé le sert, lui. Un compte rendu d’entretien signé suit le même chemin. Supprimer un salarié anonymise ses preuves de signature et efface ses exemplaires : téléchargez-les avant.

Un contrat signé est VERROUILLÉ : il ne se modifie plus — toute évolution passe par un avenant, qui se signe de la même façon. Le PDF du contrat regénéré après signature porte le bloc de signature électronique ; seul l’exemplaire signé est reconnu par la page de vérification.

Coffre-fort de documents

Dans l’onglet Documents, « Déposer un document » demande la catégorie, puis le fichier (25 Mo au plus). Déposez ainsi dans le coffre-fort de chaque salarié ses documents RH, classés par catégorie (contrat, avenant, bulletin de paie, attestation, pièce d’identité, RIB…). Les fichiers sont stockés de façon privée (jamais dans la médiathèque publique) et ne sont téléchargeables que par les RH et le salarié concerné. Une date d’expiration est proposée selon des durées de conservation usuelles, pour vous aider à respecter les règles de conservation.

Une photo déposée (une pièce d’identité, un arrêt de travail) perd ses métadonnées, dont la position GPS, sans perdre en qualité. Une photo HEIC ou AVIF (le format de nombreux téléphones) ou une image TIFF est enregistrée en JPEG.

Côté salarié

Le salarié retrouve ses propres documents dans « Mes congés » (section « Mes documents ») et peut les télécharger à tout moment — sans avoir accès aux dossiers des autres.