Dossier salarié : contrats, avenants & coffre-fort de documents

La fiche d’un salarié (RH › Salariés) regroupe son identité, ses contrats et un coffre-fort de documents. Toutes ces informations sont sensibles : elles ne sont visibles que des personnes ayant le droit RH, et de chaque salarié pour ce qui le concerne.

Contrats & avenants

Ajoutez le contrat de travail (type, dates, poste, rémunération brute de référence, durée hebdomadaire). Un contrat se modifie (correction) et se prolonge par un AVENANT : l’avenant reprend les conditions et fixe leur nouvelle date d’effet, sans effacer le contrat d’origine. La fiche affiche l’historique complet, avec un badge « Avenant » sur chaque modification.

Générer un modèle de contrat (PDF)

Depuis un contrat, le bouton PDF produit un modèle de contrat pré-rempli avec les données du salarié, du poste et de votre organisation, couvrant les mentions obligatoires (parties, poste, date d’effet, lieu, durée du travail, rémunération, congés, période d’essai, convention collective, préavis). Les points à arbitrer sont signalés « à compléter ». C’est une aide à la rédaction : faites-le relire avant signature — Capibara ne fournit pas de conseil juridique.

Faire signer un contrat (signature électronique)

Chaque contrat — et chaque avenant — se fait signer en ligne, sans rien imprimer. Sur la ligne du contrat (fiche du salarié, section Contrats), « Envoyer à signer par e-mail » transmet un lien de signature personnel au salarié (sa fiche doit porter une adresse e-mail). Le salarié ouvre le lien, voit le PDF du contrat et le contenu certifié, et signe en un clic. Le lien n'est jamais affiché dans votre écran : il part par e-mail, personne ne peut signer à la place du salarié.

Le suivi se lit au même endroit : « lien envoyé à … » tant qu’il n’est pas signé, puis « Signé par X le… » avec l’empreinte de preuve. La preuve conservée scelle le contenu signé, le signataire et l’horodatage (empreinte SHA-256), avec l’adresse IP et le navigateur du signataire. Le lien expire automatiquement au bout de 30 jours — un renvoi en crée un nouveau. Le PDF signé porte un « Identifiant de preuve » : toute personne qui détient le document peut en vérifier l’authenticité sur capibara.fr/verifier-signature (certificat en ligne + attestation PDF).

Un contrat signé est VERROUILLÉ : il ne se modifie plus — toute évolution passe par un avenant, qui se signe de la même façon. Le PDF du contrat regénéré après signature porte le bloc de signature électronique.

Coffre-fort de documents

Déposez dans le coffre-fort de chaque salarié ses documents RH, classés par catégorie (contrat, avenant, bulletin de paie, attestation, pièce d’identité, RIB…). Les fichiers sont stockés de façon privée (jamais dans la médiathèque publique) et ne sont téléchargeables que par les RH et le salarié concerné. Une date d’expiration est proposée selon des durées de conservation usuelles, pour vous aider à respecter les règles de conservation.

Côté salarié

Le salarié retrouve ses propres documents dans « Mes congés » (section « Mes documents ») et peut les télécharger à tout moment — sans avoir accès aux dossiers des autres.