Données et sécurité

Vos données de gestion (clients, factures, documents, échanges…) sont sensibles. Voici, en clair, comment Capibara les protège et ce que vous pouvez en faire.

Vos données sont isolées

Chaque société dispose de son propre espace de base de données et de son propre dossier de stockage, cloisonnés des autres. Vos données ne sont jamais mélangées avec celles d’une autre organisation. Un fichier n’est servi qu’aux personnes autorisées, et l’accès est revérifié à chaque requête.

Hébergement et sauvegardes

• Hébergement en France : l’infrastructure est opérée chez un hébergeur français, sans transfert de vos données de gestion hors de l’Union européenne.
• Sauvegardes hors site : la base de données et la messagerie chaque nuit, les fichiers toutes les 6 heures, en deux copies chez deux prestataires (France et Allemagne), chiffrées avant de quitter le serveur. Les copies sont gardées 90 jours et leur intégrité est contrôlée chaque semaine. Une suppression faite par erreur : écrivez au support sans attendre, en précisant le jour et l’heure, une copie datée peut être relue.
• Connexions chiffrées : tout transite en HTTPS/TLS ; les mots de passe sont hachés (jamais stockés en clair) et les secrets sensibles sont chiffrés au repos.

Traçabilité

Un journal d’activité conserve les actions importantes (créations, modifications, suppressions, partages) avec leur auteur et leur date. Côté sécurité de compte, vous pouvez consulter vos sessions actives et les révoquer, et l’authentification à deux facteurs est disponible.

Applications connectées

Une IA que vous connectez à votre compte (Claude, ChatGPT) agit dans une seule organisation, choisie à la connexion, avec les droits de votre rôle et le niveau que vous lui accordez (consulter, préparer, ou tout, y compris envoyer). Capibara ne garde aucun de ses jetons en clair.

Mon compte › Sécurité › Applications connectées liste ces IA ; « Déconnecter » coupe l’accès tout de suite. Changer ou réinitialiser votre mot de passe, ou demander la suppression du compte, les déconnecte toutes : reconnectez ensuite la vôtre depuis votre IA.

Une IA connectée consulte l’organisation, la recherche, les indicateurs, les devis et factures et le CRM ; au niveau « préparer », elle crée des brouillons de devis et de factures, des fiches, des affaires et des notes ; au niveau « tout », elle émet et envoie, en vous demandant confirmation à chaque geste, et seulement à l’adresse du client, écrite dans la demande de confirmation. Elle ne voit et ne fait que ce que votre rôle permet, et ce qu’elle écrit apparaît au journal sous votre nom, « via Claude » ou « via ChatGPT ». Le pas à pas : les guides « Connecter Claude à Capibara » et « Connecter ChatGPT à Capibara ».

Dans Mon organisation, l’onglet « IA connectées » montre aux administrateurs quelles IA les membres ont connectées ; il permet de couper l’une d’elles, de couper les envois par IA, ou de couper toutes les IA de l’organisation.

Capibara note chaque outil appelé (lequel, quand, avec quel résultat), jamais le contenu de vos questions ni des réponses. Ces traces sont gardées un an.

Vos droits RGPD

• Accès et portabilité : vous exportez vos données à tout moment (un export structuré est proposé dans votre espace).
• Rectification : vous corrigez vos informations directement dans l’application.
• Effacement (droit à l’oubli) : sur une fiche contact, l’anonymisation efface les données personnelles tout en gardant l’ancrage comptable/légal nécessaire.
• Sous-traitants : la liste des prestataires techniques (paiement, e-mail…) et le registre des traitements sont publiés dans les pages légales.

Conservation et suppression

En cas de résiliation, votre espace est conservé un temps limité (pour vous permettre un dernier export ou un retour) puis supprimé. Les données de facturation sont, elles, conservées selon les durées imposées par la loi (obligations comptables et fiscales).