Devis & Factures : tout le cycle de vente

L’application Facturation gère tout votre cycle de vente : devis → facture → paiement, avec des documents conformes au droit français (numérotation continue, mentions légales, archivage). À ne pas confondre avec votre abonnement à Capibara (l’offre Free, Pro ou Business de votre organisation), qui se gère dans « Mon organisation › Abonnement » et a son propre guide.

Tout vit dans un seul écran, Facturation › Documents, organisé en cinq onglets : Documents, Encaissements, Trésorerie, Conformité et Réglages.

Avant de commencer : votre identité

Renseignez votre identité légale dans Paramètres › Société › Identité légale : raison sociale, adresse complète, SIRET, numéro de TVA, et si vous êtes une société, capital social et ville du RCS.

Ce n’est pas cosmétique : ces informations sont FIGÉES sur chaque document au moment où vous l’émettez, et certaines sont obligatoires pour la facturation électronique. Si elles manquent, un bandeau orange vous prévient en haut de l’écran Documents — corrigez-le avant d’émettre vos premières factures.

Créer un devis ou une facture

• Cliquez sur « Devis » ou « Facture » : un document neuf s’ouvre. Rien n’est créé tant que vous n’avez rien saisi : il devient un brouillon à votre premier « Enregistrer » (ou à l’émission), modifiable ensuite autant que vous voulez. Quitter une saisie non enregistrée vous demande confirmation.
• Choisissez le client dans la liste déroulante : les sociétés, et les contacts que votre rôle voit dans le CRM, pas seulement ceux déjà marqués « client ».
• Pas de fiche pour ce client ? Choisissez « Saisir un client (sans fiche) » : vous tapez ses coordonnées à la main, et la recherche d’entreprise remplit tout d’un coup à partir du nom, du SIREN ou du SIRET. Une case permet d’enregistrer au passage la fiche dans votre base.
• Ajoutez vos lignes : désignation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 %, taux zéro, exonéré ou autoliquidation, ligne par ligne). Une ligne neuve prend le taux de votre organisation : exonérée si vous êtes en franchise de TVA, sinon votre TVA par défaut, sinon 20 %. Organisme de formation exonéré ? Seules les lignes de formation, créées depuis la Formation, naissent exonérées ; choisissez « Exonéré » à la main pour une autre ligne qui l’est aussi.
• Sous une ligne, « Ajouter une description » précise ce qu’elle comprend (pose, matériaux, délais), 500 caractères et 6 lignes au plus : elle s’imprime en italique sous la désignation, part dans l’e-mail et dans la facture électronique, et suit le devis dans sa facture.
• Le total se met à jour en direct. La remise globale et les dates sont dans « Détails », à droite.
• Sous les lignes, la note au client : ce que vous y écrivez, votre client le lit, sur le PDF, dans l’e-mail et dans la facture électronique. À droite, la note interne reste à votre équipe : jamais imprimée ni envoyée, elle se modifie même après l’émission (« Plus d’actions », « Ajouter une note interne »). Restez factuel : votre client peut en demander communication.

Les modèles de devis

• Un modèle est un point de départ réutilisable : ses lignes, ses conditions (la note au client), sa remise et sa durée de validité. Il n’a ni client, ni numéro, ni valeur légale. Les modèles sont inclus dans toutes les formules.
• Créez-les dans l’onglet Réglages, panneau « Modèles de devis » (« Créer un modèle »), ou depuis un devis : dans l’éditeur, menu « Modèles », « Enregistrer comme modèle » ; sur un devis émis, « Plus d’actions », « Enregistrer comme modèle ». Le client, les dates et la note interne ne sont jamais repris.
• Pour vous en servir : dans l’éditeur d’un devis, menu « Modèles », « Partir d’un modèle », ou depuis la liste des modèles, « Créer un devis ». Le modèle remplit le devis, rien n’est enregistré avant votre « Enregistrer ». Sur un devis déjà rempli, choisissez de remplacer ses lignes ou d’ajouter celles du modèle à la suite.
• Une ligne liée à un article du catalogue reprend le prix et la TVA de l’article au moment où vous vous servez du modèle, et l’éditeur vous dit s’ils ont changé depuis. Un article supprimé du catalogue devient une ligne libre, au prix du modèle, et c’est dit aussi.
• Un modèle ne se supprime pas : archivez-le (il ne se propose plus), et restaurez-le quand vous voulez depuis « Voir les modèles archivés ».

Rédiger un devis avec l’IA

• Dans l’éditeur d’un devis, « Rédiger avec l’IA » : décrivez le devis en quelques phrases, ou collez l’e-mail de votre client. L’IA prépare un brouillon : le client, les lignes, les quantités, la remise, la validité et les conditions que vous avez écrites. Fonction incluse à partir de la formule Pro ; elle utilise votre forfait IA du mois, et chaque préparation dit la part qu’elle en a prise.
• Aucun chiffre ne vient de l’IA : elle recopie ce que vous avez écrit, et Capibara cherche le reste. Chaque ligne dit d’où vient son prix : « Catalogue » (l’article de votre catalogue), « Votre demande » (le prix que vous avez donné), ou « Prix à saisir », à compléter sur place. La TVA est celle de l’article, sinon celle que vous avez écrite, sinon celle de votre organisation (exonérée en franchise).
• Le client est cherché parmi les fiches que votre rôle voit dans le CRM. Plusieurs fiches possibles : vous choisissez. Aucune : il est saisi à la main sur le devis, jamais enregistré d’office.
• Relisez l’aperçu, puis « Remplir le devis » : le brouillon remplit l’éditeur, rien n’est enregistré ni envoyé. Vous relisez encore, puis « Enregistrer » ou « Émettre », avec les mêmes contrôles que pour un devis écrit à la main (validation des remises comprise). L’IA n’émet jamais un devis.
• Seul le texte que vous tapez part à l’IA (Google Gemini, voir la liste des sous-traitants) : ni votre catalogue, ni vos clients. Un e-mail collé est traité comme une donnée, jamais comme une instruction.

Émettre : le point de non-retour

Le bouton « Émettre » enregistre vos modifications puis fige le document. À cet instant : il reçoit son numéro définitif (séquentiel, sans trou), votre identité et celle du client sont recopiées telles quelles, les mentions légales sont calculées, et un PDF est archivé (accompagné d’un fichier Factur-X pour les factures et avoirs). Dans la question « Émettre et envoyer au client ? », Entrée émet ; Échap annule.

Si le client a une adresse e-mail connue, il reçoit aussitôt un e-mail à vos couleurs avec le récapitulatif, le PDF, et le bon bouton : « Payer en ligne » pour une facture, « Accepter et signer » pour un devis. Le bouton « Envoyer par e-mail » d’un document émis permet de renvoyer ce même message à tout moment.

Après l’émission, plus aucune modification n’est possible — c’est la loi, et c’est ce qui rend vos documents opposables. Une erreur se corrige par un AVOIR, jamais par une retouche.

Un devis émis sans date de validité reçoit la durée de votre organisation, 30 jours par défaut, réglable dans l’onglet Réglages (panneau « Devis ») : la durée de validité de l’offre fait partie des mentions d’un devis. « Valable jusqu’au 10 novembre » vaut toute la journée du 10.

En franchise de TVA, le document porte la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », et il ne s’émet pas tant qu’une ligne est taxée : passez-la en « Exonéré ». Le régime est celui choisi dans Comptabilité › TVA ; sans choix, Capibara le déduit de votre TVA par défaut, puis de votre forme juridique. Un changement de régime vaut pour les documents émis ensuite, et un avoir garde le régime de la facture qu’il corrige.

Organisme de formation exonéré de TVA (art. 261, 4-4° a du CGI, sur attestation de la DREETS) : déclarez-le dans l’onglet Réglages de Facturation. Chaque devis ou facture qui porte une ligne « Exonéré » imprime alors la mention d’exonération, celle par défaut ou la vôtre, et jamais celle de la franchise si vous êtes au réel. Le réglage vaut pour toutes vos factures, pas seulement celles de l’app Formation, sauf la facture d’une commande de la boutique payée en franchise : ses lignes sont exonérées au titre de la franchise, elle porte la mention de l’art. 293 B. Une formation hors du champ de l’exonération se soumet à la TVA depuis sa fiche. Chez un organisme exonéré, un taux par défaut à 0 % ne vaut plus franchise : votre forme juridique, ou le régime choisi dans Comptabilité › TVA, décide. Au réel, ce 0 % n’exonère que vos formations : vos autres ventes sans détail par ligne (TPE, billets, réservations, adhésions) prennent 20 %. Faites valider le libellé de la mention par votre conseil : il change avec la recodification de la TVA au 1er janvier 2027.

Le PDF que vous téléchargez est toujours celui de l’archive, pas une régénération : même si vous déménagez ou changez de nom l’an prochain, une facture de cette année restera exactement telle qu’elle a été émise.

Faire valider les remises

Pour qu’un devis à forte remise passe par un responsable, activez « Faire valider les remises au-delà d’un seuil » dans l’onglet Réglages (panneau « Devis ») et choisissez le seuil, 15 % par défaut. Ce contrôle se règle par les personnes qui valident les remises : le Manager et l’Administrateur par défaut.

La remise comptée est la remise effective : la remise globale, les remises de ligne et les lignes négatives (« Remise exceptionnelle »), rapportées au montant HT avant remise. Au-delà du seuil, la fiche du devis affiche « Remise à valider » et « Demander la validation » : la demande part dans la boîte Validations. Une personne qui valide les remises la traite depuis cette boîte, depuis la fiche du devis, ou en émettant elle-même le devis.

La validation vaut pour les prix validés : modifier un prix, une quantité ou une remise la retire, avec la demande en attente. Un devis émis ne change plus : sa signature et sa facturation n’ont rien à revalider.

Faire signer un devis

Sur un devis émis, « Envoyer par e-mail » transmet le devis à votre client avec un bouton « Accepter et signer en ligne ». Le lien de signature est personnel au signataire : il part par e-mail et n'est jamais copiable depuis votre écran — personne ne peut signer à la place du client. Sur la page de signature, le client voit le PDF du devis, le contenu certifié, et signe.

La signature vaut acceptation : le devis passe automatiquement en « Accepté », l’opportunité liée dans le CRM passe en « Gagné », et le PDF archivé est régénéré avec un bloc « Bon pour accord » portant le nom du signataire, la date, l’identifiant de preuve et une empreinte SHA-256. N’importe qui, votre client compris, peut vérifier que cette signature est enregistrée sur capibara.fr/verifier-signature en saisissant l’identifiant ou l’empreinte imprimés sur le document, et télécharger une attestation PDF. La page n’affiche jamais le contenu du devis. L’exemplaire signé (le devis suivi du certificat de signature, figé à la signature) part au client par e-mail et se télécharge depuis le panneau « Signature électronique » de la fiche : c’est lui que la page de vérification reconnaît quand on le dépose.

Vous pouvez aussi marquer un devis accepté ou refusé à la main (le client a répondu par téléphone). Un devis accepté se facture depuis sa carte « Facturation de ce devis » : « Convertir en facture » reprend toutes ses lignes, remises comprises, ou « Demander un acompte » d’abord (voir ci-dessous).

« Retirer le devis » annule un devis émis tant qu’aucune décision n’est prise : il ne peut plus être signé, accepté ni envoyé, et son PDF archivé porte le tampon « Annulée ». Une décision prise reste prise — et une facture émise, elle, ne s’annule jamais : elle se corrige par un avoir.

Acomptes et facture de solde

• Sur un devis accepté, la carte « Facturation de ce devis » réunit tout : les acomptes déjà facturés et leur état (réglé ou non), ce qui reste à facturer, et la facture de solde.
• « Demander un acompte » prépare un brouillon de facture d’acompte : un pourcentage du devis, un montant TTC, ou tout le reste. L’aperçu donne le montant exact avant la création. L’acompte se répartit sur les taux de TVA du devis, au prorata de ce qui reste à facturer dans chacun. Plusieurs acomptes sont possibles, jusqu’à 100 % du devis. Tant qu’il n’est pas émis, « Modifier l’acompte » le recalcule ; émis, il est payable à réception.
• « Créer la facture de solde » reprend toutes les lignes du devis, remises et descriptions comprises, avec sa note au client et sa note interne, et déduit chaque acompte émis par des lignes « Acompte facturé FA… du … », une par taux de TVA (le taux entre parenthèses quand l’acompte en porte plusieurs). Ces lignes ne sont jamais remisées, ne se saisissent pas et ne se suppriment pas. La TVA de la facture se calcule sur ce qui reste, taux par taux : acomptes et facture de solde font exactement le devis.
• Un acompte émis après le brouillon de la facture de solde : l’émission s’arrête et met la facture à jour ; relisez-la, puis émettez. Un acompte non réglé est quand même déduit : votre client le doit toujours, sur sa propre facture.
• Des acomptes qui couvrent tout le devis : la facture de solde s’émet à 0 €, « Réglée par les acomptes ». Elle reste due : c’est la facture définitive de l’opération.
• Un acompte sans devis : « Facture d’acompte », dans Documents, crée une facture d’acompte libre, avec une fiche client obligatoire. Sur le brouillon d’une facture de ce client, une fois enregistré, le panneau « Acomptes déduits » propose ses acomptes encore libres (libres, ou d’un autre de ses devis), à cocher. Un acompte ne se déduit qu’une fois.
• Pour corriger, l’ordre compte : un acompte déduit par une facture de solde ne s’annule pas directement. Créez d’abord l’avoir total de la facture de solde (il reprend aussi ses acomptes déduits) ; l’acompte redevient déductible, ou annulable par son propre avoir ; puis créez une nouvelle facture de solde.
• Facturation électronique : la facture d’acompte part sous son code (386), l’avoir d’un acompte sous le code 503 ; la facture de solde est la facture définitive après acompte et cite chaque acompte déduit, numéro et date. Rien à régler de votre côté.
• Projets : le « déjà facturé » d’un projet né d’un devis compte ses acomptes et sa facture de solde. Son « Facturer le forfait » crée la facture du devis, une seule fois ; si le devis a des acomptes, la facture de solde se crée depuis le devis, qui les déduit. Si le projet a d’autres factures (temps passé, forfait), Capibara les nomme et demande confirmation avant un nouvel acompte ou la facture de solde.

Se faire payer

• « Lien de paiement » copie une adresse que votre client ouvre pour régler par carte. Il paie sans quitter la page ; l’argent arrive sur VOTRE compte Stripe, et la facture passe « Payée » toute seule.
• « Enregistrer un règlement » couvre tout le reste : virement, chèque, espèces. Choisissez le moyen et la date de réception — la facture (ou l’échéance) est marquée payée avec exactement les mêmes effets qu’un paiement en ligne : tampon « Acquittée », encaissement enregistré, écriture comptable, arrêt des relances.
• Le paiement en ligne demande d’avoir relié votre compte Stripe (Paramètres › Encaissements en ligne) et un montant d’au moins 0,50 €. Si quelque chose bloque, le bouton vous dit précisément quoi.
• Une facture réglée voit son PDF archivé régénéré sans le tampon « NON PAYÉE ».
• Les liens envoyés au client (PDF, paiement en ligne, signature d’un devis) valent 12 mois ; chaque envoi ou relance en porte de neufs. Un e-mail parti à la mauvaise adresse, ou transféré par erreur ? « Plus d’actions », puis « Couper les liens publics » : les liens déjà envoyés cessent de fonctionner (une signature déjà posée reste vérifiable, et son signataire peut redemander son exemplaire depuis la page de vérification). Renvoyez ensuite le document pour redonner accès à votre client.
• « Payer en plusieurs fois » découpe la facture en 2 à 24 échéances mensuelles. Chaque échéance a son propre lien de paiement et ses propres relances. Dès qu’une échéance est réglée, le plan se verrouille.
• Sous un échéancier, la facture ne se paie plus en une fois : le lien de la facture entière (celui d’un e-mail envoyé avant la pose du plan, par exemple) renvoie votre client vers l’échéance due. Quand vous posez, changez ou retirez un échéancier, les pages de paiement déjà ouvertes chez votre client se ferment ; si l’une n’a pas pu l’être, ou si un prélèvement venait d’être lancé, l’enregistrement de l’échéancier le dit. Pendant un prélèvement en cours, ou si Stripe ne répond pas, l’échéancier ne change pas : réessayez plus tard. Un paiement reçu malgré tout par une page restée ouverte, celle d’une échéance comme celle de la facture entière, compte dans le déjà payé de la facture, même si elle était déjà réglée (la fiche montre alors le perçu en trop), et l’avis vous dit ce qui s’est passé ; aucun lien ne demande ensuite plus que le reste à payer. Seul un second paiement d’une même échéance, ou d’une facture déjà réglée en une fois, n’est pas enregistré : l’avis vous demande de rembourser votre client depuis Stripe si ce n’est pas déjà fait. Un avoir émis sur une facture à échéancier coupe tous ses liens de paiement (celui de la facture et ceux des échéances) : enregistrez les règlements reçus échéance par échéance (la dernière ne porte que le reste dû), ou retirez l’échéancier tant qu’aucune échéance n’est payée, et le lien de la facture portera son reste après avoirs. Un échéancier ne se pose pas sur une facture déjà créditée.
• Sous le total d’une facture réglée en partie, la fiche dit ce qui est déjà payé (net des remboursements faits en ligne ; un remboursement par virement, fait hors de l’outil, n’y figure pas), ce qui reste à payer après avoirs et la liste des règlements reçus (date, moyen, montant) ; la liste des documents montre aussi ce reste dû, et une facture soldée dit « Payée le » avec la date du dernier règlement.
• Pour rembourser un encaissement par carte (total ou PARTIEL), passez par Paramètres › Encaissements en ligne › « Rembourser un client » — chaque encaissement d’une facture y apparaît, échéances comprises. Un règlement reçu par virement se rembourse par virement, hors de l’outil.
• Un remboursement fait directement depuis votre tableau de bord Stripe est reporté automatiquement dans vos ventes et votre comptabilité. Après un remboursement partiel, « Rembourser le reste » rembourse le solde en une fois.

Relancer les impayés

Activez les relances automatiques dans l’onglet Réglages et choisissez votre cadence (par exemple 3, 10 puis 20 jours après l’échéance). Capibara envoie les rappels avec le lien de paiement, sur un ton progressif — courtois, puis ferme, puis dernière relance avant recouvrement — et s’arrête net dès que le règlement arrive.

La même cadence couvre les deux cas : une facture SANS échéancier est relancée à partir de sa date d’échéance (ou de son émission si vous n’en avez pas mis), et une facture en « plusieurs fois » est relancée échéance par échéance. Une facture couverte par un avoir n’est jamais relancée, et une relance réclame toujours le montant réellement restant dû.

Encaissements et trésorerie

L’onglet Encaissements liste TOUS vos encaissements en ligne, quelle que soit leur origine : factures, TPE virtuel, billetterie, dons, réservations, adhésions, boutique. C’est le point de vérité de ce qui est entré.

Le menu en haut de la liste filtre par origine : « Factures et documents » réunit tout ce qui est encaissé sur un devis, une facture ou une facture d’acompte (paiement en ligne, échéance ou règlement enregistré à la main) ; viennent ensuite la boutique, le TPE, la billetterie, les réservations, les adhésions, les dons, les formations et les recettes saisies en comptabilité.

Cliquez sur une ligne pour ouvrir sa source : la facture ou le document, la commande de la boutique (en ligne ou en caisse), la réservation, l’événement d’un billet, la liste des adhérents. Une ligne sans flèche n’a pas d’écran qui la montre (un paiement au TPE ou un don sans reçu, par exemple), ou sa source est dans une app que votre rôle n’ouvre pas.

L’onglet Trésorerie en donne la courbe sur douze mois, avec le total du mois en cours et celui de l’année.

Facturation électronique (2026)

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront pouvoir RECEVOIR des factures électroniques via une plateforme agréée (l’émission devient obligatoire aux mêmes dates pour les grandes entreprises, et au 1er septembre 2027 pour les PME et TPE). L’onglet Conformité gère tout cela.

Pour transmettre en votre nom, Capibara s’appuie sur Super PDP, la plateforme agréée qu’il intègre. Une seule fois, depuis l’onglet Conformité, cliquez sur « Relier votre entreprise » : vous passez par le parcours sécurisé de Super PDP (votre e-mail, votre entreprise, votre accord pour l’envoi des factures, une vérification d’identité, puis l’autorisation donnée à Capibara) et vous revenez dans Capibara : votre entreprise est reliée. Prévoyez quelques minutes et une pièce d’identité. Tant que Super PDP termine la vérification de votre entreprise, rien ne part : l’onglet l’affiche et propose « Vérifier maintenant ». Le coût est ensuite refacturé au document transmis selon votre formule (réduit en Pro et Business), montant et décompte visibles dans l’onglet Conformité. Vous avez déjà votre propre abonnement Super PDP ? Collez plutôt les clés de votre application (section « Options avancées » de l’onglet) : Super PDP vous facture alors directement et Capibara ne refacture rien. Dans tous les cas, recevoir les factures de vos fournisseurs est inclus.

Pour ACTIVER l’émission vers le circuit, un moyen de paiement doit être enregistré (les formules payantes en ont déjà un ; en Gratuit, le bouton de l’onglet Conformité l’ajoute en une minute). Vous n’êtes facturé qu’à l’usage, en fin de mois : rien transmis, rien facturé. La RÉCEPTION des factures fournisseurs, elle, est incluse et jamais bloquée : c’est votre obligation dès le 1er septembre 2026, alors qu’émettre ne devient obligatoire pour les PME qu’au 1er septembre 2027. Un document à 0 € ne part pas tout seul (il se transmet depuis sa fiche), sauf la facture de solde réglée par ses acomptes et son avoir, qui partent comme les autres.

Une fois raccordé, tout est automatique : chaque facture, acompte ou avoir émis à un client professionnel est transmis tout seul (désactivable), les statuts du circuit se mettent à jour toutes les 30 minutes, votre encaissement est déclaré à la plateforme quand la facture est réglée, et les factures de vos FOURNISSEURS sont relevées automatiquement : les responsables de l’organisation sont notifiés quand il en arrive de nouvelles. « Traiter » ouvre une facture fournisseur reçue : enregistrée en dépense (ou en avoir), elle attend son règlement et se rapproche d’elle-même de la ligne bancaire correspondante ; vous pouvez aussi la refuser ou signaler un litige, et le fournisseur en est informé par la plateforme (voir l’article Achats).

L’onglet Conformité commence par l’état de la transmission (active, à faire, en vérification, en démonstration) : sous quelle identité vos factures partent, le décompte du mois et le geste à faire s’il y en a un. Juste dessous, les deux automatismes, la transmission des factures aux professionnels et l’e-reporting chaque matin, se coupent d’un clic. Suivent les factures transmises, avec leur statut et le motif d’un refus (le numéro ouvre la facture), les factures de vos fournisseurs et les dépôts d’e-reporting, que « Déposer un jour » complète à la main.

Chaque matin, Capibara dépose aussi l’e-reporting : l’agrégat de vos ventes aux particuliers de la veille (biens et prestations distingués comme l’exige la norme) et les données de paiement de vos prestations. Vous n’avez rien à faire, mais tout se désactive dans l’onglet. Une journée de paiements qui n’a pas pu partir (refus de la plateforme, panne) repart d’elle-même les matins suivants, jusqu’à 31 jours en arrière et 7 journées par matin, et jamais deux fois : si la réponse de la plateforme s’est perdue, Capibara vérifie chez Super PDP ce qui est arrivé avant de renvoyer quoi que ce soit.

Super PDP a besoin de votre régime de TVA pour l’e-reporting. Capibara le lui déclare à la connexion et à chaque changement de vos réglages de TVA (Comptabilité › TVA, ou Paramètres › Échéances de TVA) : franchise en base, réel normal avec déclaration mensuelle ou trimestrielle, ou régime simplifié jusqu’à fin 2026. Tant que la périodicité de vos déclarations n’est pas choisie, Capibara n’en suppose aucune : le panneau « E-reporting » de l’onglet Conformité vous la demande, et les dépôts attendent. Ils partent dès qu’elle est choisie, jours en attente compris. Capibara n’a pas de réglage de l’option pour les débits : il ne change jamais celle que Super PDP connaît.

Une facture qui porte une ligne exonérée cite le motif de l’exonération dans son fichier (franchise en base ou exonération de la formation), et la norme exige alors le numéro de TVA de votre organisation : sans lui, le fichier ne se produit pas et la fiche le dit. Sans l’un ni l’autre (ni franchise, ni organisme de formation exonéré déclaré), une facture qui porte une ligne « Exonéré » ne s’émet pas : choisissez le taux de TVA de la ligne, ou déclarez l’exonération de votre organisme dans l’onglet Réglages. Une ligne en autoliquidation cite de même son motif.

Si une facture ne peut pas partir, la fiche vous dit exactement ce qui manque (SIRET, adresse du client…). Ces données étant figées à l’émission, complétez-les puis émettez la facture suivante : celle qui est déjà partie se corrige par un avoir. Un dépôt rejeté par la plateforme ne se retente jamais tout seul : corrigez ce qui manque, puis retransmettez depuis la fiche.

Une facture adressée à un PARTICULIER n’est jamais transmise à l’acte : la transmission ne concerne que les factures entre professionnels. Ses ventes sont couvertes par l’e-reporting quotidien automatique : pas besoin de l’adresse complète du client, la facture s’émet et se paie normalement.

Une de vos organisations facture une autre de vos organisations ? Sur la fiche d’une facture, d’un acompte ou d’un avoir émis, « Déposer chez… » place une copie, avec son PDF, dans les factures fournisseurs de l’organisation cliente : une facture s’y enregistre en dépense en un clic, TVA pré-remplie, et le PDF en devient le justificatif. Le bouton n’apparaît que si vous êtes PROPRIÉTAIRE de l’organisation cliente, qu’elle utilise la facturation et que son SIREN est celui du client de la facture ; un second dépôt ne crée rien de plus. Ce dépôt est une copie de confort, jamais une transmission légale : quand votre organisation est soumise à la facturation électronique, la facture légale reste celle transmise par la plateforme agréée. Si les deux exemplaires arrivent, un seul devient une dépense : Capibara reconnaît la même facture à son numéro, au SIREN du fournisseur et à l’année.

Encaisser au comptoir (TPE virtuel)

Le TPE virtuel encaisse sur place sans terminal bancaire : vous saisissez un montant et un libellé, le client scanne le QR code affiché et paie sur son téléphone. Le paiement se confirme en direct sur votre écran, et l’encaissement rejoint l’onglet Encaissements.

C’est votre écran de caisse qui fait foi, jamais celui du téléphone du client : sa page n’affiche « Paiement réussi » qu’au retour du paiement, une fois le règlement confirmé, et dit « Confirmation en cours » le temps que la confirmation arrive. Un code ne montre son montant et son libellé que tant qu’il est en attente de paiement ; un code réglé, annulé ou expiré n’affiche plus qu’un message général (le reçu envoyé par e-mail fait foi pour le client). La consultation des codes est limitée, pour qu’on ne puisse pas les essayer en série.

Un code reste valable quelques minutes. Si le client a ouvert sa page de paiement avant la fin, il peut encore régler jusqu’à 30 minutes après l’avoir ouverte : votre écran affiche alors « Paiement en cours » et l’heure limite, jamais « Code expiré ». Pour relancer un code, annulez d’abord ce paiement (« Annuler le paiement » ferme la page du client) : vous ne ferez jamais payer deux fois. « Code expiré » ne s’affiche qu’une fois Capibara certain que plus rien ne peut être payé ; si Stripe ne répond pas, l’écran le dit et réessaie tout seul.

Bon à savoir

• L’écran Documents crée devis, factures et factures d’acompte libres ; un AVOIR se crée depuis la facture émise à corriger (bouton « Créer un avoir » sur sa fiche), et l’acompte d’un devis depuis le devis accepté. Le moteur gère aussi reçus, notes et reçus fiscaux de don — émis par les rails concernés (TPE, dons…). Reçus et notes peuvent rester anonymes ; une facture doit toujours nommer son client.
• Un avoir ÉMIS agit sur la facture liée : couverte en totalité, elle ne se paie plus (« Annulée par avoir ») ; couverte en partie, son lien de paiement réclame la somme restante. Si la facture était déjà réglée, l’avoir vous dit ce que vous devez rembourser au client — Capibara ne rembourse jamais à votre place.
• La recherche de l’écran Documents trouve un document par le nom de son client (celui figé à l’émission, ou la fiche liée à un brouillon, et la société d’un contact), par son numéro ou par ses notes. Elle lit aussi l’e-mail du client : « enzo prados » trouve enzo.prados@gmail.com, même quand aucun nom n’a été saisi, et une ligne sans nom affiche cet e-mail.
• Retrouvez une facture par son montant : tapez « 250 », « 250,50 » ou « 1 250 » et la recherche trouve aussi les documents dont le total TTC vaut ce montant (pratique pour un virement reçu). Filtrez sur le total TTC avec « =250 », « >250 », « <250 », « >=250 » ou « <=250 » (virgule ou point pour les centimes). Écartez les documents qui contiennent un texte (dans le numéro, les notes ou le client) avec un signe moins : « -dupont », ou « -"enzo prados" » entre guillemets droits pour plusieurs mots ; « //enzo prados » écarte aussi tout ce qui suit, jusqu’au prochain filtre. Combinez librement : « dupont >100 <300 -urgent » cherche les documents de Dupont entre 100 € et 300 €, sauf ceux qui mentionnent « urgent ». Un filtre mal tapé (« >abc ») se cherche simplement comme du texte.
• Un contact que vous facturez devient automatiquement « client » dans votre CRM.
• « Dupliquer » ouvre une copie du document (émis ou non) dans l’éditeur, pratique pour une prestation récurrente ou pour re-proposer un devis expiré : elle ne devient un brouillon qu’à son premier enregistrement. Elle reprend les lignes, leurs descriptions et la note au client, jamais la note interne ni les dates. Les lignes « Acompte facturé » ne se recopient jamais (l’acompte serait déduit deux fois), et l’acompte d’un devis se redemande depuis le devis.
• « Créer une variante » (menu « Plus d’actions » d’un devis émis) ouvre la même copie, mais liée au devis : à son émission, elle garde son numéro, suivi de -2, puis -3… (DV2026-0042-2), au lieu d’en prendre un nouveau. Proposez ainsi plusieurs versions d’une même offre ; chaque variante est un devis à part entière, que le client accepte ou refuse séparément (les autres variantes restent telles quelles). La fiche du devis liste ses variantes avec leur statut. Les factures, acomptes et avoirs n’ont jamais de variante : leur numérotation reste continue.
• Un brouillon resté vide plus de 24 heures (aucun client, aucune ligne saisie, aucune note) est supprimé la nuit : il n’avait pas de numéro, la suppression ne laisse aucun trou. Ceux où seul un client a été choisi se proposent dans la liste après 7 jours, à supprimer en une fois.
• Un brouillon supprimé pendant que vous le modifiez (par une autre personne, par exemple) : à l’enregistrement, Capibara propose d’en faire un nouveau document, sans ses lignes de temps passé, qui redeviennent à facturer dans leur projet.
• Un client supprimé du CRM pendant votre saisie : l’enregistrement est refusé. Choisissez une autre fiche, puis recommencez. Une fiche citée par une pièce (devis, facture, facture fournisseur, bon de commande, convention de formation) ne se supprime pas.
• La TVA par défaut des ventes sans détail par ligne (TPE, billets, réservations) se règle dans Paramètres › Devises et taxes. Si vous êtes en franchise de TVA (le régime choisi dans Comptabilité › TVA, sinon déduit de votre TVA par défaut et de votre forme juridique), Capibara l’écrit sur vos documents et propose des lignes exonérées, et vos ventes sans détail par ligne partent sans TVA, même si un taux est posé. Au réel, elles prennent le taux posé, sinon 20 %.
• Les droits suivent le document : un rôle peut rédiger et envoyer des devis sans facturer ; facturer, encaisser et transmettre demandent le droit de créer et modifier des factures. Chaque écran ne propose que les gestes que votre rôle permet.