Devis & Factures : tout le cycle de vente

L’application Facturation gère tout votre cycle de vente : devis → facture → paiement, avec des documents conformes au droit français (numérotation continue, mentions légales, archivage). À ne pas confondre avec votre abonnement à Capibara (l’offre Free, Pro ou Business de votre organisation), qui se gère dans « Mon organisation › Abonnement » et a son propre guide.

Tout vit dans un seul écran, Facturation › Documents, organisé en cinq onglets : Documents, Encaissements, Trésorerie, Conformité et Réglages.

Avant de commencer : votre identité

Renseignez votre identité légale dans Paramètres › Société › Identité légale : raison sociale, adresse complète, SIRET, numéro de TVA, et si vous êtes une société, capital social et ville du RCS.

Ce n’est pas cosmétique : ces informations sont FIGÉES sur chaque document au moment où vous l’émettez, et certaines sont obligatoires pour la facturation électronique. Si elles manquent, un bandeau orange vous prévient en haut de l’écran Documents — corrigez-le avant d’émettre vos premières factures.

Créer un devis ou une facture

• Cliquez sur « Devis » ou « Facture » : un brouillon s’ouvre, modifiable autant que vous voulez.
• Choisissez le client dans la liste déroulante (elle cherche parmi tous vos contacts et sociétés, pas seulement ceux déjà marqués « client »).
• Pas de fiche pour ce client ? Choisissez « Saisir un client (sans fiche) » : vous tapez ses coordonnées à la main, et la recherche d’entreprise remplit tout d’un coup à partir du nom, du SIREN ou du SIRET. Une case permet d’enregistrer au passage la fiche dans votre base.
• Ajoutez vos lignes : désignation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 %, taux zéro, exonéré ou autoliquidation, ligne par ligne).
• Le total se met à jour en direct pendant que vous tapez. Une remise globale et des notes imprimées sur le document sont disponibles à droite.

Émettre : le point de non-retour

Le bouton « Émettre » enregistre vos modifications puis fige le document. À cet instant : il reçoit son numéro définitif (séquentiel, sans trou), votre identité et celle du client sont recopiées telles quelles, les mentions légales sont calculées, et un PDF est archivé (accompagné d’un fichier Factur-X pour les factures et avoirs).

Si la case « Envoyer au client par e-mail » est cochée (elle l’est par défaut) et que le client a une adresse connue, il reçoit aussitôt un e-mail à vos couleurs avec le récapitulatif, le PDF, et le bon bouton : « Payer en ligne » pour une facture, « Accepter et signer » pour un devis. Le bouton « Envoyer par e-mail » d’un document émis permet de renvoyer ce même message à tout moment.

Après l’émission, plus aucune modification n’est possible — c’est la loi, et c’est ce qui rend vos documents opposables. Une erreur se corrige par un AVOIR, jamais par une retouche.

Le PDF que vous téléchargez est toujours celui de l’archive, pas une régénération : même si vous déménagez ou changez de nom l’an prochain, une facture de cette année restera exactement telle qu’elle a été émise.

Faire signer un devis

Sur un devis émis, « Envoyer par e-mail » transmet le devis à votre client avec un bouton « Accepter et signer en ligne ». Le lien de signature est personnel au signataire : il part par e-mail et n'est jamais copiable depuis votre écran — personne ne peut signer à la place du client. Sur la page de signature, le client voit le PDF du devis, le contenu certifié, et signe.

La signature vaut acceptation : le devis passe automatiquement en « Accepté », l’opportunité liée dans le CRM passe en « Gagné », et le PDF archivé est régénéré avec un bloc « Bon pour accord » portant le nom du signataire, la date, l’identifiant de preuve et une empreinte SHA-256. N’importe qui — votre client compris — peut vérifier l’authenticité de cette signature sur capibara.fr/verifier-signature en saisissant l’identifiant ou l’empreinte imprimés sur le document, et télécharger une attestation PDF.

Vous pouvez aussi marquer un devis accepté ou refusé à la main (le client a répondu par téléphone), puis le convertir en facture en un clic — la facture reprend toutes les lignes.

« Retirer le devis » annule un devis émis tant qu’aucune décision n’est prise : il ne peut plus être signé, accepté ni envoyé, et son PDF archivé porte le tampon « Annulée ». Une décision prise reste prise — et une facture émise, elle, ne s’annule jamais : elle se corrige par un avoir.

Se faire payer

• « Lien de paiement » copie une adresse que votre client ouvre pour régler par carte. Il paie sans quitter la page ; l’argent arrive sur VOTRE compte Stripe, et la facture passe « Payée » toute seule.
• « Enregistrer un règlement » couvre tout le reste : virement, chèque, espèces. Choisissez le moyen et la date de réception — la facture (ou l’échéance) est marquée payée avec exactement les mêmes effets qu’un paiement en ligne : tampon « Acquittée », encaissement enregistré, écriture comptable, arrêt des relances.
• Le paiement en ligne demande d’avoir relié votre compte Stripe (Paramètres › Encaissements en ligne) et un montant d’au moins 0,50 €. Si quelque chose bloque, le bouton vous dit précisément quoi.
• Une facture réglée voit son PDF archivé régénéré avec un tampon « Acquittée ».
• « Payer en plusieurs fois » découpe la facture en 2 à 24 échéances mensuelles. Chaque échéance a son propre lien de paiement et ses propres relances. Dès qu’une échéance est réglée, le plan se verrouille.
• Pour rembourser un encaissement par carte (total ou PARTIEL), passez par Paramètres › Encaissements en ligne › « Rembourser un client » — chaque encaissement d’une facture y apparaît, échéances comprises. Un règlement reçu par virement se rembourse par virement, hors de l’outil.

Relancer les impayés

Activez les relances automatiques dans l’onglet Réglages et choisissez votre cadence (par exemple 3, 10 puis 20 jours après l’échéance). Capibara envoie les rappels avec le lien de paiement, sur un ton progressif — courtois, puis ferme, puis dernière relance avant recouvrement — et s’arrête net dès que le règlement arrive.

La même cadence couvre les deux cas : une facture SANS échéancier est relancée à partir de sa date d’échéance (ou de son émission si vous n’en avez pas mis), et une facture en « plusieurs fois » est relancée échéance par échéance. Une facture couverte par un avoir n’est jamais relancée, et une relance réclame toujours le montant réellement restant dû.

Encaissements et trésorerie

L’onglet Encaissements liste TOUS vos encaissements en ligne, quelle que soit leur origine : factures, TPE virtuel, billetterie, dons, réservations, adhésions, boutique. C’est le point de vérité de ce qui est entré.

L’onglet Trésorerie en donne la courbe sur douze mois, avec le total du mois en cours et celui de l’année.

Facturation électronique (2026)

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront pouvoir RECEVOIR des factures électroniques via une plateforme agréée (l’émission devient obligatoire aux mêmes dates pour les grandes entreprises, et au 1er septembre 2027 pour les PME et TPE). L’onglet Conformité gère tout cela.

Deux situations. Si Capibara dispose de l’accès multi-entreprises chez Super PDP, tout est géré pour vous : rien à créer, le coût est refacturé au document transmis selon votre formule (réduit en Pro et Business), montant et décompte visibles dans l’onglet Conformité. Sinon, l’onglet Conformité vous guide en trois étapes pour relier votre propre compte Super PDP (compte au nom de votre entreprise sur superpdp.tech, application « confidentielle », clés collées et vérifiées en direct) : vos factures partent sous votre identité, Super PDP vous facture directement et Capibara ne refacture rien. Dans les deux cas, recevoir les factures de vos fournisseurs est inclus.

Pour ACTIVER l’émission vers le circuit, un moyen de paiement doit être enregistré (les formules payantes en ont déjà un ; en Gratuit, le bouton de l’onglet Conformité l’ajoute en une minute). Vous n’êtes facturé qu’à l’usage, en fin de mois : rien transmis, rien facturé. La RÉCEPTION des factures fournisseurs, elle, est incluse et jamais bloquée — c’est votre obligation dès le 1er septembre 2026, alors qu’émettre ne devient obligatoire pour les PME qu’au 1er septembre 2027. Un document à 0 € n’est jamais transmis automatiquement (transmission manuelle possible depuis sa fiche).

Une fois raccordé, tout est automatique : chaque facture, acompte ou avoir émis à un client professionnel est transmis tout seul (désactivable), les statuts du circuit se mettent à jour toutes les 30 minutes, votre encaissement est déclaré à la plateforme quand la facture est réglée, et les factures de vos FOURNISSEURS sont relevées automatiquement — les responsables de l’organisation sont notifiés quand il en arrive de nouvelles.

Chaque matin, Capibara dépose aussi l’e-reporting : l’agrégat de vos ventes aux particuliers de la veille (biens et prestations distingués comme l’exige la norme) et les données de paiement de vos prestations. Vous n’avez rien à faire, mais tout se désactive dans l’onglet.

Si une facture ne peut pas partir, la fiche vous dit exactement ce qui manque (SIRET, adresse du client…). Ces données étant figées à l’émission, complétez-les puis émettez la facture suivante : celle qui est déjà partie se corrige par un avoir. Un dépôt rejeté par la plateforme ne se retente jamais tout seul — corrigez puis retransmettez depuis la fiche.

Une facture adressée à un PARTICULIER n’est jamais transmise à l’acte — la transmission ne concerne que les factures entre professionnels. Ses ventes sont couvertes par l’e-reporting quotidien automatique : pas besoin de l’adresse complète du client, la facture s’émet et se paie normalement.

Encaisser au comptoir (TPE virtuel)

Le TPE virtuel encaisse sur place sans terminal bancaire : vous saisissez un montant et un libellé, le client scanne le QR code affiché et paie sur son téléphone. Le paiement se confirme en direct sur votre écran, et l’encaissement rejoint l’onglet Encaissements.

Bon à savoir

• L’écran Documents crée devis et factures ; un AVOIR se crée depuis la facture émise à corriger (bouton « Créer un avoir » sur sa fiche). Le moteur gère aussi acomptes, reçus, notes et reçus fiscaux de don — émis par les rails concernés (TPE, dons…), leurs boutons arrivent écran par écran. Reçus et notes peuvent rester anonymes ; une facture doit toujours nommer son client.
• Un avoir ÉMIS agit sur la facture liée : couverte en totalité, elle ne se paie plus (« Annulée par avoir ») ; couverte en partie, son lien de paiement réclame la somme restante. Si la facture était déjà réglée, l’avoir vous dit ce que vous devez rembourser au client — Capibara ne rembourse jamais à votre place.
• Un contact que vous facturez devient automatiquement « client » dans votre CRM.
• Dupliquer un document (émis ou non) recrée un brouillon identique — pratique pour une prestation récurrente ou pour re-proposer un devis expiré.
• La TVA par défaut des ventes sans détail par ligne (TPE, billets, réservations) se règle dans Paramètres › Devises et taxes. Si vous êtes en franchise de TVA, Capibara le sait et l’écrit sur vos documents.