Votre comptabilité : recettes, dépenses, TVA

L’application Comptabilité est pensée pour les indépendants et TPE qui font d’habitude leur comptabilité sur un tableur : tout ce qui est encaissé dans Capibara (factures, boutique, TPE, billets, dons, adhésions…) y entre automatiquement, et vous n’y ajoutez que ce qui se passe ailleurs — vos dépenses et votre banque.

L’écran s’organise en cinq onglets : Votre argent, Dépenses, Banque, TVA & clôture, et Pour votre comptable. Les quatre premiers parlent votre langue ; le dernier porte la comptabilité en partie double (journaux, écritures, balance) que votre cabinet attend.

Votre argent : la vue d’ensemble

Le premier onglet montre l’essentiel : encaissé et dépensé du mois, solde, TVA de l’année, courbe sur 12 mois avec la répartition par source (boutique, TPE, billets…), factures émises pas encore payées (avec les retards), et le récurrent estimé de vos adhésions. La carte « À venir » compte jusqu’à 500 factures ouvertes, les échéances les plus proches d’abord : au-delà, elle dit que le montant est un minimum. Une facture dans une autre devise que l’euro n’entre pas dans le total : la carte la compte à part.

La liste des transactions est écrite en clair : « Encaissement TPE +15 € », « Loyer −850 € ». La carte montre les 9 dernières ; « Voir toutes les transactions » ouvre la page dédiée, avec un filtre par mois et un chargement progressif (jamais des milliers de lignes d’un coup). Une transaction liée à une pièce (facture, bon de commande) s’ouvre d’un clic. Derrière chaque ligne, Capibara tient les écritures comptables en partie double (c’est ce qui rend votre export FEC valable) — mais elles restent dans l’onglet « Pour votre comptable », jamais en premier écran.

Le bouton « Recette » enregistre une entrée d’argent encaissée en dehors de Capibara (virement reçu, espèces, chèque…) : libellé, montant, date, moyen d’encaissement, TVA incluse — elle entre dans votre chiffre d’affaires comme n’importe quel encaissement. C’est le symétrique de « Nouvelle dépense » pour l’argent qui entre.

Dépenses : la fin du tableur

Une dépense se saisit en quelques secondes : fournisseur, date, montant TTC, TVA (boutons 20 / 10 / 5,5 / 0 %), et une catégorie en langage humain — Déplacements, Loyer, Assurances, Cotisations URSSAF… Le compte comptable se déduit tout seul, avec les subtilités justes (la TVA d’une assurance n’est jamais récupérable, un matériel de 500 € HT ou plus part en immobilisation).

« Scanner une facture » accepte une photo ou un PDF : l’intelligence artificielle pré-remplit le formulaire, vous relisez avant d’enregistrer, et le document scanné devient le justificatif joint. La photo perd ses métadonnées (position GPS, appareil, date de prise de vue). La catégorie est aussi suggérée sans IA : Capibara mémorise vos fournisseurs (SNCF catégorisé une fois = proposé pour toujours).

« Scanner en lot » traite plusieurs justificatifs d’un coup (jusqu’à 10 photos ou PDF) : chaque fichier passe au scanner l’un après l’autre, vous relisez le tableau (fournisseur, date, montants, catégorie — tout est corrigeable), puis un clic enregistre toutes les dépenses, chacune avec son fichier en justificatif.

• « Joindre le justificatif », sur sa ligne, signale une dépense notée sans sa facture : joignez-la plus tard depuis la liste (le filtre « Sans justificatif » les isole, « À payer » isole celles qui restent à régler). La liste se lit par pages : « Charger plus » affiche les dépenses plus anciennes. Un justificatif joint ne se remplace que par « Remplacer le justificatif » (menu de la ligne), et l’ancien fichier reste conservé ; Capibara garde l’empreinte et la date de dépôt de chaque justificatif.
• Une dépense non payée reste « À payer ». « Enregistrer le paiement » la règle : choisissez l’opération du relevé qui la paie (proposée quand son montant est exactement celui de la dépense, et rapprochée dans le même geste), ou indiquez la date du paiement, jamais dans le futur, et son moyen. Une dépense déjà réglée le dit, avec sa date. Le compte fournisseur (401) de l’achat et celui du règlement sont lettrés ensemble.
• Un paiement enregistré par erreur s’annule depuis le menu de la ligne (« Annuler le paiement ») : une écriture d’annulation datée du jour, lettrée avec le règlement annulé, et la dépense repasse « À payer ». Le règlement annulé et son annulation ne sont jamais proposés au rapprochement bancaire. Quand aucun règlement de la dépense n’était au journal (achat ancien, ou indiqué « déjà saisi à la main »), rien n’est extourné et l’écran le dit : corrigez alors aussi votre saisie manuelle.
• Les achats saisis depuis le module Stock (bons de commande, factures fournisseurs) apparaissent dans la même liste : c’est le même registre.
• Une même facture ne s’enregistre qu’une fois : même fournisseur (ou même SIREN), même numéro (espaces, tirets et majuscules ne comptent pas), même année. Le refus dit où elle est déjà enregistrée, sur un bon ou dans les dépenses, et l’ouvre. Si c’est vraiment une autre facture au même numéro, ajoutez une précision au numéro (« FA-12 bis »). Une dépense saisie sans numéro n’est jamais comparée.
• Chaque dépense a son écriture comptable dès son enregistrement. Si l’écriture ne peut pas être enregistrée, rien n’est enregistré et l’écran vous demande de réessayer. Une dépense plus ancienne restée sans écriture apparaît dans l’encadré « dépense(s) à comptabiliser » : « Comptabiliser » vous dit, avant d’écrire, la date de l’écriture et son effet sur votre TVA ; « Déjà saisie à la main » l’écarte si votre comptable l’a déjà passée (geste réversible depuis la vue « Indiquées saisies à la main »).

Banque : importer, pointer, vérifier

La banque a sa page : Comptabilité › Banque (aussi depuis « Votre argent » et la recherche : Ctrl K, ou ⌘K sur Mac). En haut, le nom du compte affiché et quatre chiffres : le solde d’après vos relevés, le solde en comptabilité, l’écart entre les deux et le nombre d’opérations à rapprocher. Quand tout est pointé, l’écart est à zéro.

Deux façons de l’alimenter : relier votre banque (formule Business — les opérations arrivent seules chaque heure, voir l’article « Connexion bancaire ») ou importer vos relevés (CSV, OFX ou QIF) avec le bouton « Importer un relevé » : ré-importer le même fichier ou une période qui chevauche ne crée jamais de doublon, et chaque relevé reste listé dans Sources › Relevés importés avec « Annuler cet import » tant que ses lignes ne sont pas rapprochées.

Les opérations se lisent dans un tableau avec recherche, filtre par mois et filtre d’état (à rapprocher, avec suggestion, rapprochées, toutes), par pages de cinquante. Une opération « en attente » (annoncée par la banque mais pas encore comptabilisée) est marquée comme telle : son libellé ou son montant peut encore changer, elle n’est jamais rapprochée automatiquement.

Chaque ligne porte son état et ses gestes. Une suggestion de facture (émise non soldée ou fournisseur non réglée) se confirme d’un clic : c’est un règlement saisi à la main, avec les mêmes effets (comptabilité, relances, statut transmis). « Rapprocher » ouvre les écritures comptables candidates (et les factures qui ressemblent). « Dépense » crée la dépense correspondante, payée à la date de la ligne ; si une facture à payer a exactement ce montant, le dialogue la propose d’abord : « Régler avec cette ligne » évite de saisir deux fois la même facture. Une facture déjà réglée sans opération bancaire, du même montant, est proposée aussi : « Rapprocher de ce règlement » pointe la ligne sans rien écrire de plus. « Recette » enregistre une entrée d’argent encaissée hors Capibara dans votre chiffre d’affaires. Une ligne rapprochée montre le numéro et le libellé de son écriture et se dé-rapproche depuis son menu : la correspondance confirmée avec sa facture est alors écartée, la ligne n’est plus rattachée d’office.

Une ligne rapprochée dit à quoi elle est reliée et l’ouvre : la fiche de la facture (ou de l’avoir) pour un encaissement, le bon de commande ou le justificatif pour une dépense — depuis le libellé sous l’état ou par le menu de la ligne. Avec plusieurs comptes, le compte affiché se choisit d’un clic dans Sources (liste des comptes, ou comptes d’une connexion bancaire) ; les compteurs et les chiffres du haut sont ceux du compte affiché, et le bouton « Importer un relevé » écrit son nom pour que la cible ne soit jamais un pari.

Une sortie d’argent sans pièce — un débit relié ni à une facture fournisseur, ni à une dépense, ni à une écriture — est signalée : le filtre « Sorties sans pièce » les isole avec leur total, un encart le rappelle en haut de la page Banque et sur « Votre argent », et les responsables de l’organisation reçoivent une notification, au plus une par semaine, tant qu’il en reste depuis plus de sept jours. Pour justifier une sortie : « Dépense » sur la ligne (la facture se joint ensuite), ou « Rapprocher » si la dépense est déjà saisie. Une suggestion non confirmée ne justifie rien.

« Rapprocher automatiquement » enchaîne les deux moteurs : les écritures au montant exact et sans ambiguïté, puis les factures reconnues avec certitude (montant exact et numéro dans le libellé), selon le mode réglé dans Sources › Rapprochement — suggestions à confirmer par défaut, automatique « gagné » après cinq confirmations sans refus, ou désactivé.

Le solde initial (Sources › Comptes) est le point de départ des relevés importés : il cale la vérification de compte. Un écart est normal quand une écriture n’est pas encore sur un relevé, ou l’inverse — rapprochez les lignes en attente, ou enregistrez celles qui manquent en dépense ou en recette.

Chaque compte bancaire a son propre compte comptable, un sous-compte du 512 (5121, 5122…), écrit sous son nom dans Sources › Comptes. Les écritures que Capibara passe seul (encaissements, dépenses, paie) vont au 512 commun : elles ne savent pas sur quel compte l’argent est passé. Avec un seul compte bancaire, tout le 512 entre dans son solde en comptabilité. Avec plusieurs, une écriture du 512 entre dans le solde du compte dont une opération lui est rapprochée ; tant qu’elle n’est rapprochée d’aucune, elle n’entre dans aucun solde ni aucun écart, et un encadré de la page Banque le signale avec son total.

Le sous-compte reçoit ce que vous ou votre comptable saisissez pour ce compte : son solde d’ouverture, ses frais, ou un virement entre deux de vos comptes (le compte qui reçoit au débit, celui qui envoie au crédit), dont chaque opération se rapproche alors de son côté. Un compte créé avant les sous-comptes garde le 512 : aucune écriture n’est reprise, et la page Banque dit que son solde en comptabilité ne compte que les écritures rapprochées de ses opérations.

TVA : préparée, jamais télédéclarée

En franchise en base, vous ne facturez pas de TVA et n’avez pas de déclaration régulière à déposer : l’onglet suit votre chiffre d’affaires face aux seuils (37 500 € de prestations de services, 85 000 € de ventes en 2026) et vous alerte à l’approche. Une exception : un achat de service à une entreprise établie hors de France, ou des achats de biens dans l’Union européenne au-delà de 10 000 € HT par an, peuvent vous obliger à déclarer et payer la TVA du mois concerné. Capibara signale ces achats, sur le mois en cours et le mois précédent, quand la fiche du fournisseur indique un pays ou un numéro de TVA étrangers.

Au régime réel, choisissez votre périodicité. Jusqu’au 31 décembre 2026, au réel normal, la déclaration est mensuelle, ou trimestrielle sur option si votre TVA de l’année est inférieure à 4 000 € ; au régime simplifié, elle est annuelle (CA12). À partir du 1er janvier 2027, le régime simplifié n’existe plus. Au réel normal, la déclaration est trimestrielle si votre chiffre d’affaires de l’année précédente ne dépasse pas 1 000 000 € ; mensuelle au-delà, ou si vous déclariez déjà chaque mois et n’avez pas demandé le trimestre. L’administration fait le changement elle-même : indiquez la périodicité affichée dans votre espace professionnel. Tant que vous ne l’avez pas choisie, l’onglet dit que c’est le réglage par défaut, avec la règle du jour. Si vous déclariez une fois par an, gardez « Une fois par an » dans Capibara jusqu’au dépôt de votre dernière déclaration annuelle (CA12, année 2026, au plus tard le 4 mai 2027 ; CA12E : dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice 2026/2027). Pour un exercice clos le 31 décembre 2026, votre première déclaration CA3 porte sur janvier ou le 1er trimestre 2027 et elle est à déposer avant le 4 mai 2027 : celle de janvier en février, celle du 1er trimestre en avril. Pour la préparer, choisissez « Tous les mois » ou « Tous les trimestres » le temps de la recopier, puis revenez à « Une fois par an ». Aucune CA3 n’est à déposer pour une période que couvre votre déclaration annuelle. En mensuel ou en trimestriel, Capibara prépare la déclaration case par case, avec les numéros du formulaire 3310-CA3 (base et TVA par taux, TVA déductible, TVA nette due ou crédit) : vous la vérifiez, puis vous la recopiez sur impots.gouv.fr. Capibara prépare, il ne déclare jamais à votre place. En annuel (régime simplifié), Capibara ne prépare pas encore la CA12 case par case : ses numéros ne sont pas ceux de la CA3. L’onglet affiche les totaux de l’année civile, par taux (base et taxe), et la TVA déductible (autres biens et services, immobilisations), sans numéro de case, avec les points à compléter de l’année et le lien vers la notice de la déclaration annuelle : reportez-les en suivant les libellés du formulaire et sa notice. La dernière déclaration annuelle (CA12, année 2026) a pour date limite le 4 mai 2027, pour un exercice clos le 31 décembre 2026. Si votre exercice ne suit pas l’année civile, ces totaux ne correspondent pas à votre CA12E : elle est à déposer dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice 2026/2027, et votre première déclaration CA3 porte sur le premier mois ou trimestre qui suit cette clôture. Si cet exercice se clôt entre juillet et novembre 2027, l’acompte de juillet 2027 est dû si la TVA exigible au titre de l’exercice précédent dépasse 1 000 €.

Échéances et rappels : sous votre situation TVA, et dans Paramètres › Échéances de TVA, Capibara affiche vos prochaines dates de dépôt d’après la grille officielle des dates limites (du 15 au 24 du mois, selon votre forme juridique, votre département et votre SIREN, ou l’initiale du nom de l’exploitant pour une entreprise individuelle). Tant que vous ne l’avez pas confirmée, la date est estimée au plus tôt : indiquez le jour affiché dans votre espace professionnel, il l’emporte. Capibara rappelle chaque échéance à J-7, J-2 et le jour même, par une notification et un e-mail, puis une seule fois si elle est passée sans être indiquée comme déposée ; elle apparaît aussi dans votre calendrier. Un rappel ne contient jamais de montant à payer ni de lien vers impots.gouv.fr : le dépôt et le paiement se font dans votre espace professionnel. « C’est déposé », ou « J’ai déclaré cette période » dans l’onglet TVA, arrête les rappels d’une échéance (le verrou d’un exercice, lui, ne dit rien d’un dépôt) ; « Mon cabinet comptable s’en charge » les coupe tous, et aucun rappel ne part tant que votre périodicité n’est pas choisie : Capibara vous la demande une fois. Au régime simplifié, indiquez la date de clôture de votre exercice (un dernier jour de mois) et la périodicité de vos futures déclarations CA3 : Capibara vous le demande une fois, puis rappelle vos derniers acomptes, votre dernière déclaration annuelle et vos premières CA3, même si vous changez de périodicité le temps de recopier une CA3.

Pour chaque taux (lignes 08, 09, 9B et T6), la TVA affichée est celle que l’écran officiel calcule à partir de la base, arrondie à l’euro (0,50 € compté pour 1) : saisissez les bases de la déclaration préparée dans votre espace professionnel, dans l’ordre du formulaire officiel, en repérant chaque case par son numéro. Si l’écran officiel affiche un autre montant, c’est le sien qui fait foi. Aux taux de 5,5 %, 10 % et 2,1 %, la TVA affichée peut différer d’un euro au plus de l’arrondi de la TVA de votre grand livre.

Aucune case n’est négative : quand les remboursements d’un taux dépassent ses ventes, la ligne indique « À porter en ligne 21, rubrique « (dont régularisation de TVA collectée…) », et la base en B5 : faites relire ». Une période sans vente ni TVA enregistrée affiche « Déclaration néant (case 0010) » : sans aucune opération, la déclaration se dépose quand même.

Au-dessus de la déclaration, Capibara signale ce qu’elle ne contient pas encore pour la période : factures reçues non traitées, notes de frais non comptabilisées et TVA des notes de frais (Capibara ne la déduit pas encore), ventes hors de France, ventes sans TVA française, calcul des taxes par Stripe, écritures sur le compte 4452 (TVA due intracommunautaire) ou sur un autre compte 445 que la déclaration ne range dans aucune case. Une écriture de liquidation de la TVA (une ligne sur le compte 4455 ou 44567), passée par vous ou par votre comptable, n’entre ni dans la déclaration ni dans la tuile « TVA de l’année (vos opérations) » : toutes deux se calculent sur vos opérations, et la tuile montre la TVA de l’année civile, déclarée ou non. Passez vos ventes, achats et charges dans des écritures à part : une liquidation qui en porte n’est pas lue, et l’onglet TVA le signale. Capibara compte la TVA à l’encaissement de chaque vente : une facture de biens, ou émise avec l’option pour les débits, encore impayée en fin de période n’y figure pas, pas plus que les avoirs non remboursés par Stripe, les achats à l’étranger ni le crédit de la déclaration précédente (ligne 22). Les alertes de la période disent aussi ce que la déclaration ne compte pas encore, chiffré : la TVA des factures de biens encore impayées, les avoirs émis sur une facture déjà encaissée, les avoirs fournisseurs reçus, les achats sans TVA à une entreprise établie hors de France, et les ventes sans TVA française par zone de l’acheteur. En déclaration annuelle, les mêmes points s’affichent sans numéro de case. Complétez ces points avec votre comptable.

« J’ai déclaré cette période » verrouille les écritures de la période : plus rien ne peut y être modifié par erreur. Il indique aussi la déclaration comme déposée : ses rappels s’arrêtent. Une écriture automatique datée d’une période verrouillée (un remboursement tardif, par exemple) est reportée au premier jour ouvert : elle compte dans les cases ordinaires de la déclaration suivante, alors qu’une correction se déclare à part (lignes 21, 5B ou 2C) : faites-la relire par votre comptable. La carte dit « Période verrouillée », que le verrou vienne de ce bouton ou du verrou de l’exercice. Le verrou reste révisable dans le panneau « Exercices et verrous » de l’onglet. Capibara ne garde pas encore la déclaration ni son accusé de réception : conservez-les de votre côté.

Pour votre comptable

Le dernier onglet porte la comptabilité brute : journal des écritures (le libellé d’une écriture ouvre sa fiche), saisie manuelle, balance, lettrage, plan comptable, et, dans « Exports et FEC », le bouton « Synchroniser les écritures » qui vérifie que toutes vos ventes ont bien la leur (et rattrape celles qui manquent, sans jamais créer de doublon). Il ne touche jamais aux dépenses : celles qui n’ont pas d’écriture se traitent dans Dépenses.

Une écriture s’ouvre aussi seule, par son lien (depuis la fiche d’un tiers dans le CRM) : journal, numéro, dates, pièce, ce dont elle vient, ses lignes et leur lettrage, et la pièce qui la justifie quand votre rôle l’ouvre.

Le panneau « Tout donner à votre comptable » (section « Exports et FEC ») exporte tout ce qu’un cabinet demande sur une période : le FEC, le journal, le grand livre, la balance et la liste des dépenses en CSV lisibles dans Excel, et les justificatifs en ZIP — avec un récapitulatif des dépenses dont la facture manque encore.

Le FEC est volontairement un fichier texte (.txt) : son nom (SirenFECAAAAMMJJ) et son format (colonnes séparées par « | ») sont imposés par l’administration fiscale — c’est exactement ce fichier que réclament un contrôle et le logiciel de votre comptable, ne le renommez pas. Pour consulter vos données dans Excel, prenez les exports CSV juste à côté.

Ce que Capibara ne fait pas (volontairement)

• Télédéclarer la TVA ou produire une liasse fiscale : ces actes engagent votre responsabilité. Capibara prépare les chiffres, votre cabinet (ou vous) les vérifiez et déclarez.
• Le bilan et les amortissements : l’export FEC assure la continuité avec les outils de votre expert-comptable.
• Modifier une écriture d’une période verrouillée ou d’un exercice clôturé.