Votre comptabilité : recettes, dépenses, TVA

L’application Comptabilité est pensée pour les indépendants et TPE qui font d’habitude leur comptabilité sur un tableur : tout ce qui est encaissé dans Capibara (factures, boutique, TPE, billets, dons, adhésions…) y entre automatiquement, et vous n’y ajoutez que ce qui se passe ailleurs — vos dépenses et votre banque.

L’écran s’organise en cinq onglets : Votre argent, Dépenses, Banque, TVA & clôture, et Pour votre comptable. Les quatre premiers parlent votre langue ; le dernier porte la comptabilité en partie double (journaux, écritures, balance) que votre cabinet attend.

Votre argent : la vue d’ensemble

Le premier onglet montre l’essentiel : encaissé et dépensé du mois, solde, TVA de l’année, courbe sur 12 mois avec la répartition par source (boutique, TPE, billets…), factures émises pas encore payées (avec les retards), et le récurrent estimé de vos adhésions.

La liste des transactions est écrite en clair : « Encaissement TPE +15 € », « Loyer −850 € ». La carte montre les 9 dernières ; « Voir toutes les transactions » ouvre la page dédiée, avec un filtre par mois et un chargement progressif (jamais des milliers de lignes d’un coup). Une transaction liée à une pièce (facture, bon de commande) s’ouvre d’un clic. Derrière chaque ligne, Capibara tient les écritures comptables en partie double (c’est ce qui rend votre export FEC valable) — mais elles restent dans l’onglet « Pour votre comptable », jamais en premier écran.

Le bouton « Recette » enregistre une entrée d’argent encaissée en dehors de Capibara (virement reçu, espèces, chèque…) : libellé, montant, date, moyen d’encaissement, TVA incluse — elle entre dans votre chiffre d’affaires comme n’importe quel encaissement. C’est le symétrique de « Nouvelle dépense » pour l’argent qui entre.

Dépenses : la fin du tableur

Une dépense se saisit en quelques secondes : fournisseur, date, montant TTC, TVA (boutons 20 / 10 / 5,5 / 0 %), et une catégorie en langage humain — Déplacements, Loyer, Assurances, Cotisations URSSAF… Le compte comptable se déduit tout seul, avec les subtilités justes (la TVA d’une assurance n’est jamais récupérable, un matériel de 500 € HT ou plus part en immobilisation).

« Scanner une facture » accepte une photo ou un PDF : l’intelligence artificielle pré-remplit le formulaire, vous relisez avant d’enregistrer, et le document scanné devient le justificatif joint. La catégorie est aussi suggérée sans IA : Capibara mémorise vos fournisseurs (SNCF catégorisé une fois = proposé pour toujours).

« Scanner en lot » traite plusieurs justificatifs d’un coup (jusqu’à 10 photos ou PDF) : chaque fichier passe au scanner l’un après l’autre, vous relisez le tableau (fournisseur, date, montants, catégorie — tout est corrigeable), puis un clic enregistre toutes les dépenses, chacune avec son fichier en justificatif.

• Le badge « Justificatif manquant » signale chaque dépense notée sans sa facture — vous pouvez la joindre plus tard depuis la liste.
• Une dépense non payée reste « À payer » ; marquez-la payée quand l’argent sort.
• Les achats saisis depuis le module Stock (bons de commande, factures fournisseurs) apparaissent dans la même liste : c’est le même registre.

Banque : importer, pointer, vérifier

La banque a sa page : Comptabilité › Banque (aussi depuis « Votre argent » et la recherche ⌘K). En haut, le nom du compte affiché et quatre chiffres : le solde d’après vos relevés, le solde en comptabilité, l’écart entre les deux et le nombre d’opérations à rapprocher. Quand tout est pointé, l’écart est à zéro.

Deux façons de l’alimenter : relier votre banque (formule Business — les opérations arrivent seules chaque heure, voir l’article « Connexion bancaire ») ou importer vos relevés (CSV, OFX ou QIF) avec le bouton « Importer un relevé » : ré-importer le même fichier ou une période qui chevauche ne crée jamais de doublon, et chaque relevé reste listé dans Sources › Relevés importés avec « Annuler cet import » tant que ses lignes ne sont pas rapprochées.

Les opérations se lisent dans un tableau avec recherche, filtre par mois et filtre d’état (à rapprocher, avec suggestion, rapprochées, toutes), par pages de cinquante. Une opération « en attente » (annoncée par la banque mais pas encore comptabilisée) est marquée comme telle : son libellé ou son montant peut encore changer, elle n’est jamais rapprochée automatiquement.

Chaque ligne porte son état et ses gestes. Une suggestion de facture (émise non soldée ou fournisseur non réglée) se confirme d’un clic — confirmer = un règlement saisi à la main, avec les mêmes effets : comptabilité, relances, statut transmis. « Rapprocher » ouvre les écritures comptables candidates (et les factures qui ressemblent). « Dépense » crée la dépense correspondante, payée à la date de la ligne ; « Recette » enregistre une entrée d’argent encaissée hors Capibara dans votre chiffre d’affaires. Une ligne rapprochée montre le numéro et le libellé de son écriture et se dé-rapproche depuis son menu.

Une ligne rapprochée dit à quoi elle est reliée et l’ouvre : la fiche de la facture (ou de l’avoir) pour un encaissement, le bon de commande ou le justificatif pour une dépense — depuis le libellé sous l’état ou par le menu de la ligne. Avec plusieurs comptes, le compte affiché se choisit d’un clic dans Sources (liste des comptes, ou comptes d’une connexion bancaire) ; les compteurs et les chiffres du haut sont ceux du compte affiché, et le bouton « Importer un relevé » écrit son nom pour que la cible ne soit jamais un pari.

Une sortie d’argent sans pièce — un débit relié ni à une facture fournisseur, ni à une dépense, ni à une écriture — est signalée : le filtre « Sorties sans pièce » les isole avec leur total, un encart le rappelle en haut de la page Banque et sur « Votre argent », et les responsables de l’organisation reçoivent une notification, au plus une par semaine, tant qu’il en reste depuis plus de sept jours. Pour justifier une sortie : « Dépense » sur la ligne (la facture se joint ensuite), ou « Rapprocher » si la dépense est déjà saisie. Une suggestion non confirmée ne justifie rien.

« Rapprocher automatiquement » enchaîne les deux moteurs : les écritures au montant exact et sans ambiguïté, puis les factures reconnues avec certitude (montant exact et numéro dans le libellé), selon le mode réglé dans Sources › Rapprochement — suggestions à confirmer par défaut, automatique « gagné » après cinq confirmations sans refus, ou désactivé.

Le solde initial (Sources › Comptes) est le point de départ des relevés importés : il cale la vérification de compte. Un écart est normal quand une écriture n’est pas encore sur un relevé, ou l’inverse — rapprochez les lignes en attente, ou enregistrez celles qui manquent en dépense ou en recette.

TVA : préparée, jamais télédéclarée

En franchise en base, vous n’avez aucune déclaration de TVA à faire : l’onglet suit votre chiffre d’affaires face aux seuils (37 500 € de prestations de services / 85 000 € de ventes en 2026) et vous alerte à l’approche.

Au régime réel, choisissez votre périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) : Capibara prépare la déclaration case par case, avec les numéros du formulaire 3310-CA3 (base et TVA par taux, TVA déductible, TVA nette due ou crédit) — vous recopiez sur impots.gouv.fr. Capibara prépare, ne déclare jamais à votre place.

« J’ai déclaré cette période » verrouille les écritures de la période : plus rien ne peut y être modifié par erreur. Le verrou reste révisable par un administrateur dans la carte Exercices.

Pour votre comptable

Le dernier onglet porte la comptabilité brute : journal des écritures, saisie manuelle, balance, lettrage, plan comptable, et le bouton « Synchroniser les écritures » qui vérifie que toutes vos ventes ont bien la leur (et rattrape celles qui manquent, sans jamais créer de doublon).

La carte « Tout donner à votre comptable » exporte tout ce qu’un cabinet demande sur une période : le FEC, le journal, le grand livre, la balance et la liste des dépenses en CSV lisibles dans Excel, et les justificatifs en ZIP — avec un récapitulatif des dépenses dont la facture manque encore.

Le FEC est volontairement un fichier texte (.txt) : son nom (SirenFECAAAAMMJJ) et son format (colonnes séparées par « | ») sont imposés par l’administration fiscale — c’est exactement ce fichier que réclament un contrôle et le logiciel de votre comptable, ne le renommez pas. Pour consulter vos données dans Excel, prenez les exports CSV juste à côté.

Ce que Capibara ne fait pas (volontairement)

• Télédéclarer la TVA ou produire une liasse fiscale : ces actes engagent votre responsabilité — Capibara prépare des chiffres justes, votre cabinet (ou vous) déclarez.
• Le bilan et les amortissements : l’export FEC assure la continuité avec les outils de votre expert-comptable.
• Modifier une écriture d’une période déclarée ou d’un exercice clôturé.