Cadences : des relances automatiques qui s'arrêtent toutes seules

Une cadence, c'est une suite d'étapes (e-mails et rappels) envoyées à un contact avec des délais entre chacune — par exemple : jour 0 un e-mail, jour 3 un rappel, jour 7 une tâche « appeler ». Vous la construisez une fois, elle tourne toute seule pour chaque contact que vous y mettez.

Tout est pensé pour ne JAMAIS spammer : une seule étape part par cycle (jamais de rafale), et la cadence s'arrête d'elle-même dès qu'un contact répond, se désinscrit, que l'affaire est gagnée, ou que l'objectif que vous avez fixé est atteint.

Les délais se comptent depuis le vrai départ de l’e-mail précédent. Quand un contact a déjà reçu beaucoup d’e-mails dans la semaine, Capibara retient l’e-mail de la cadence et le retente chaque jour, jusqu’à 8 jours : les étapes suivantes l’attendent. Au-delà, l’e-mail est abandonné et la cadence passe à l’étape suivante.

Créer une cadence

• Ouvrez le CRM puis « Cadences de relance » et cliquez sur « Nouvelle cadence ».
• Donnez-lui un nom (par exemple « Relance après devis »).
• Ajoutez des étapes : E-mail (sujet + message), Tâche (un rappel pour vous ou un collègue), ou Attente (une simple pause). Chaque étape a un délai en jours.
• Enregistrez : la cadence est prête. Vous pouvez l'archiver ou la réactiver à tout moment.

La démarrer : à la main ou automatiquement

Par défaut une cadence est MANUELLE : vous enrôlez un contact depuis sa fiche (carte « Cadences de relance »). C'est bien pour un usage ponctuel.

Pour qu'elle démarre TOUTE SEULE, choisissez un déclencheur dans « Démarrer automatiquement » lors de la création. Dès que l'événement se produit pour un contact, il est enrôlé sans que vous ayez rien à faire.

• Quand un devis est envoyé — au premier envoi par e-mail, pour relancer un devis resté sans réponse (un devis déjà accepté, refusé ou expiré ne démarre rien).
• Quand un devis est accepté — pour enchaîner (remerciement, prochaines étapes).
• Quand une facture est envoyée — au premier envoi par e-mail, pour accompagner le règlement (une facture déjà réglée ne démarre rien). Chaque facture a sa propre relance.
• Quand un rendez-vous est pris — pour préparer ou confirmer.
• Quand un nouveau contact est créé — pour un message de bienvenue.

L'objectif : s'arrêter quand c'est gagné

Le réglage « Arrêter quand l'objectif est atteint » indique le but de la cadence. Dès que le but est atteint, la relance s'arrête immédiatement (avant le prochain envoi) et l'enrôlement est marqué « Objectif atteint ✓ » sur la fiche du contact.

Par exemple : une cadence déclenchée par « devis envoyé » avec l'objectif « le devis est accepté » relance le client tant qu'il n'a pas signé, et s'arrête à la seconde où il signe. Vous ne relancez jamais quelqu'un pour rien.

• Le devis est accepté.
• La facture est payée : dès que la facture qui a démarré la cadence n’a plus rien à payer (réglée en entier ou soldée par un avoir), la relance s’arrête, même juste avant un envoi. Ni un paiement d’échéance ni le paiement d’une autre facture du même client ne l’arrêtent. Une cadence démarrée autrement (un devis, une inscription à la main) s’arrête dès qu’une facture du client n’a plus rien à payer.
• La facture est envoyée.
• Un rendez-vous est pris.

Personnaliser les e-mails avec des variables

Dans le texte de vos e-mails, écrivez des variables entre accolades : elles sont remplacées automatiquement par les infos du contact au moment de l'envoi.

• {prénom}, {nom}, {société} — l'identité du contact.
• {montant}, {numéro} : le montant et le numéro du devis ou de la facture (uniquement quand la cadence est déclenchée par un devis ou une facture). Pour une facture, {montant} est ce qui reste à payer au moment où l’e-mail part : un règlement partiel (une échéance, un acompte) ou un avoir le fait baisser. Pour un devis, c’est son montant TTC.
• Exemple : « Bonjour {prénom}, votre devis {numéro} de {montant} est toujours en attente. »

Suspendre, reprendre ou arrêter une inscription

Sur la fiche du contact, carte « Cadences de relance », chaque inscription en cours a deux boutons : suspendre (plus rien ne part jusqu’à la reprise) et arrêter (définitif ; le contact peut être inscrit de nouveau). Une inscription en pause se reprend au même endroit : l’étape qui n’est pas partie part à sa date, ou tout de suite si sa date est passée pendant la pause. Aucune étape n’est sautée, aucun e-mail ne part deux fois.

Un e-mail encore dans la file d’envoi au moment de la pause ne part pas : il part à la reprise. Seul un e-mail déjà en train de partir à cet instant précis arrive quand même ; la reprise passe alors à l’étape suivante.

Une réponse du contact, sa désinscription ou l’objectif atteint arrêtent aussi une inscription en pause : la reprise ne relance jamais quelqu’un qui a déjà répondu.

Depuis Claude ou ChatGPT

Une IA connectée à Capibara lit vos cadences et leurs inscriptions, et peut suspendre ou arrêter une inscription. Inscrire un contact fait partir des e-mails : l’IA le fait seulement au niveau « Tout, y compris envoyer », vous demande confirmation en écrivant l’adresse de la fiche, et Capibara n’inscrit personne si l’adresse diffère. Créer ou modifier une cadence, et reprendre une inscription suspendue, se font ici, dans Capibara (voir l’article « Connecter Claude à Capibara »).

Bien s'en servir en équipe

• Commencez simple : 2-3 étapes suffisent. Vous ajusterez ensuite.
• Gardez un ton courtois : la cadence n'est pas là pour harceler mais pour ne pas oublier de relancer.
• Activez la Boîte e-mail CRM avant de lancer vos cadences : les réponses des prospects arrivent alors directement sur leur fiche et arrêtent la relance (voir l'article « Boîte e-mail CRM »).
• Un contact désinscrit n'est jamais enrôlé ni relancé : la désinscription est respectée partout.