Cadences : des relances automatiques qui s'arrêtent toutes seules

Une cadence, c'est une suite d'étapes (e-mails et rappels) envoyées à un contact avec des délais entre chacune — par exemple : jour 0 un e-mail, jour 3 un rappel, jour 7 une tâche « appeler ». Vous la construisez une fois, elle tourne toute seule pour chaque contact que vous y mettez.

Tout est pensé pour ne JAMAIS spammer : une seule étape part par cycle (jamais de rafale), et la cadence s'arrête d'elle-même dès qu'un contact répond, se désinscrit, que l'affaire est gagnée, ou que l'objectif que vous avez fixé est atteint.

Créer une cadence

Ouvrez le CRM puis « Cadences de relance » et cliquez sur « Nouvelle cadence ».
Donnez-lui un nom (par exemple « Relance après devis »).
Ajoutez des étapes : E-mail (sujet + message), Tâche (un rappel pour vous ou un collègue), ou Attente (une simple pause). Chaque étape a un délai en jours.
Enregistrez : la cadence est prête. Vous pouvez l'archiver ou la réactiver à tout moment.

La démarrer : à la main ou automatiquement

Par défaut une cadence est MANUELLE : vous enrôlez un contact depuis sa fiche (carte « Cadences de relance »). C'est bien pour un usage ponctuel.

Pour qu'elle démarre TOUTE SEULE, choisissez un déclencheur dans « Démarrer automatiquement » lors de la création. Dès que l'événement se produit pour un contact, il est enrôlé sans que vous ayez rien à faire.

Quand un devis est envoyé — pour relancer un devis resté sans réponse.
Quand un devis est accepté — pour enchaîner (remerciement, prochaines étapes).
Quand une facture est envoyée — pour accompagner le règlement.
Quand un rendez-vous est pris — pour préparer ou confirmer.
Quand un nouveau contact est créé — pour un message de bienvenue.

L'objectif : s'arrêter quand c'est gagné

Le réglage « Arrêter quand l'objectif est atteint » indique le but de la cadence. Dès que le but est atteint, la relance s'arrête immédiatement (avant le prochain envoi) et l'enrôlement est marqué « Objectif atteint ✓ » sur la fiche du contact.

Par exemple : une cadence déclenchée par « devis envoyé » avec l'objectif « le devis est accepté » relance le client tant qu'il n'a pas signé, et s'arrête à la seconde où il signe. Vous ne relancez jamais quelqu'un pour rien.

Le devis est accepté.
La facture est payée.
La facture est envoyée.
Un rendez-vous est pris.

Personnaliser les e-mails avec des variables

Dans le texte de vos e-mails, écrivez des variables entre accolades : elles sont remplacées automatiquement par les infos du contact au moment de l'envoi.

{prénom}, {nom}, {société} — l'identité du contact.
{montant}, {numéro} — le montant et le numéro du devis ou de la facture (uniquement quand la cadence est déclenchée par un devis ou une facture).
Exemple : « Bonjour {prénom}, votre devis {numéro} de {montant} est toujours en attente. »

Bien s'en servir en équipe

Commencez simple : 2-3 étapes suffisent. Vous ajusterez ensuite.
Gardez un ton courtois : la cadence n'est pas là pour harceler mais pour ne pas oublier de relancer.
Activez la Boîte e-mail CRM avant de lancer vos cadences : les réponses des prospects arrivent alors directement sur leur fiche et arrêtent la relance (voir l'article « Boîte e-mail CRM »).
Un contact désinscrit n'est jamais enrôlé ni relancé : la désinscription est respectée partout.