Billetterie : vendre des billets pour vos événements

La Billetterie permet de vendre des places pour vos événements (spectacles, ateliers, conférences…) directement depuis votre site. L’argent est encaissé sur VOTRE compte (via Stripe), comme pour la boutique. Elle se gère depuis l’onglet « Billetterie » de votre site.

À ne pas confondre avec les invités. La billetterie, ce sont les gens qui viennent vers vous : ils trouvent votre page, choisissent un tarif, paient et reçoivent un billet. Les invités, c’est l’inverse : vous entrez une liste de personnes, elles reçoivent une invitation et répondent si elles viennent ou non — sans rien acheter. Un même événement peut faire les deux (public payant + invités partenaires ou presse). Voir le guide complet des événements.

Créer un événement et ses tarifs

Vous créez un événement (date, lieu, capacité, visuel) et définissez un ou plusieurs tarifs : plein, réduit, VIP, étudiant… chacun avec son prix et son quota. Un événement sans tarif est en admission générale. Chaque événement dispose d’une page publique dédiée (indexable par Google, avec les balises Event), à partager directement.

Votre agenda public

Tous vos événements publiés et à venir sont réunis sur une page unique : votre agenda public. C’est UNE adresse à mettre dans votre bio Instagram, votre signature ou vos affiches, au lieu de partager une page par soirée. Google l’indexe (balises Event), et les dates passées disparaissent toutes seules.

Sur chaque événement, pensez aux « Infos pratiques » : heure d’ouverture des portes, âge minimum, accès et parking. Ce sont les trois questions que votre public pose systématiquement — les renseigner une fois vous évite d’y répondre cent fois en message privé.

Vendre en ligne

Ajoutez le bloc « Billetterie » à votre site : les visiteurs choisissent un tarif, une quantité, et paient par carte. Ils reçoivent leur billet par e-mail avec un QR code (et un PDF imprimable). Les places sont réservées de façon atomique — impossible de survendre, même en cas d’achats simultanés. Un événement gratuit émet les billets directement, sans passer par le paiement.

Émettre des places en masse ou au guichet

Vous pouvez émettre des places sans vente en ligne : en masse (vous récupérez un CSV des codes et une planche PDF de billets), au guichet, ou pour des ventes réalisées ailleurs. Vous pouvez aussi (r)envoyer les billets d’une commande par e-mail — pratique si un client a perdu le sien.

Inviter des personnes et savoir qui vient

Vendre des billets ne suffit pas toujours : pour un mariage, un gala ou une assemblée générale, vous voulez surtout savoir QUI VIENT. Le bouton « Invités » vous donne une liste d’invitations : ajoutez les personnes une par une, ou collez votre liste (un par ligne : nom ; e-mail ; nombre de places).

Chaque invitation vaut pour un nombre de places que VOUS fixez à l’avance. C’est ce qui règle la question du « +1 » : votre invité voit « cette invitation vaut pour 2 personnes » et ne peut pas en confirmer davantage. Chacun dispose d’un lien personnel — copiez-le et envoyez-le comme vous voulez (e-mail, SMS, WhatsApp).

Vos invités répondent sur une page simple, SANS créer de compte : oui, non, ou peut-être, avec le nom de leurs accompagnants, leurs réponses à vos questions (menu, allergies…) et un mot pour vous. Ils peuvent modifier leur réponse tant que l’événement n’a pas eu lieu — un désistement à l’avance vaut toujours mieux qu’une chaise vide.

Beaucoup de réponses arrivent par téléphone ou de vive voix : vous pouvez les consigner vous-même en un clic sur la liste, pour que vos chiffres restent justes.

Envoyer les invitations et relancer les silencieux

Le bouton « Envoyer N invitations » écrit à tous ceux qui ont une adresse e-mail et ne l’ont pas encore reçue. Chacun reçoit un message à VOTRE nom (pas au nôtre) avec un gros bouton « Répondre en un clic » et un lien « Ajouter à mon agenda ».

« Relancer les X sans réponse » ne s’adresse qu’à ceux qui n’ont rien répondu — jamais à quelqu’un qui a déjà dit oui, non, ou peut-être. La relance rappelle toujours POURQUOI vous insistez (« nous bouclons les effectifs le 12 ») : c’est ce qui fait la différence entre une relance bien reçue et un harcèlement.

Une relance automatique part aussi toute seule : au bout d’une semaine sans réponse, puis une seconde fois une semaine plus tard — jamais davantage, jamais après votre date limite, et jamais deux fois le même jour. Passé ça, c’est qu’il faut décrocher le téléphone.

Combien serez-vous ? (le chiffre à donner au traiteur)

En haut de la liste des invités, vous voyez le chiffre à annoncer à votre prestataire. Ce n’est pas un simple compteur : tout le monde ne vient pas, et des accompagnants s’ajoutent au dernier moment. Nous affichons donc les confirmés, les « peut-être », les sans-réponse, puis une estimation qui ajoute une marge de sécurité (10 % par défaut, réglable), et le maximum possible si tout le monde venait.

Vous pouvez aussi fixer une date limite de réponse, choisir d’autoriser ou non le « peut-être », et exporter votre liste en CSV pour votre traiteur ou votre salle.

Conformité : ce que la loi française attend de vous

C’est la partie que tout le monde découvre trop tard. Le bouton « Conformité » vous pose 4 questions simples (musique ? artistes rémunérés ? buvette ? voie publique ?) et en déduit VOS obligations, avec leurs dates limites et un compte à rebours.

Exemples de ce qui remonte : la déclaration SACEM (20 % de réduction si vous déclarez au moins 15 jours avant), le GUSO dès que vous rémunérez un artiste ou un technicien, l’autorisation de buvette du maire (5 par an maximum pour une association), la déclaration en mairie pour la voie publique, l’assurance responsabilité civile, ou encore la règle qui veut que chaque entrant ait un billet — y compris gratuit.

Renseignez la jauge autorisée de votre salle : nous vous alertons quand vos ventes s’en approchent ou la dépassent. Si vous êtes une association, un compteur suit vos 6 manifestations exonérées de l’année.

Chaque point cite sa référence légale pour que vous puissiez vérifier, et se coche une fois traité. Attention : ces rappels sont informatifs et ne remplacent pas un conseil juridique — les règles varient selon votre situation, votre commune et votre lieu.

Le jour J : contrôle d’accès, même sans réseau

Avant d’ouvrir les portes, cliquez sur « Contrôle d’accès » puis « Télécharger la liste » pendant que vous avez du réseau. Ensuite, tout fonctionne HORS LIGNE : cave, salle des fêtes, 4G saturée par le public — le scan reste instantané, parce qu’il est tranché sur votre appareil et non sur nos serveurs.

Vous pouvez ouvrir plusieurs portes en même temps : chaque poste scanne de son côté, et tout se synchronise dès que le réseau revient. Si un billet a déjà été validé à une autre entrée, il est signalé — impossible d’entrer deux fois avec le même billet.

Trois filets de sécurité, pour que la file n’arrête jamais d’avancer : le scan du QR code, la saisie du code à la main, et la recherche par nom (quand l’écran du téléphone est cassé ou le billet froissé). En dernier recours, imprimez la liste d’émargement avec une colonne signature.

Un compteur permanent vous indique combien de personnes sont entrées, combien sont attendues, et combien de scans restent à synchroniser.

Prévenir tout le monde, ou tout annuler

Le bouton « Prévenir / Annuler » couvre les deux imprévus classiques. « Prévenir les participants » envoie un e-mail à tous les détenteurs de billets — changement de salle, horaire d’ouverture, consignes d’accès.

« Annuler l’événement » fait tout en un geste : les billets sont invalidés, les places libérées, les paiements en ligne REMBOURSÉS INTÉGRALEMENT, et chaque participant reçoit un e-mail avec votre motif. C’est une obligation légale : quand c’est l’organisateur qui annule, le remboursement est intégral (frais compris) et vous ne pouvez pas imposer un avoir.

Si un remboursement échoue (carte expirée, litige en cours), nous vous le disons : le billet concerné n’est PAS invalidé, car on n’annule jamais un billet sans avoir rendu l’argent.

Rembourser ou annuler

Si vous devez annuler, le remboursement se fait proprement : Capibara rembourse le paiement en ligne, annule les billets concernés et libère les places automatiquement pour qu’elles redeviennent disponibles.