L’Assistant Capibara : ses deux modes et ce qu’il sait lire

L’Assistant Capibara vit dans la bulle « ? » en bas à droite de votre espace, sur tous les écrans. Un clic la déplie : elle réunit l’assistant et le chat avec le support humain. « Assistant Capibara » ouvre le panneau de discussion ; « Masquer » le fait disparaître si vous préférez l’écran net, et le menu de votre avatar le ramène (entrée « Assistant Capibara »).

Il sert à répondre sans quitter la page où vous travaillez : comment faire telle chose dans Capibara, et — si votre formule inclut l’IA — ce que disent vos propres chiffres. Sous la conversation, un lien « Ouvrir un ticket » reste toujours affiché : quand l’assistant ne suffit pas, une personne de l’équipe prend le relais.

Deux modes, et une seule chose à retenir

En haut du panneau, deux onglets. Ils ne lisent pas les mêmes sources et ne répondent pas aux mêmes questions : choisir le bon onglet est le seul geste qui demande un peu d’attention.

• « Aide » — il répond sur le FONCTIONNEMENT de Capibara. Il cherche dans tout le centre d’aide, depuis n’importe quel écran, et ne voit AUCUNE de vos données : ni vos factures, ni vos clients, ni vos montants.
• « Mon activité » — il lit VOS chiffres et les commente. En revanche il ne connaît pas le mode d’emploi : une question de paramétrage posée ici reçoit une réponse honnête, « je ne sais pas lire cela », suivie de ce qu’il sait faire.

La règle tient en une phrase : une question en « comment » va dans Aide, une question en « combien », « où en est » ou « qui » va dans Mon activité. « Comment créer une facture d’acompte ? » → Aide. « Combien ai-je encaissé ce mois-ci ? » → Mon activité.

Se tromper d’onglet ne casse rien : vous obtenez une réponse à côté de la plaque, il suffit de changer d’onglet et de reposer la question. Chaque mode garde sa propre conversation, vous ne perdez rien en basculant de l’un à l’autre.

L’onglet « Aide » : comment marche Capibara

Posez votre question en langage courant. L’assistant cherche dans TOUT le centre d’aide — ces guides et les articles publiés par l’équipe — et vous répond avec la marche à suivre : ce qui se passe, où cliquer, dans quel ordre. Les liens vers les articles viennent en plus, à la fin, jamais à la place de la réponse.

Il sait sur quel écran vous êtes, mais ce n’est qu’un indice de contexte : depuis le Planning, une question sur vos e-mails reçoit bien une réponse sur les e-mails. Par défaut il répond court ; demandez-lui de détailler et il déroule la procédure complète.

• Disponible quelle que soit votre formule, y compris sur la gratuite.
• Il ne voit aucune donnée de votre organisation : seulement votre question, la conversation en cours et la documentation.
• Il ne fabrique jamais d’adresse. Si aucun guide ne couvre le sujet, il le dit, explique ce qu’il sait, et propose d’ouvrir un ticket.
• La conversation reste affichée tant que vous naviguez dans votre espace ; recharger la page repart d’une page blanche.

L’onglet « Mon activité » : vos chiffres, lus pour vous

Cet onglet répond avec vos propres nombres. Vous demandez « où en est mon argent » ou « qu’est-ce qui se vend le mieux » ; l’assistant choisit, dans une liste fermée de lectures, celles qui répondent, les exécute, puis commente ce qu’elles ont donné.

Les chiffres affichés — indicateurs, courbes, tableaux — sont calculés et dessinés par Capibara. Le modèle d’IA les commente, il ne les écrit pas : un montant affiché ne peut donc être ni inventé ni arrondi en chemin.

• « Lectures effectuées », sous chaque réponse, déplie le détail : quelles lectures ont eu lieu, et lesquelles ont échoué le cas échéant. Rien n’est masqué.
• Quand la question est ambiguë, il demande une précision et propose des réponses à cliquer. Y répondre ne compte pas comme une nouvelle question.
• Avant votre première question, le panneau affiche d’emblée la liste des lectures disponibles pour VOTRE compte ; ensuite, « Ce que je sais lire », en bas du panneau, la rouvre à tout moment. Un clic sur une ligne pose la question telle quelle.

Pourquoi la réponse prend un instant

L’assistant travaille en deux temps : il lit d’abord, il rédige ensuite. Tant qu’il collecte, rien n’est rédigé ; il ne commente que des résultats qu’il a réellement sous les yeux. C’est ce qui l’empêche d’annoncer un chiffre avant de l’avoir lu — et ce qui explique les quelques secondes d’attente.

Le travail est borné : quelques lectures au maximum par question. S’il n’aboutit pas, il le dit et affiche tout de même ce qu’il a lu, plutôt que de meubler.

Ce qu’il sait lire

La liste est fermée : l’assistant ne peut poser aucune autre question à votre base. Vous ne voyez que les lectures des applications actives chez vous, et seulement celles que votre compte a le droit de consulter — la liste ci-dessous est donc le maximum possible, pas ce que vous aurez forcément.

• « Mes ventes par mois » — vos encaissements réels mois par mois sur douze mois glissants, tous moyens confondus (facture réglée, boutique, caisse, terminal de paiement, encaissement manuel), et la comparaison d’un mois sur l’autre. Ne dit rien de ce qui est facturé mais pas encore payé.
• « Le taux de conversion de mes devis » — vos devis des douze derniers mois : acceptés, refusés, expirés, encore en attente, le taux calculé sur les seuls devis décidés, et le montant accepté.
• « Mes affaires gagnées et perdues » — les affaires clôturées du CRM, le taux de réussite et le montant gagné sur tout l’historique, la répartition par mois et les motifs de perte sur douze mois.
• « Ma prévision de ventes » — le montant de vos affaires ouvertes pondéré par leur probabilité, plus le détail par étape. Une estimation, jamais un montant acquis.
• « Les affaires à relancer » — les affaires ouvertes sans activité depuis 14 jours (à relancer) ou 21 jours (à revoir), les plus dormantes d’abord.
• « Les contacts à rappeler en priorité » — vos contacts notés chaud, tiède ou froid d’après les signaux détenus : achats, devis, commandes, rendez-vous, activité récente.
• « Combien j’ai de contacts et de clients » — les trois compteurs du carnet d’adresses : contacts, sociétés, et parmi elles celles marquées comme clientes.
• « Les rendez-vous à venir » — les vingt prochains rendez-vous du planning, plus trois compteurs glissants : 24 heures, 7 jours, 30 jours. Ce sont ceux de TOUTE l’organisation : le planning ne dit pas ici à qui chaque rendez-vous est affecté, ouvrez-le pour filtrer par personne.
• « L’état de mes demandes de support » — la répartition par statut, les demandes sans aucune réponse, celles dont le délai de première réponse est dépassé, et la note de satisfaction moyenne.
• « Où en est mon argent » — recettes et dépenses sur douze mois, TVA de l’année en cours, factures non soldées ventilées par échéance, revenu récurrent estimé, dépenses sans justificatif et sorties bancaires sans pièce.
• « Encaissé et dépensé ce mois-ci » — les deux totaux du mois civil en cours, du 1er à aujourd’hui, donc sur un mois incomplet.
• « Ce que je dois à mes fournisseurs » — le restant dû sur vos factures fournisseurs et vos dépenses non réglées, dont ce qui est en retard. Ne couvre ni les notes de frais, ni les cotisations, ni les impôts.
• « Où j’en suis du seuil de franchise de TVA » — votre chiffre d’affaires HT de l’année civile comparé aux seuils de franchise, avec un verdict volontairement prudent.
• « Mes commandes de boutique » — le nombre de commandes par statut (en attente de paiement, payée, expédiée, livrée, annulée, remboursée), sur tout l’historique.
• « Mes articles les plus vendus » — le classement par quantité vendue sur douze mois, avec le chiffre d’affaires de chacun. Ne compte que les ventes passées par une commande (boutique et caisse), pas celles facturées directement.
• « Les articles en stock bas » — les articles descendus à leur niveau de réapprovisionnement, entrepôt par entrepôt.
• « Combien vaut mon stock » — la valeur de votre stock aujourd’hui, au total et par entrepôt. Un article sans aucun coût renseigné compte pour zéro : le montant est un minimum.
• « Où en sont mes projets » — les projets par état, puis les tâches non terminées : total, en retard, à faire sous sept jours, sans responsable, et les tâches terminées ces trente derniers jours.
• « Mon effectif » — effectif actuel, entrées et sorties sur douze mois, rotation, ancienneté, répartitions par contrat et par département. La masse salariale n’apparaît que si vous avez le droit « paie ».
• « Les demandes à valider » — les congés et notes de frais déposés que personne n’a encore tranchés, les plus anciens d’abord. Congés et notes de frais UNIQUEMENT : les bons de commande et les remises sur devis à valider se consultent dans la boîte Validations, qui demande un autre droit.
• « Mes abonnés à la newsletter » — l’effectif de chaque liste de diffusion : abonnés confirmés et abonnés en attente de confirmation. C’est le registre des inscriptions : une adresse en rejet définitif y reste comptée et sera écartée à l’envoi.

Cette liste s’étoffe au fil des versions. Une question qui n’a pas encore sa lecture ne reçoit jamais une réponse inventée : l’assistant dit qu’il ne sait pas la lire, et rappelle ce qu’il sait faire pour vous.

Ce qu’il ne fait jamais

• Il ne crée rien, ne modifie rien, ne supprime rien. Aucune de ses lectures ne peut écrire : c’est une propriété du code, pas une consigne donnée au modèle.
• Il n’envoie aucun e-mail, ne valide aucune demande, ne change aucun statut. Pour agir, vous passez par l’écran concerné.
• Il n’interroge pas librement votre base : il choisit une lecture dans la liste ci-dessus, telle qu’elle est, sans pouvoir en changer la période ni les filtres. « Du 3 au 17 mars » ne se demande pas encore.
• Il n’invente ni fonctionnalité ni page d’aide : une adresse d’aide est toujours recopiée du catalogue, jamais fabriquée, et une question hors de son périmètre reçoit un « je ne sais pas » plutôt qu’une réponse plausible.

Il ne lit que ce que vous avez le droit de voir

Chaque lecture est exécutée en votre nom, avec vos droits, exactement comme si vous ouvriez l’écran vous-même : vos permissions sont relues au moment de la question, et les restrictions fines s’appliquent — un commercial qui ne voit que ses propres affaires n’obtient que les siennes.

Conséquence normale : deux personnes de la même organisation peuvent poser la même question et obtenir deux chiffres différents. Ce n’est pas une erreur, c’est votre périmètre. Pour comprendre ou modifier ces périmètres, voir l’article « Utilisateurs et droits d’accès ».

Une application désactivée n’a aucune lecture : activez-la depuis « Modules » et ses questions apparaissent (voir l’article « Activer et gérer les modules »).

Ses limites, dites franchement

• Un résultat peut être partiel : certaines lectures s’arrêtent à un nombre maximum de lignes. Une note le signale alors sous le chiffre concerné, et le total annoncé est un minimum.
• Les périodes ne sont pas les mêmes d’une lecture à l’autre — douze mois glissants, année civile, mois en cours, tout l’historique. L’assistant les rappelle : lisez-les, elles changent l’interprétation.
• Il montre les chiffres, il n’explique pas les causes. Il ne dira pas pourquoi vos ventes baissent : il ne connaît ni votre marché, ni votre saison, ni votre agenda.
• Ses commentaires ne valent pas conseil comptable, fiscal ou juridique. Le verdict du seuil de TVA, par exemple, est volontairement prudent : sa lecture revient à vous ou à votre comptable.
• Certaines questions n’ont pas encore d’outil — la rentabilité d’un projet, le détail d’un client précis, une période choisie librement. Il le dit plutôt que d’inventer.
• Il peut s’arrêter sans conclure. Il affiche alors ce qu’il a lu et rouvre la liste « Ce que je sais lire », pour que vous reformuliez à partir du réel.

Qui y a droit, et pourquoi l’onglet peut manquer

L’onglet « Aide » est là pour tout le monde. L’onglet « Mon activité », lui, n’apparaît que si trois conditions sont réunies :

• Votre formule inclut l’IA — c’est le cas à partir de Pro (voir l’article « Abonnement Capibara : passer à Pro ou Business, forfaits et prix »).
• Au moins une des applications concernées est active dans votre organisation.
• Votre compte a le droit de consulter au moins une des lectures ci-dessus.

S’il manque une de ces conditions, l’onglet est simplement absent : Capibara préfère ne rien proposer plutôt qu’ouvrir une porte qui refuserait ensuite.

Le mode « Mon activité » ne débite aucun crédit de votre quota IA mensuel, mais il passe par la même porte que les autres fonctions IA : quota mensuel épuisé ou plafond d’appels du jour atteint, il refuse poliment. Il s’espace aussi de lui-même si les questions s’enchaînent très vite. Dans ces cas-là, réessayez un peu plus tard, ou ouvrez un ticket.

Vos données et le fournisseur d’IA

Pour rédiger sa réponse, l’onglet « Mon activité » transmet au fournisseur d’IA (Google, via l’API Gemini) votre question et un résumé des données lues — ce résumé peut comporter des noms de clients, de contacts ou de salariés, des libellés que vous avez saisis (intitulés de congés, de notes de frais, de rendez-vous…), des dates et des montants. C’est la condition pour qu’un texte commente vos chiffres, et l’une des raisons pour lesquelles ce mode est réservé aux formules qui incluent l’IA.

Dans l’onglet « Aide », rien de tout cela : seules votre question et la documentation sont transmises.

La liste complète des sous-traitants et ce que chacun reçoit est publiée sur capibara.fr/legal/sous-traitants. Côté Capibara, chaque question posée dans « Mon activité » est inscrite au journal d’usage IA de votre organisation sous forme résumée, après masquage des adresses e-mail, IBAN, numéros de carte, de téléphone et de SIREN. Pour le reste — où vivent vos données, sauvegardes, export, droits RGPD — voir l’article « Données et sécurité ».

À ne pas confondre avec les deux autres assistants

• Le « Chat support » — même bulle, juste en dessous : vous y écrivez à une personne de l’équipe Capibara, pas à une IA.
• L’assistant IA du chat de VOTRE site — celui qui répond à vos visiteurs quand personne de votre équipe n’est en ligne, à partir de votre wiki. Il n’a rien à voir avec celui-ci : voir l’article « Support client : tickets suivis sur votre site et chat en direct ».

Bien poser sa question

• Une question à la fois : l’assistant répond mieux à « combien de devis signés cette année ? » qu’à trois questions enchaînées dans la même phrase.
• Parlez votre langage métier — « mes impayés », « ce que je dois », « qui rappeler » : les lectures sont décrites dans ces mots-là.
• En panne d’idée, ouvrez « Ce que je sais lire » et cliquez une ligne : la question part telle quelle.
• Si la réponse tombe à côté, vérifiez l’onglet avant de reformuler. Neuf fois sur dix, la question était simplement dans le mauvais mode.