Achats : commandes, factures et paiements fournisseurs

Les achats vivent dans le hub Stock, onglet « Commandes fournisseur ». Un bon de commande se prépare en brouillon (lignes depuis le catalogue du fournisseur, depuis « À racheter », ou libres), s’envoie au fournisseur, puis se réceptionne, en une ou plusieurs fois : le stock entre au prix d’achat.

Un bon ne se modifie qu’en brouillon : une ligne s’y ajoute, se modifie (quantité, prix, TVA) ou se retire depuis son menu ; un bon commandé refuse tout changement de ligne, même depuis un onglet resté ouvert. « Modifier le bon » règle la date de livraison souhaitée, le lieu de livraison (un entrepôt : son adresse va sur le PDF et la réception y entre le stock) et les notes ; une fois le bon commandé, seule la date se modifie. Un bon commandé, reçu ou facturé ne se supprime pas : annulez-le tant que rien n’est reçu, il reste dans l’historique. Un bon déjà en partie reçu ne s’annule plus : « Clore le reste » le termine.

La fiche du bon propose toujours le pas suivant en premier : envoyer le bon, le réceptionner, puis saisir sa facture. Les autres gestes (demande de prix, CSV, modifier, dupliquer, validation, mouvements de stock, clore le reste, annuler) sont visibles à côté ou dans « Plus d’actions ». « Dupliquer » (« Commander à nouveau » sur un bon reçu) crée un brouillon avec les mêmes lignes, au prix actuel du catalogue du fournisseur quand il en a un.

Demander un prix, joindre le devis du fournisseur

« Demander un prix » envoie au fournisseur, par e-mail, un lien vers la demande de prix : les articles et les quantités, sans vos prix, avec une colonne où il écrit les siens. Le bon reste un brouillon, marqué « Prix demandé ». L’e-mail part au nom de votre organisation.

Quand la boîte CRM de votre organisation est activée (voir « Boîte e-mail CRM »), la réponse du fournisseur arrive sur le bon lui-même, panneau « Réponses du fournisseur » : son message, la date, et ses pièces jointes, rangées dans « Pièces » (un PDF reçu en réponse à une demande de prix est classé « Devis du fournisseur »). Elle s’ajoute aussi à l’historique de sa fiche au CRM, et la personne qui a envoyé l’e-mail est prévenue. Une pièce jointe d’un format refusé (un programme, par exemple) n’est pas gardée : la réponse le dit. Une réponse ne change ni l’état ni les prix du bon : c’est vous qui les reportez. Sans boîte CRM, la réponse revient dans la boîte de la personne qui a envoyé l’e-mail.

La réponse est arrivée dans votre propre boîte ? Transférez-la à l’adresse de réponse du bon, affichée au pied du panneau « Réponses du fournisseur » (« Copier ») ; c’est aussi l’adresse de réponse de l’e-mail du bon, qui commence par « crm+po- » : elle s’affiche sur le bon « Transmise par » vous, avec ses pièces jointes, sans s’ajouter à l’historique du fournisseur au CRM. Un message que vous écrivez au fournisseur avec cette adresse en copie s’affiche aussi sur le bon, comme le vôtre. Un e-mail reçu par la boîte CRM que rien ne rattache (aucune fiche, aucun bon) reste dans la boîte : le journal d’envoi le marque « non rattaché ».

Quand son devis arrive, « Joindre une pièce » (panneau « Pièces ») le garde sur le bon, puis reportez ses prix ligne par ligne avec « Modifier la ligne ». Le panneau garde aussi les bons de livraison et les photos (une casse se rattache à sa réception, depuis le menu de la réception ; la réception montre ensuite ses pièces, à ouvrir d’un clic). Le nom du fournisseur, en tête du bon, ouvre sa fiche au CRM si vous y avez accès. Les pièces sont privées : seules les personnes qui voient les achats les ouvrent. PDF, images, documents et tableurs, 25 Mo au plus. Une photo perd ses métadonnées (position GPS, appareil, date de prise de vue) avant d’être rangée, qu’elle soit jointe ici ou reçue dans la réponse d’un fournisseur. La facture du fournisseur, elle, se joint à la facture du bon (voir plus bas).

Envoyer le bon au fournisseur

« Envoyer au fournisseur » montre l’adresse du fournisseur, modifiable (cochez « Enregistrer cette adresse sur la fiche » pour la garder), et un message facultatif. Le fournisseur reçoit un e-mail au nom de votre organisation, avec la liste des articles, la livraison souhaitée et un lien vers le PDF du bon. Le bon passe « Commandé » et la réception s’ouvre. Le PDF lui demande de rappeler le numéro du bon sur sa facture : c’est ce qui rattache sa facture électronique au bon.

La fiche dit où en est l’e-mail et se met à jour seule pendant quelques minutes : envoi en cours, envoyé, ou en échec (vérifiez l’adresse, puis « Renvoyer au fournisseur »). Passé ce délai, « Relire l’état » la met à jour. Un bon annulé avant le départ de l’e-mail ne part pas. Le lien du PDF vaut 12 mois et montre toujours le bon tel qu’il est ; « Couper le lien envoyé » l’arrête (une adresse erronée, un e-mail transféré), et un bon annulé ne s’ouvre plus. Un bon d’exemple et une adresse d’exemple (par exemple en .example) ne s’envoient pas.

Vous avez transmis le bon autrement (téléphone, portail du fournisseur, papier) ? « Je l’ai transmis moi-même », dans « Plus d’actions », le passe « Commandé » sans rien envoyer.

Faire valider un bon, si votre organisation le souhaite

« Demander une validation » (facultatif) envoie le bon dans « Validations ». Tant que la demande attend, le bon ne s’envoie pas ; « Retirer la demande » l’annule. Une fois validé, le bon reste un brouillon marqué « Validé » : c’est toujours vous qui l’envoyez. Modifier, ajouter ou retirer une ligne retire la demande en cours ou la validation acquise : un bon validé pour un montant ne part jamais pour un autre.

Valider demande le droit « Valider les bons de commande des autres » (le rôle Manager l’a, l’Employé non), et personne ne tranche sa propre demande.

Réceptionner, remarquer, émettre une réserve

« Réceptionner » enregistre ce qui est arrivé : les quantités en bon état (pré-remplies avec le reste à recevoir), le n° du bon de livraison et une remarque, toujours possible. Le stock entre au prix d’achat dans le même geste : deux réceptions faites en même temps n’entrent jamais deux fois le stock. Une livraison refusée s’enregistre aussi, sans quantité, avec sa remarque. Chaque réception se relit ensuite dans le panneau « Réceptions » de la fiche (date, auteur, quantités, remarque) ; celles faites avant octobre 2026 n’y sont pas détaillées.

« Émettre une réserve » (casse, manquant, erreur de référence) rend la remarque obligatoire. Une réserve reste ouverte jusqu’à sa levée : elle s’affiche en tête de la fiche, la liste des bons porte la pastille « Réserve », et enregistrer le paiement d’une facture du bon demande de cocher « Payer malgré la réserve ». Le créateur du bon est prévenu quand quelqu’un d’autre l’émet. Une casse découverte au déballage se signale après coup, depuis le menu de la réception.

Pour un colis abîmé ou incomplet, confirmez aussi la réserve au transporteur, par lettre recommandée, dans les trois jours qui suivent la livraison (jours fériés non compris) : Capibara ne l’envoie pas.

« Lever la réserve » note son issue : remplacé ou complété par le fournisseur (réceptionnez les articles reçus sur le même bon), avoir reçu (saisissez l’avoir et, si le reste n’est plus attendu, clôturez-le), ou accepté en l’état. « Clore le reste », sur un bon partiellement reçu, dit que les quantités encore attendues ne viendront plus : le bon passe « Réceptionné », avec un motif facultatif, et les quantités commandées restent celles du bon transmis.

Saisir la facture d’un bon

« Saisir la facture » demande le numéro et la DATE de la facture, jamais dans le futur, et une échéance facultative qui ne peut pas la précéder. Les montants reprennent la valeur reçue pas encore facturée : corrigez-les d’après la facture. Cochée à la réception, « J’ai reçu la facture » ouvre ce même dialogue juste après.

La facture du fournisseur (PDF ou photo) se dépose dans le même dialogue, ou plus tard avec « Joindre le PDF » sur la ligne de la facture : elle devient le justificatif de la dépense, celui que reçoit votre comptable dans le ZIP des justificatifs. Capibara calcule son empreinte et note la date du dépôt. Un justificatif joint ne se remplace pas par un nouveau dépôt : « Remplacer le PDF » est un geste de la Comptabilité, et l’ancien fichier reste conservé. Gardez l’original papier tant que votre comptable n’a pas validé votre façon de numériser les factures.

Déposée dans le dialogue, la facture se lit : Capibara pré-remplit le numéro, la date, l’échéance, le montant HT et la TVA, et chaque champ repris le dit (« Lu dans le PDF, vérifiez »). Une facture électronique (Factur-X) se lit exactement ; sinon Capibara cherche les repères usuels du PDF (« Facture n° », « Total HT », « TVA », « Total TTC », « Net à payer ») ; une photo ou un PDF scanné se lit par l’IA, incluse à partir de l’offre Pro. Rien ne s’enregistre seul : relisez la grille, puis enregistrez. Un champ que vous avez déjà tapé n’est jamais remplacé. Retirer ou remplacer le fichier défait ce qu’il avait pré-rempli, sauf les champs que vous avez retouchés depuis. Les montants ne sont repris que s’ils concordent (HT + TVA = TTC au centime près) ; un avoir, une facture dans une autre devise ou une date dans le futur ne se reprennent pas, et le dialogue dit pourquoi. Si le SIREN ou le n° de TVA lu n’est pas celui du fournisseur du bon, le dialogue le signale : vérifiez que la facture est bien la sienne. Un PDF de plus de 8 Mo ou mal formé n’est pas lu, un PDF protégé ne se lit que par l’IA ; dans tous les cas, il reste joint à la facture.

L’écriture d’achat est datée du jour de la facture : sa TVA déductible entre dans la déclaration de la bonne période, et le rapprochement bancaire compare le paiement à la vraie date. Les factures saisies avant octobre 2026 portent la date du jour de leur saisie : si l’écart compte pour votre TVA, corrigez-le avec votre comptable par une écriture manuelle.

Une même facture ne s’enregistre qu’une fois, quel que soit le chemin (fiche du bon, Dépenses, ligne bancaire, facture reçue par la plateforme) : même fournisseur ou même SIREN, même numéro (espaces, tirets et majuscules ne comptent pas), même année. Le refus dit où elle est déjà et l’ouvre quand vous y avez accès. Si c’est vraiment une autre facture au même numéro, ajoutez une précision au numéro (« FA-12 bis »). La facture d’un bon rattaché à un projet entre dans la marge du projet pour son montant facturé.

Facturation et paiement

Sur la fiche du bon, le panneau « Facturation et paiement » compare ce qui est reçu (au prix du bon) à ce qui est facturé, et la liste des bons en reprend l’état :

• « À facturer » : de la marchandise reçue attend encore sa facture.
• « À payer » : une facture du bon n’est pas réglée.
• « Payé » : facturé comme reçu, et tout est réglé.
• « Écart » : facturé plus que reçu (marchandise manquante, facture d’avance, erreur de saisie). Un centime d’arrondi par ligne est toléré.

Payer un fournisseur

« Enregistrer le paiement », le même geste sur la fiche du bon, la liste des factures fournisseurs et Comptabilité › Dépenses, propose d’abord les opérations du relevé au montant exact de la facture (de 60 jours avant sa date à 60 jours après son échéance). En choisir une règle la facture à la date de l’opération et rapproche l’opération dans le même geste : elle ne reste jamais « sans pièce ». Sinon, indiquez la date du paiement, jamais dans le futur, et son moyen.

Un paiement règle toute la facture : le paiement partiel (escompte, deux virements) n’existe pas encore.

« Annuler le paiement » (menu de la facture) défait un paiement enregistré par erreur : Capibara écrit une écriture d’annulation datée du jour (au premier jour ouvert si la période est verrouillée), le règlement d’origine reste au journal, et la facture repasse « à payer ». Si une opération du relevé est rapprochée de ce paiement, dé-rapprochez-la d’abord dans Banque.

Qui fait quoi

• Le droit Achats (le rôle Employé l’a) prépare, envoie et réceptionne les bons, joint leurs pièces, émet et lève les réserves, et saisit les factures des bons avec leur PDF : c’est la personne qui reçoit le colis et la facture. Une pièce jointe se retire par la personne qui l’a jointe, ou avec le droit de supprimer des commandes.
• Valider un bon demande le droit à part « Valider les bons de commande des autres » (le rôle Manager l’a).
• Payer une facture, annuler un paiement, remplacer un PDF déjà joint, saisir une dépense sans bon et traiter une facture reçue sont des gestes de la Comptabilité, avec le droit d’y écrire : séparer qui reçoit et qui paie est le contrôle de base d’un achat.
• Sans le droit de lire la comptabilité, la liste des factures fournisseurs ne montre que celles rattachées à un bon, et son « Reste à payer » ne compte qu’elles.

Les factures reçues par la plateforme

Dans Facturation › Conformité, « Traiter » ouvre la facture reçue : son fichier (la copie lisible, et le fichier d’origine gardé tel quel), les montants et la TVA lus sur la facture, qui ne se modifient pas, l’échéance et le numéro de commande qu’elle cite. Capibara retrouve le fournisseur par son SIREN (sinon il crée sa fiche avec le SIREN et le numéro de TVA), propose le bon que la facture cite, sinon les bons ouverts du fournisseur, et la catégorie : « Achats de marchandises » avec un bon, sinon la dernière utilisée pour ce fournisseur. « Déjà réglée » demande la date et le moyen du paiement.

Un avoir reçu s’enregistre aussi : il diminue la charge et la TVA déductible de la facture qu’il corrige (proposée quand il la cite), et la dette envers le fournisseur. Il ne dépasse jamais ce qui reste de cette facture, ni en montant ni en TVA : un avoir qui dirait plus est refusé, vérifiez alors sa TVA ou la facture choisie. S’il solde une réserve de réception, choisissez-la : elle se lève « avoir reçu ». La déclaration de TVA le lit sans geste de plus.

Les avoirs enregistrés se listent un par un dans l’onglet « Avoirs » de la page des factures fournisseur : le fournisseur, la facture qu’il crédite, le bon, le montant, et « Voir l’avoir » pour ouvrir son fichier. Une facture qui a des avoirs le dit sur sa ligne et y mène ; la fiche d’un bon mène aux avoirs déduits de son facturé, et l’écriture d’un avoir ouvre sa ligne. Sans le droit de lire la comptabilité, seuls les avoirs rattachés à un bon apparaissent.

Les autres issues sont dans le même dialogue, chacune avec un motif écrit et gardé : « Refuser » (le fournisseur reçoit le statut « Refusée » par la plateforme), « Signaler un litige » (statut « En litige » ; la facture reste à traiter) et « Ignorer » (aucune écriture, par exemple une facture saisie à la main ailleurs). La liste dit si le statut est bien parti ; un statut refusé par la plateforme se renvoie avec « Réessayer ». Quand le fournisseur déclare sa facture encaissée, la liste le dit, sans jamais la régler à votre place.

Une facture reçue qui a déjà été saisie, sur un bon ou dans les dépenses, n’est pas enregistrée une seconde fois : « Rattacher à la facture déjà saisie » la relie à la pièce existante, sans nouvelle écriture. Des montants différents ne se rattachent pas : vérifiez les deux factures. Traiter une facture reçue demande le droit d’écrire en Comptabilité.

Quand une facture reçue cite le numéro d’un bon, son auteur est prévenu (s’il a accès aux achats) et la fiche du bon l’affiche en attendant son enregistrement.